Как эффективно управлять собственным временем
Давайте вначале разберёмся в предмете изучения. Наиболее точное определение звучит так: тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование своих временных ресурсов. А девизом профессионального тайм-менеджера является неожиданная фраза: «Работай меньше, успевай больше»! Не правда ли, это подкупает? И при этом весьма просто объясняется: управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства для занятий тем, что нам действительно нравится. Развитый навык планирования времени также в разы повышает нашу личную эффективность.
Из чего же состоит этот загадочный Тайм-менеджмент?
Во-первых, это строгий учёт времени, во-вторых, это оптимизация временных ресурсов, в-третьих, это планирование дня, в-четвёртых, это организация мотивации.
На самом деле, весь тайм-менеджмент можно свести к трем волшебным словам:
Планируй, Выделяй главное, Действуй!
И первое правило управления временем – успеть сделать не все, а успеть сделать главное, то что дает 80% результата.
Предлагаю вам проделать для тренировки правильных навыков следующее упражнение:
«Выделяем главное»
- За 10 минут составьте список всех ваших дел, которыми вы хотите заняться в ближайшее время.
2. Выделите из списка самые важные дела - те что принесут вам 80% результата.
3. Обозначьте дату и время, когда вы начнёте делать самое главное дело из вашего списка!
4. Начинайте действовать!
Чтобы легче было ориентироваться в очерёдности вашего списка, можно и нужно подключать к этому помощников. Ведь второе правило управления временем – следует держать голову пустой. Это значит, что голова всегда должна быть свободна для новых мыслей и идей. Человек не должен постоянно держать в голове списки задач, телефонные номера, адреса и прочее - вся эта информация должна храниться на внешнем носителе.
Поэтому для эффективного управления временем требуются инструменты:
1) диктофон или телефон;
2) блокнот для записей;
3) программа-органайзер.
Итак, грамотно поставленная задача – это уже на 70% решенная задача. Но при этом, чтобы она была выполнена на 100%, надо будет еще кое-что сделать. Существует профессиональный инструмент для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании. Он называется принцип SMART.
Согласно данному принципу цель должна быть:
- конкретной (Specific) – что именно следует делать;
- измеримой (Measurable) – как я пойму, что достиг результата;
- достижимой за определенный период (Attainable) – реальны ли поставленные мной сроки;
- актуальной или истинной (Relevant) – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели;
- ограниченной во времени (Time-bound) - в какие сроки я достигну результата.
Разбивайте любую большую задачу на подзадачи. Каждая из них не должна вызывать внутри вас тревоги. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна казаться вам чем-то простым и обыденным. В этом случае вы будете двигаться вперед.