Кадровый учет ИП: правила, риски, оптимизация
Кадровый учёт для индивидуальных предпринимателей (ИП) — это система оформления трудовых отношений с сотрудниками, которая включает ведение документов, соблюдение норм законодательства и подготовку отчётности. Если ИП нанимает работников по трудовому договору, он обязан вести кадровый учёт. Это позволяет избежать штрафов, правовых споров и обеспечить прозрачность отношений с персоналом.
Сферу трудовых отношений регулируют:
● Трудовой кодекс РФ;
● закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ;
● постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1;
● приказы Росархива от 20.12.2019 №236 и №237.
Основные этапы кадрового учёта
- Приём на работу. Потребуется:
● заявление о приёме на работу;
● трудовой договор в двух экземплярах (один остаётся у работника);
● приказ о приёме на работу по форме Т-1;
● личный листок по учёту кадров (форма Т-2);
● трудовая книжка (если ведётся в бумажном виде);
● локальные нормативные акты (ЛНА).
2. Оформление локальных нормативных актов (ЛНА). К ним относятся:
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Устанавливает режим работы, порядок приема, перевода и увольнения сотрудников, основные права и обязанности работников и работодателя; обеспечивает организацию трудовой дисциплины. |
|
Положение об обработке персональных данных сотрудников |
Определяет порядок сбора, хранения, использования и защиты персональных данных работников согласно закону от 27.07.2006 №152-ФЗ. |
|
Положение об оплате труда и премировании |
Регламентирует систему оплаты труда, размеры и условия выплаты заработной платы, премий и других стимулирующих выплат |
|
Инструкции по охране труда и ведомость ознакомления с ними |
Обеспечивают безопасность труда и предотвращение несчастных случаев, а ведомость подтверждает, что сотрудники прошли инструктаж |
- Организационно-распорядительные документы
|
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, командировках, премировании и т. д. |
Распоряжения руководства, которые фиксируют ключевые кадровые события и изменения в трудовых отношениях. Служат основанием для внесения записей в трудовые книжки и подачи ЕФС-1. |
|
Штатное расписание |
Документ, в котором перечислены все должности с указанием количества штатных единиц и размеров окладов. На его основе формируется ФОТ. |
|
График отпусков |
Помогает организовать работу без простоев, а также обеспечивает соблюдение прав работников на отдых. |
- Документы по учёту рабочего времени
|
Табель учета рабочего времени |
Фиксирует фактически отработанное времени каждым сотрудником. |
|
Трудовые договоры с сотрудниками |
Основной документ между работодателем и работником, устанавливает права, обязанности и условия труда. |
|
Личные карточки работников (не обязательны, но можно вести по желанию) |
Служат для систематизации и хранения персональных данных, сведений о трудовой деятельности и квалификации сотрудников. Упрощают КУ. |
|
Трудовые книжки (если ведутся в бумажном виде) |
Подтверждают трудовой стаж и историю карьеры каждого сотрудника. Сейчас многие специалисты предпочитают электронный формат: это нужно уточнить при трудоустройстве. |
|
Ведомости по зарплате |
Фиксируют начисления и выплаты зарплаты каждому сотруднику, необходимы для бухучета и отчетности. |
- Дополнительные документы (по ситуации):
|
Должностные инструкции (если не все обязанности прописаны в трудовом договоре) |
В этом документе подробно описываются функции, права и полномочия для конкретной должности. ДИ помогает четко регламентировать трудовые задачи и избежать разногласий с работником. |
|
Положение о коммерческой тайне |
ЛНА, устанавливающий правила защиты конфиденциальной информации бизнеса и обязанности персонала по ее неразглашению. |
|
Договоры о материальной ответственности |
Нужны только для сотрудников, которые имеют непосредственный доступ к материальным ценностям и имуществу организации. |
|
Журнал прохождения медосмотров (если требуется по закону) |
Нужен для фиксации даты медосмотров тех сотрудников, для кого он обязателен (общепит, водители, операторы тяжелой техники). |
|
График сменности |
Нужен при сменном графике, помогает организовать непрерывный производственный процесс. |
Риски при нарушении правил кадрового учёта
Отсутствие или неправильное оформление кадровых документов может привести к административной ответственности. Некоторые нарушения и штрафы:
