В «Адепт» реализовано долгосрочное хранение электронной подписи для работы с исполнительной документацией
Новая возможность позволяет сохранять юридическую значимость электронных документов на всём жизненном цикле строительного проекта
Поддержка архивного хранения электронной подписи в Адепт
В системе управления строительными проектами «Адепт» реализована поддержка архивного хранения электронной подписи. Новая возможность позволяет сохранять подлинность электронных документов и подтверждать действительность подписи спустя годы после оформления исполнительной документации.
Для строительных проектов это особенно важно: акты выполненных работ, ОЖР, спецжурналы, исполнительные схемы и другие документы могут потребоваться через 5, 10 и даже 20 лет после завершения строительства — при проверках, эксплуатации объекта или возникновении спорных ситуаций.
В «Адепт» используется формат электронной подписи CAdES-A, который специально предназначен для архивного хранения подписей и долгосрочной проверки документов.
Почему обычной электронной подписи недостаточно
Стандартный формат электронной подписи CAdES-BES содержит только саму подпись и сертификат.
Для текущего документооборота этого достаточно, но при длительном хранении возникают ограничения: срок проверки такой подписи связан со сроком действия сертификата.
Через несколько лет после подписания документа может возникнуть ситуация, когда:
- сертификат специалиста, подписавшего документ, уже истёк;
- удостоверяющий центр изменил статус или прекратил работу;
- необходимо доказать дату подписания документа.
В таком случае подтвердить подлинность документа становится значительно сложнее.
Как работает архивная подпись CAdES-A в «Адепт»
В отличие от базового формата CAdES-BES, архивная подпись содержит дополнительные данные, которые позволяют сохранить доверие к документу на длительный срок.
В состав подписи входят:
- электронная подпись документа;
- сертификат подписанта;
- информация о времени подписания;
- статус сертификата;
- архивные временные метки;
- данные цепочки доверия для долгосрочной проверки подписи (LTV).
Это позволяет подтвердить подлинность документа даже спустя годы после окончания срока действия исходного сертификата.
Сравнение форматов электронной подписи
|
Характеристика |
CAdES-BES (Базовый) |
CAdES-A (Архивный в «Адепт») |
|
Что внутри |
Только сама подпись и сертификат |
Подпись + время подписания + статус сертификата + архивные метки |
|
Срок проверки |
Пока действует сертификат (обычно 1 год) |
Бессрочно (десятилетия) |
|
Юридическая сила |
Теряется после истечения сертификата (трудно доказать дату подписания) |
Сохраняется всегда. Система сама «продлевает» доверие к документу |
|
Защита времени |
Берется время с компьютера (можно подделать) |
Используется штамп точного времени (TSP) от доверенного сервера |
|
Зависимость от УЦ |
Если УЦ закроется, проверить подпись будет почти невозможно |
Данные о цепочке доверия уже «вшиты» в архивный штамп |
|
Для каких задач |
Разовые счета, простые письма |
Исполнительная документация, акты, долгосрочные контракты |
Что это даёт пользователям «Адепт»
Подтверждение документов спустя годы
Представим ситуацию: через 5 лет после завершения строительства необходимо подтвердить подлинность исполнительной документации.
Сертификат специалиста, который подписывал документы, уже недействителен.
При использовании обычной подписи потребуется дополнительно подтверждать факт подписания документа и актуальность сертификата на тот момент.
В формате CAdES-A в «Адепт» все необходимые данные уже сохранены внутри архивной подписи.
Документ содержит:
- информацию о подписании;
- подтверждение времени;
- данные о сертификатах;
- цепочку доверия.
Архивное хранение — только часть работы с исполнительной документацией
Сохранение юридической значимости подписи — важный элемент цифровой работы с документами. Но для строительного проекта важно не только подписать документ, а обеспечить полный управляемый процесс: подготовку, согласование, хранение, поиск и передачу исполнительной документации.
Перед переходом на цифровой формат полезно оценить, насколько управляемы процессы работы с исполнительной документацией в вашем проекте.
Бесплатный чек-лист «Исполнительная документация без потерь: что важно контролировать» (заказ в директ)
Проверьте, насколько организована работа с исполнительной документацией вашего строительного проекта.
Защита электронной исполнительной документации
Архивное хранение подписи снижает риски, связанные с долгосрочным хранением строительной документации.
Система позволяет:
- сохранить доказательства авторства документа;
- зафиксировать момент подписания;
- подтвердить действительность сертификата на момент подписания;
- исключить зависимость от дальнейшей работы удостоверяющего центра.
Автоматическое обновление архивных данных
Формат CAdES-A предусматривает использование архивных временных меток, которые позволяют поддерживать возможность проверки подписи в будущем.
Система периодически добавляет новые архивные штампы времени, защищая документы от изменений криптографических технологий и сохраняя доверие к электронной подписи.
Цифровая исполнительная документация в «Адепт»
Поддержка архивного формата электронной подписи расширяет возможности цифрового строительного документооборота.
В системе «Адепт» объединены процессы:
- подготовки и согласования исполнительной документации;
- строительного контроля;
- фиксации выполнения работ;
- работы с замечаниями и предписаниями;
- хранения проектных данных.
Теперь электронные документы получают дополнительный уровень защиты — возможность подтверждения подлинности на всём жизненном цикле строительного объекта.