ТОП — 6 ошибок в деловой переписке

Ошибка первая

Отсутствие делового этикета

Помните, что независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции), вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны.

Ошибка вторая

Неуместное название почтового ящика

Для рабочей переписки мы рекомендуем завести новый почтовый ящик. Название почтового ящика – это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер.

Ошибка третья

Неудачно выбранное время для отправки письма

Письма следует отправлять исключительно в рабочее время. В противном случае:

· письмо, пришедшее в неурочный час, может вызвать раздражение, ведь многие находят это неприемлемым;

· письмо, отправленное, допустим, в выходные, может просто потеряться среди множества других писем.

Если вы написали сообщение поздно вечером в пятницу и боитесь забыть отправить его вовремя утром в понедельник, просто настройте автоматическую отправку в определенный день и час.

Ошибка четвертая

Непонятная тема пись­ма, или вовсе её отсутствие

Тема пись­ма долж­на по­мо­гать ад­ре­са­ту ра­бо­тать с поч­той, а не сби­вать с тол­ку. Обя­за­тель­но ука­жи­те в теме важ­ную дату или вре­мя, если в са­мом пись­ме вы го­во­ри­те об этом. Если при­сы­ла­е­те мо­ти­ва­ци­он­ное пись­мо ра­бо­то­да­те­лю ука­жи­те, на ка­кую ва­кан­сию пре­тен­ду­е­те, на­при­мер: «Ва­кан­сия гра­фи­че­ско­го ди­зай­не­ра в „Я и сы­но­вья “— ре­зю­ме Се­ме­на Пет­ро­ва».

Ошибка пятая

Отсутствие приветствия

Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с приветствия. Что­бы по­здо­ро­вать­ся, вы­би­рай­те «Здрав­ствуй­те» или «Доб­рый день».

Ошибка шестая

Слишком длинный текст письма, или слишком много сокращений в письме

Остав­ляй­те в пись­ме са­мое глав­ное, а по­дроб­но­сти рас­пи­ши­те в пре­зен­та­ции, ко­то­рую при­ло­жи­те к пись­му. Толь­ко не за­будь­те упо­мя­нуть, что вы при­ло­жи­ли до­ку­мент с по­дроб­ной ин­фор­ма­ци­ей о сути ва­ше­го во­про­са.

Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.