Как перестать беспокоиться и начать жить с Trello
В конце марта, 2 месяца назад, я писал пост о том, что перестал что либо успевать и память стала как у аквариумной рыбки. И задался целью изменить ситуацию.
Я не ожидал, что изменить её получится ТАК легко и ТАК кардинально. Если раньше я старался держать в голове абсолютно все задачи, периодически выкидывая их в списки на бумаге что давало временное облегчение, но никогда полностью не освобождало голову. И направляясь куда-то с семьей или ложась спать я всё-равно крутил несделанные дела. То теперь в любой момент времени мой мозг не думает ни о чём кроме того, чем занимается. Думаю понятно, на сколько эффективней стали от этого все процессы. На сколько приятней стало жить!)
Сработало несколько инструментов:
- Универсальный способ решения затяжных проблем. С его помощью я расставил приоритеты и нашёл ряд интереснейших решений. В частности, нашёл партнёра, о чём пост или уже вышел или вот-вот выйдет (партнёр пишет))
- Внедрение Trello. Трелло это интересная штука, про которую слышали почти все. И пробовали внедрить. И кто-то даже частично внедрил. Но чаще всего люди быстро бросают такое планирование и возвращаются в режим «всё в голове и на листочке»
Про фокусировки и обнаруженные идеи о высвобождении времени я запишу курс в КПД. Туда же и в Ускоритель|Силу добавлю курс по трелло. Но базово про трелло поговорим сейчас. Что за зверь и почему несколько подходов к внедрению до весны 2021 только отнимали время, а сейчас, наконец-то, всё сложилось и я смог с ней работать.
В ютубе кучи видео по тому, как внедрять эту систему у себя. Я смотрел штук 50. В том числе и про кайдзен-планирование, и канбан. И знаете в чём беда?
С вами делятся своей версией люди, создавшие систему под себя. Преподносят как идеальный вариант. Ты пытаешься внедрить и понимаешь, что что-то идёт не так. Не получается полностью повторить. А значит — не идеал, не работает.
Решение максимально простое — подгоняй любую систему под себя. Смело. Не бойся, если что-то не работает сразу, тестируй и заменяй правила. Например, у меня не выдержало проверку жизнью правило переноса задачи 3 раза подряд. Типа — или на 3й раз делать, или удалять. Не всё получается сделать вовремя и не всё можно удалить. Я выкинул правило и жонглирую делами просто так.
Моя доска
Моя доска похожа на доску по кайдзену, но на данный момент проще.
Колонки, которые я добавил:
Входящие, сегодня, спланированно, «жду, мяч на чужой стороне» (для задач, которые зависят от кого-то), «жду, мяч на моей стороне» (если жду выполнения какой-то задачи идущей раньше), сделано, в магазине, на машине, в свободное время, когда-нибудь может быть.
Скрин делал вчера. Потом накинул ещё дел во входящие, там уже 12 штук.
Во входящие идёт всё, что прилетело в голову. Партнёр предложил идею — туда. Своя мысль — туда. Жена что-то хочет обсудить — туда. Всё, на что нужно более 2х минут на решение, чаще всего без дат. Всё что можно решить за 2 минуты — решаю сразу.
У трелло есть мобильная версия, при чем я как-то установил аж 2 значка — один чисто внести задачу, сразу открывает добавление карточки, другой сразу открывает нужную доску.
Потом от 2х раз в день до раза в пару дней я разгребаю входящие — ставлю даты когда бы этим можно было заняться. Для этого тык в карточку и там тык в даты — выбираю число или отрезок. После назначения даты лёгким движением мышки перекидываю задачу в список. Если покупки — в покупки(там, кстати, и без дат можно, это под ситуацию «в магазине». Чаще всего всё летит в спланированно. Выше или ниже расположить на доске не заморачиваюсь — там можно сделать сортировку по дате. Дальше покажу одно классное решение для дат.
Бывает что задача уже сделана — тогда ставлю ей любую дату и сразу тыкаю «сделано», и в соответствующий список.
