Убеждаем эффективно - Поле коммуникации Менеджера

Как менеджеру расширить зону взаимопонимания ?

Каким образом сформировать общий контекст при обсуждении вопроса?

Встречаются два психоаналитика.

-"Ты знаешь" - говорит один,

-"Сегодня утром у меня получилась оговорка, ну прям по Фрейду!"

-"И как же" - интересуется второй.

-"Просыпаюсь утром, сели с женой завтракать. Я хотел сказать:

-Дорогая, не могла бы Ты налить мне чашечку кофе?!. А сказал:

-Что же Ты - сволочь - мне всю жизнь испортила!"

Анекдот- правда про работу бессознательного

Введение

Для эффективного донесения требований и сбора обратной связи менеджеру необходимо эффективно доносить свой спич до слушателей.

Частая проблема бизнес коммуникации -

* сложность в осознании требуемых задач и вербализации

* потеря части исходных смыслов при формулировании послания

* искажение сути доклада и неверное восприятие сказанного сотрудниками.

Результат - управленческое действие не выполняется согласно исходным намерениям.

На приведённой ниже схеме - «Круги коммуникации менеджера» - показаны уровни мышления и объём данных, возможных к передаче на каждом этапе воронки коммуникации.

Бессознательное

Так, в глубинной Области бессознательного Менеджера находятся

• Мотивы - я делаю, потому что

• Убеждения и Верования - я верю в это и убежден в позиции

• Стереотипы - я ожидаю, что процесс или персона имеет специфические атрибуты

• Ценности - то, что важно для меня

• Эмоции - испытываю определенные эмоции при определенных ситуациях, коммуникации

• Интуиция

• Архетипы - ожидаю набор атрибутов при соответствии образа внутреннему пониманию определенного архетипа.

Данные установки являются результатом прошлого опыта, накопленного знания о мире и верований социального окружения.

При этом область бессознательного зачастую осознанно не воспринимается.

Переходя в область сознания и принимая - как ему кажется- логически обоснованные решения - зачастую менеджер лишь рационализирует свои бессознательно-интуитивные установки, сложившиеся ранее.

Отказ в найме на позицию технического специалиста молодой девушке пожилым менеджером Николаем был осуществлен ввиду неосознаваемого им самим стереотипа о низкой вовлечённости женщин в рабочие вопросы.

Для развития навыков коммуникации Менеджеру необходимо работать над собой в двух направлениях

* в части расширения области осознаваемого - саморефлексии сложившихся стереотипов и предубеждений -

• в расширении области «Выражаемого словами» - навык структурирования и вербализации собственных мыслей и чувств.

Как это сделать на практике?

• Подумать, мнения каких групп и отдельных лиц повлияли на принятое решение. Стал бы Менеджер поступать подобным образом, если бы не учитывал мнение персоны Х и коалиции Y?

• При каких условиях и контексте ситуации поменял бы принятое решение - например об увольнении сотрудника - на противоположное?
• Какие риски могут реализоваться, если при принятии решения не последую сложившемуся стереотипу? Как можно их купировать, снизить.

В приведенном ранее примере с наймом сотрудницы рисками могут быть низкое качество выполняемых задач ввиду малой вовлеченности в рабочие процессы. Средством борьбы с риском - испытательный срок и оценка результатов, по истечении которого принимается решение о постоянном найме.

От осознания к выступлению

При переходе на этап - Вербализации и выражение мыслей - От «Осознания» до «Публичного выражения идей» - менеджер сталкивается с рядом ограничений - фильтров, учитывающих контекст ситуации.

Что может быть непозволительно раскрывать при формате -

* личный разговор

* публичная беседа

* желание скрыть часть данных по иным причинам

Что сокращает объём транслируемой вовне информации.

Начинающий управленец Сергей - боясь прослыть некомпетентным в глазах непосредственного руководителя Романа - при личной встрече не стал высказывать ранее сформулированные им самим опасения в части Ресурсного дефицита - недостатка людей в подчинении для своевременного выполнения задач.

Наконец, высказанный публично менеджером месседж также может быть понят подчинёнными искажённо.

В ходе встречи с сотрудниками, посвящённой переводу части персонала в другие подразделения компании, менеджер Игорь некорректно донёс требования до сотрудников.

Сведения о переводе сотрудников были восприняты как обесценивание труда работников и использование их лишь как временного инструмента.

Что результировало в распространении слухов и уходе из компании части команды.

Еще одним примером мискоммуникации и неверного понимания сути сказанного является сцена из подзабытого фильма Джентльмены Удачи, где бандит-герой Савелия Крамарова обсуждает суть новогоднего поздравления от их главаря

Что делать?

Какие прикладные способы существуют для увеличения Зоны понимания и создания единого контекста коммуникации менеджера и сотрудников?

Базовые подходы к Созданию общего инфополя

- создание и изучение общей базы знаний.

Инфопродуктов по интересующим темам

• Стоит отметить, что передача знаний от эксперта-звезды остальной команде менее искусных исполнителей является одним из методов работы с так называемым "неявным знанием" - переносом из зоны интуиции эксперта в зону официально регламентированного процесса (Стандартной операционной процедуры). На диаграмме полей коммуникации менеджера - это вынос из области бессознательного и осознаваемого экспертом в поле публичного декларирования для окружающих

- внутренние оперативные совещания отдела с установкой базовых вех и задач на отчётный период, например рабочую неделю

- организация синхронной работы с документами, например применение ПО google Docs, Miro

- Подготовка детальных аналитических записок менеджером непосредственно перед встречей и предрассылка участникам - для определения общего осознаваемого поля

- сбор менеджером пула вопросов от членов группы до встречи для более фокусной подготовки и выделения приоритетов.

Работа с бессознательным - в том числе рисками и страхами.

Также одним из вариантов работы со слоем бессознательного своих работников является учёт сложившейся системы ценностей и мнений.

Кейс - исправляем проектную документацию

Для устранения недостатков выявленной проектной документации менеджером проекта службы Заказчика Иваном перед встречей с представителем генпроектировщика Ириной была подготовлена детальная аналитическая записка. Документ подробно описывал выявленные коллизии и меры по их устранению.

Предварительная рассылка записки за день участникам совещания позволила изначально создать единый контекст встречи, фокусируясь на базе и общей концепции взаимодействия.

Отсутствие предварительной проработки привело бы к неэффективной коммуникации и уходу в ненужные детали, а также низкой продуктивности встречи.

Вопросы на рефлексию

Какие предубеждения и ценности есть у Ваших сотрудников? А у Вас?

Как это отражается при выборе методов работы и решения задач?

Какие способы коммуникации используете вы в своей практике?

Какая коммуникация преобладает - письменная или устная? Публичная или разговор 1-на-1?

Готовитесь ли вы предварительно к публичному выступлению - путем подготовки опорного письменного конспекта?

Совпадает ли смысл и суть сказанного Вами при разных каналах коммуникации?

Есть ли разночтения?

Какой процент от сказанного Вами публично верно понимается подчиненными?

Какие домыслы и неверные истолкования возникают у сотрудников после общения?

Почему так получается и как снизить вероятность мискоммуникации на практике?

Как прикладные методы связаны с сознательным и бессознательным ваших сотрудников?

Делитесь в комментариях