|
Отсутствие Трудового договора |
Штраф от 5 000 до 10 000 рублей ч.4 ст.5.27 КоАП РФ Повтор - от 30 000 до 40 000 рублей |
|
Обработку персональных данных без согласия работника |
Штраф от 100 000 до 300 000 рублей ст.13.11 КоАП РФ Повтор - от 300 000 до 500 000 рублей |
|
Задержка зарплаты |
Штраф за первое нарушение от 1 000 до 5 000 рублей Повтор - от 10 000 до 30 000 рублей ст.5.27 КоАП РФ Компенсация работнику за каждый день просрочки (1/150 ставки рефинансирования) ст.236 ТК РФ |
|
Ошибки в кадровых документах, отсутствие обязательной документации (штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, приказы о приеме/увольнении и др.) |
Штраф от 1 000 до 5 000 рублей ч.1 ст.5.27 КоАП РФ Повтор - от 10 000 до 20 000 рублей |
|
Задержка зарплаты более 3-х месяцев при наличии корысти или личной заинтересованности работодателя |
Штраф до 500 000 рублей, принудительные работы до года, арест до 6 месяцев или лишение свободы до года ст. 145.1 УК РФ |
|
Неуплата налогов в крупном размере (свыше 2.7 млн.рублей за 3 года ведения бизнеса) |
Штраф от 100 000 до 300 000 рублей, принудительные работы до года, арест до 6 месяцев или лишение свободы до года п. 2 ст.198 УК РФ |
Оптимизация кадрового учёта
|
Облачные сервисы для кадрового учета |
● 1С Бухгалтерия ● 1С Зарплата и управление персоналом ● Контур.Персонал ● Сбис.Кадры ● Мое дело ● ЭКДО Работа Россия |
|
Электронные трудовые книжки (ЭТК) |
● все данные автоматически передаются в СФР; ● исключается риск потери бумажной книжки; ● доступ работника к сведениям через Госуслуги. |
|
Системы электронного документооборота (ЭДО) |
● подписание трудовых договоров и приказов с помощью ЭЦП; ● хранение документов в защищённом облаке; ● быстрый поиск и аудит |
|
Интеграция с банками и платежными системами |
● автоматический расчёт и перечисление зарплаты; |
Упрощённый порядок для микробизнеса
Для предпринимателей, чей бизнес относится к категории микропредприятий, предусмотрены послабления (закон от 03.07.2006 №348-ФЗ). Микробизнесом считаются предприниматели, если:
● численность нанятых сотрудников не превышает 15 человек;
● годовой доход — не выше 120 млн рублей.
Проверить, относится ли бизнес к микропредприятиям, можно с помощью сервиса Единый реестр субъектов МСП.
Особенности ведения кадрового учёта для микробизнеса:
● Отказ от локальных нормативных актов. Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, за исключением ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК РФ). Например, такие ИП-работодатели могут обойтись без правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, графика сменности и прочих ЛНА, регулирующих трудовые отношения.
● Типовая форма трудового договора. Для микропредприятий утверждена типовая форма трудового договора постановлением Правительства от 27.08.2016 №858. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных.
Важно: как только статус микробизнеса будет утрачен, предприниматель обязан в течение четырёх месяцев перейти к стандартному ведению кадрового учёта.
Дополнительные привилегии для ИП
Даже если ИП не относится к микропредприятиям, он может пользоваться дополнительными привилегиями для работодателя-физлица, которые закреплены в гл. 48 ТК РФ:
● Дополнительные основания для увольнения. Предприниматели вправе закрепить в трудовом договоре свои причины увольнения, если они не дискриминируют работников по полу, возрасту, национальности.
● Сокращённый срок уведомления об изменении условий трудового договора. Вместо двух месяцев — за 14 календарных дней.
● Сокращённый срок предупреждения об увольнении при сокращении штата или закрытии ИП. Предприниматель может сообщить работникам менее чем за два месяца и при этом не выплачивать выходное пособие.
● Право заключать срочные трудовые договоры. Ограничений нет, что удобно для сезонного или проектного характера работы.
Рекомендации:
● регулярно проводите аудит кадровых документов, чтобы своевременно выявлять ошибки и несоответствия требованиям законодательства;
● следите за изменениями в законодательстве;
● при необходимости обращайтесь к специалистам для консультации или помощи в ведении кадрового учёта.
Соблюдение правил кадрового учёта не только защищает от штрафов, но и способствует построению доверительных отношений с персоналом.