Зачем вам планировать свой день?

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты, поэтому сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше работы, чем раньше.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время.

Из чего состоит планирование?

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не приносит результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма. Это позволит вам оставлять время на то, что вам нравится, и при этом успевать делать нужное и важное.

Методы планирования рабочего дня

Один из самых эффективных методов планирования дня— Матрица Эйзенхауэра:

Квадрат А — Срочные и важные дела.

Квадрат В — несрочные и важные дела.

Квадрат С — срочные и неважные дела.

Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Для удобства планирования лучше разбить день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте важные неотложные задачи.
• Устанавливайте и соблюдайте сроки выполнения какой-либо задачи.
• Порядок на рабочем месте.
• Не теряйте концентрацию, отвлекаясь на неважные дела. Лучше сделать их после завершения задачи.
• Группируйте рутину, разбивая большие дела на маленькие группы.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое
• Сверяйте результаты с планом
• Составляйте план на следующий день

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности, поэтому планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Эти советы помогли нам продуктивнее работать в течении дня, надеемся, помогут и вам!

Источник: https://kakzarabativat.ru