На каждую задачу несколько кликов. Всё раскидано, доска «входящие» пустая.
Дальше смотрю что с задачами на сегодня. Частенько там прилично уже сделанных, тыкаю галочку рядом со сроком, карточка зеленеет, перекидываю в «сделано». И у меня порой копятся горящие красным, «просроченные» задачи в доске «спланированно». Разбираюсь с ними — что-то переношу на сегодня, чему-то другую дату, сделанные в сделано, что-то отпадает — в архив.
5-10 минут и в делах порядок, никакого хаоса и спешки
И я вообще не думаю о делах. Даже если мозг пытается взбунтовать «эй, мы что-то делать собирались» я ему — «цыц, потом в трелло посмотрю». Этот кайф хорошо поймут люди, кто устал всё время грызть себя за «неуспеваемость»)
Отличие моего подхода
Это всё очень похоже на кайдзен (гуглится на ура). Но есть большое отличие. Маргулан Сейсембай (автор одной из самых популярных презентаций системы, по совместительству миллиардер) предлагает начать с того, чтобы выгрузить в трелло сразу всю свою жизнь. Все миллионы мечтаний, целей, хотелок, дел, обязанностей и т.д. Распланировать сразу всё на годы вперёд. И потом переходить к планированию здесь и сейчас.
Честно, идея крутая и я потом хочу к ней прийти. Но когда я посмотрел его видос и попытался себя заставить повторить, понял, что не хочу. Заставить себя потратить несколько дней на одновременное освоение непонятного пока инструмента и раскладывании всей жизни на дела. Не потяну.
Потому решил сделать проще. Всё что сейчас в голове беспокоит, не даёт расслабиться, само о себе напоминает. Все дела сейчас, намеченные на ближайшие недели, может месяцы. Начать с этого. С малого.
Как в игре в стратегию — открывать карту и осваивать инструменты по чуть-чуть, а не разом всё. И в миг тежеленная задача перехода на трелло превращается в интересную и не сложную игру с постепенным повышением уровня. Сначала написал штук 50 дел. Пораскидывал по колонкам. Потом начал делать, пробовать. Потом нашёл улучшалки. Сейчас, кстати, поговорим о них
Улучшалки
Была проблемка с датами — на обум назначаешь дату через 3-4 дня, потом приходит этот день и оказывается что на нём 20 задач. А ты вообще расслабиться хотел. Не оч удобно. Стал искать что там в платной версии можно сделать для упрощения, но случайно нашёл бесплатное решение!
Playway позволяет бесплатно встроить в трелло календарь. Появляется справа вверху небольшая иконка, тыкаем и получаем наглядный список дел по дням
И здесь управлять делами ещё проще! Видим что на 31е многовато дел, просто перетягиваем мышью на другие дни. Вон 3 и 4е свободны. Тут же доступны различные фильтры, чтобы убрать из обзора сделанные дела или где ждёшь чьего-то действия, выбрать только отмеченные спец метками. Так же задачу можно растянуть сразу на несколько дней, т.е. поставить период выполнения.
Можно синхронизировать с гугл-календарём, для тех кто привык тыкать дела туда. И они автоматом залетят в трелло!
Ещё я устанавливал приложение Next step, с ним удобно работать с чек-листами. В карточке задачи можно создать чек-лист, т.е. разбить на этапы, на мелкие дела. И тыкать галочки по мере выполнение. Базово для этого нужно открыть карточку. Я воткнул Next steps и теперь все не выполненные дела отображаются на неоткрытой карточке. Это всё гуглится.
И ещё одна случайная находка — как-то нужно было записать идею. Комп не рядом, в телефоне печатать долго. Я записал на диктофон. Потом нажал поделиться и там высветилось трелло. И я закинул голосовое сообщение себе в дела, очень быстро и просто. Ну не кайф?))
Ключевое
И главное. Для решения задачи нужно не повторять как мантру «у меня не хватает времени», а размышлять «как это можно решить проще всего?». Решения есть всегда, просто переключай фокус внимания с проблемы на поиск решений. Клянусь, оно того стоит!!!