Что такое апостиль и какую функцию он выполняет?

До принятия Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (далее - Конвенция об апостиле) в 1961 процесс легализации документов для действия в других странах был весьма затруднительным: множество этапов, необходимость обращаться в несколько компетентных органов, последним из которых было консульство страны,использования документа. Такой порядок не устраивал множество государств, в результате 05.10.1961 была принята Конвенция об апостиле, существенно упростившая процесс оформоения документов для действия в других странах после вступления в силу 24.01.1965. По состоянию на 06.10.2023 участниками Конвенции являются 126 государств.

Согласно ст. 3 Конвенции об апостиле единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи и полномочий лица, подписавшего документ, а также подлинности печати (штампа), которыми скреплен данный документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.

Конвенция об апостиле не содержит прямо выраженную дефиницию данного термина, однако его можно вывести из содержания положений. Также в приложении к Конвенции наглядно демонстрируются специальные универсальные требования по выражению апостиля, в частности, что он должен иметь форму квадрата со сторонами не менее 9 см. Легитимное определение апостиля можно найти в п. 4 ст. 2 Федерального закона РФ № 330 от 28.11.2015.

Апостиль - штамп, соответствующий требованиям Конвенции и настоящего Федерального закона, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Согласно ст. 5 Федерального закона РФ № 330 апостиль может быть проставлен на следующих российских официальных документах, выданных:

1) федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

2) федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов РФ;

3) органами прокуратуры РФ;

4) органами исполнительной власти субъектов РФ;

5) организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

6) органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления;

7) государственными и муниципальными учреждениями.

В качестве российских официальных документов также рассматриваются документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий, или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Для апостилирования необходимо подать заявление в компетентный орган с приложением квитанции об оплате госпошлины. Перечень компетентных органов, проставляющих апостиль, утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.05.2016 №479 «О компетентных органах», уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации". При подаче заявления необходимо иметь паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а также тот документ, который Вам необходимо удостоверить. Также можно получить данную услугу дистанционно, подав заявление онлайн на сайте Госуслуги. Документы в данном случае загружаются в электронном формате. В соответствии со ст. 6 Федерального закона РФ № 330 срок проставления апостиля не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля.

Важно помнить, что Конвенция не распространяется на:

а) документы, совершенные дипломатическими или консульскими учреждениями;

б) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

В деле № А72-6640/2012 хозяйственное общество с иностранными инвестициями оспорило в арбитражном суде требование об уплате таможенных платежей, выставленное в связи с неподтверждением права на льготу при ввозе оборудования в качестве вклада иностранного участника в уставный капитал общества. В качестве доказательств общество, помимо прочего, представило копию соглашения с иностранным инвестором, в связи с которым был осуществлен ввоз имущества, выставленный иностранным производителем оборудования счет на оплату (инвойс) и товарно-транспортные накладные. Суд первой инстанции счёл недопустимыми указанные доказательства, поскольку они были составлены в иностранном государстве, но не прошли консульскую легализацию или процедуру апостилирования. Однако решение было отменено судом апелляционной инстанции на основании нижеследующего.

В статье 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, указано, что она распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из государств и должны быть представлены на территории другого государства.

Из пункта 1 статьи 27 Федерального закона от 05.07.2010 N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации" также следует, что процедура консульской легализации (удостоверения подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ) применяется к официальным документам.

Между тем документы, связанные с осуществлением субъектом предпринимательской и иной экономической деятельности и составленные на территории иностранного государства (договоры, счета, товаро-транспортные документы и т.п.), не являются официальными документами и, следовательно, по общему правилу не требуют обязательного удостоверения в виде консульской легализации или проставления апостиля.

Определение Верховного Суда РФ от 25.01.2016 № 309-КГ15-18029; п. 24 Обзора практики разрешения судами споров, связанных с защитой иностранных инвесторов утв. Президиумом Верховного Суда РФ от 12.07.2017.

Таким образом, апостиль штамп, проставляемый компетентным органом на официальном документе (на отдельном листе, как приложение к нему), который удостоверяет подлинность подписи (а также печати/штампа) и должность лица, подписавшего такой официальный документ. Проставление апостиля необходимо для того, чтобы официальный документ, составленный в государстве-участнике Конвенции, имел такую же юридическую силу за её пределами.