Наводим порядок в ПОД/ФТ: 3 папки документов, которые спасут вас от штрафов

Когда регулятор присылает запрос, у предпринимателя часто начинается паника: десятки файлов, приказов, анкет и отчетов лежат в хаотичном порядке. Как быстро собрать нужный пакет документов и доказать, что ваш контроль — реальный, а не «бумажный»?

Ведущий эксперт «Академии бизнеса» Анна Дмитриевна Заярнова предлагает разложить всю систему ПОД/ФТ по трем понятным папкам (группам) и никогда их не смешивать.

Сохраняйте эту шпаргалку-инфографику, чтобы не потерять при подготовке к проверке! 👇

📁 Папка 1. Организационный фундамент (База)

• Что внутри: Правила внутреннего контроля (ПВК), приказы о назначении Специального должностного лица (СДЛ), программы обучения сотрудников, внутренние регламенты.
• Когда создается: Один раз при запуске системы контроля и обновляется при каждом изменении законодательства.

👥 Папка 2. Операционная деятельность (Клиенты и сделки)

• Что внутри: Анкеты клиентов (физлиц и юрлиц), листы оценки рисков, результаты проверок по перечням РФМ, внутренние сообщения о подозрительных операциях.
• Когда создается: Ежедневно — при приеме каждого нового клиента и проведении сделок.

📊 Папка 3. Событийный контроль (Отчетность)

• Что внутри: Квитанции об отправке ФЭС в Росфинмониторинг, ежеквартальные отчеты о проверках клиентов, годовые отчеты СДЛ, акты внутренних проверок.
• Когда создается: Строго по календарному графику (раз в квартал/год) или при отправке отчетов в РФМ.

⚠️ 2 золотых правила от Анны Заярновой, о которых часто забывают:

1️⃣ «Задним числом» не работает!

Инспекторы — не глупые люди. Если анкета клиента заполнена после того, как сделка уже зарегистрирована, или приказ о назначении СДЛ издан после получения запроса от прокуратуры — это гарантированный штраф. Даты на документах должны строго соответствовать хронологии событий.

2️⃣ Принцип «Правило ➡️ Действие ➡️ Подтверждение»

Любая процедура в вашей компании должна прослеживаться по этой цепочке. Если выпадает хоть одно звено, проверяющий сделает вывод, что контроль фиктивный.

• Правило: В ваших ПВК написано, что вы проверяете клиентов по спискам террористов.
• Действие: В досье конкретного клиента лежит распечатанный лист проверки с датой и подписью.
• Подтверждение: В квартальном отчете СДЛ зафиксировано общее количество проведенных проверок.

Комментарий эксперта: «Если у вас есть ПВК (Правило) и отчет СДЛ (Подтверждение), но в досье клиентов пусто (нет Действия) — система не работает. При аудите мы в Академии проверяем не просто наличие файлов, а именно эту логическую связь. Только она защищает бизнес от обвинений в халатности».

Нужна помощь в наведении порядка?

Если вы понимаете, что ваши документы лежат в разных местах, даты «едут», а ПВК давно не обновлялись — не ждите предписания регулятора.

«Академия бизнеса» проведет экспресс-аудит вашего документооборота и поможет привести всё в идеальный порядок под ключ.

📞 Запишитесь на консультацию к Анне Дмитриевне Заярновой: 8-908-546-71-70 Мах/Телеграм

Подробнее на сайте

#115ФЗ #Росфинмониторинг #ПОДФТ #АкадемияБизнеса #АннаЗаярнова #документы115фз #ПВК #проверкибизнеса #юридическаябезопасность #СДЛ #комплаенс #аудитбизнеса #штрафыКоАП #