17 функций и 6 хитростей Excel, которые помогут упростить работу

Дельфа | Учебный центр Тюмень·5 Apr 2024

Excel — удобный и доступный инструмент, содержащий сотни полезных функций. В электронных таблицах можно быстро рассчитать значения по заданным критериям, найти в огромном массиве данных нужную информацию. Поэтому многие компании используют его для финансового моделирования и управления.

Формулы в Excel довольно гибкие. В их основе лежат порядка десятка категорий различных функций — логических, математических, статистических, финансовых, инженерных, аналитических, текстовых.

Вы можете воспользоваться нашей памяткой, которая поможет не забыть, какой инструмент Excel для чего предназначен (таблица 1).

Таблица 1. 17 полезных функций Excel

ФУНКЦИЯ		НАЗНАЧЕНИЕ	ПРИМЕР
1	СУММ	Позволяет складывать отдельные значения, диапазоны ячеек, ссылки на ячейки или данные всех этих трёх видов.	=СУММ(Число 1;Число 2;...Число n) или =СУММ(А1;B1;C1) — сумма значений в ячейках
2	ПРОИЗВЕД	Перемножает все числа, переданные как аргументы, и возвращает произведение.	=ПРОИЗВЕД(Число 1; Число 2;...;Число n) или =ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1) — произведение значений в ячейках
3	СРЗНАЧ	Считает среднее арифметическое числовых значений.	=СРЗНАЧ(Число 1; Число 2;...;Число n) или =СРЗНАЧ(А1;A2;A3)
4	ЕСЛИ	Позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов (проверить, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы). У функции возможны два результата (ИСТИНА и ЛОЖЬ). Функцию ЕСЛИ можно настроить сразу по нескольким критериям.	=ЕСЛИ(логическое выражение; [функция если истина]; [функция если ложь]) Например, если в таблице нужно определить значения меньше 100, то значение 96 будет отмечено функцией как истинное, а значение 125 — как ложное. =ЕСЛИ(A1>=100;"истина";ЕСЛИ(A1<100;"ложь«))
5	СУММЕСЛИ	Суммирует значения, удовлетворяющие заданным условиям (например, все затраты из одной категории).	=СУММЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; какие ячейки складывать при удовлетворении условию)
6	СЧЁТЕСЛИ	Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию (например, сколько раз в списке повторяется то или иное название).	= СЧЕТЕСЛИ(ячейки которые надо подсчитывать, критерий по которым ячейку принимать в расчёт)
7	СРЗНАЧЕСЛИ	Рассчитывает условное среднее значение.	=СРЗНАЧЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; для каких ячеек рассчитывать среднее при удовлетворении условию)
8	МИН	Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.	=МИН(Число 1; Число 2;...;Число n) или =МИН(A2:A6)
9	МАКС	Возвращает максимальное значение в списке аргументов (функция обратная МИН).	=МАКС(Число 1; Число 2;...;Число n) или =МАКС(A2:A6)
10	НАИМЕНЬШИЙ	Используется для получения минимального значения из заданного диапазона ячеек (возвращает k-ое наименьшее значение из массива данных).	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат =1 (первое наименьшее значение) k=2; результат=2 (второе наименьшее значение) k=3; результат=5 (третье наименьшее значение)
11	НАИБОЛЬШИЙ	Позволяет выбрать значение по его относительному местоположению (возвращает k-ое по величине значение из множества данных). Функцией можно воспользоваться для определения наилучшего, второго или третьего результатов.	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат = 10 (первое наибольшее значение) k=2; результат = 6 (второе наибольшее значение) k=3; результат = 5 (третье наибольшее значение)
12	СЖПРОБЕЛЫ	Позволяет избавиться от всех лишних пробелов в заданных ячейках (кроме уместных одинарных).	=СЖПРОБЕЛЫ(адрес ячейки)
13	ЛЕВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки слева.	=ЛЕВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
14	ПРАВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки справа.	=ПРАВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
15	ПСТР	Возвращает знаки из текстовой строки, начиная с указанной позиции.	=ПСТР(адрес ячейки; начальное число; число знаков)
16	ВПР	Позволяет находить данные по строкам в таблице или диапазоне (по фрагменту известных данных можно найти неизвестные) Например, по номеру товара можно найти его цену или по идентификатору найти имя сотрудника.	=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; тип совпадения) Тип совпадения может быть приблизительным или точным. Для передачи точного значения в формуле нужно прописать 0 или ЛОЖЬ, для передачи приблизительных значений указывается 1 или ИСТИНА
17	Конкатенация	Позволяет объединить в одной ячейке данные из двух и более ячеек. Самый простой способ — вставить между адресами ячеек амперсанд (&).	=ячейка 1&ячейка 2...&ячейка n (=A1&A2&A3)

В Excel немало и других инструментов, и хитростей, зная которые можно существенно упростить себе работу. Вот шесть из них.

Чем полезно умное форматирование

Чтобы систематизировать данные, привести таблицы в понятный и презентабельный вид можно использовать условное форматирование (рисунок 1). Это целый массив способов обработки данных.

Методы основаны на цветном выделении ячеек в зависимости от различных критериев:

ранжирования по диапазону значений с помощью гистограмм\
сравнения с константой
различных значков

Благодаря динамике, данные корректируются при каждом изменении.

Как создать умную таблицу

Список данных в Excel можно преобразовать в умную таблицу (рисунок 2), у которой есть масса полезных функций:

шапка таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки;
при дописывании новых столбцов и строк таблица автоматически растягивается;
появляется дополнительная вкладка «Конструктор» с дополнительными инструментами анализа и настроек;
введённые формулы автоматом копируются на весь столбец.

Как визуализировать данные с помощью спарклайнов

Чтобы отобразить динамику ваших данных, можно использовать спарклайны. Это маленькие диаграммы, расположенные прямо в ячейках.

Чтобы создать спарклайн, нажмите «Вставка» → группа «Спарклайны» → кнопка «График» или «Гистограмма» (рисунок 3).

Как перенести большую формулу

При переносе большой формулы, содержащей ссылки на ячейки, может измениться ссылка. Чтобы этого не произошло, можно прибегнуть к небольшой хитрости.

Замените знак «=» на «!». Формула превратится в символьную строку, которая перемещается без изменений. После того как формула полностью вписана в нужную ячейку, поменяйте знак обратно на «=».

Как ускорить и упростить работу с помощью Power Query

Представьте, что вам нужно составлять еженедельный отчёт. Вы готовите таблицы в Excel. А исходные вы получаете в виде CSV-файлов. Нужно каждый раз искать в них только необходимую вам информацию, вставлять данные в Excel, обновляя сводные данные и графики. Всё можно сделать намного проще, воспользовавшись Power Query.

Это технология подключения к данным. С помощью Power Query можно находить, загружать, объединять, преобразовывать, обновлять, и уточнять данные из различных источников.

Надстройка умеет собирать данные из фалов почти 40 различных форматов (например, TXT, XLSX, HTML, CSV, JSON, XML). Помогает менять регистр на правильный, приводить цифры к числовому формату, заполнять пробелы, исправлять заголовки таблиц, разделять текстовые фрагменты на столбцы и склеивать их снова в единый текст, удаляет пустые столбцы и строки, выполняет многие другие полезные операции.

Power Query представлена в двух вариантах:

отдельным модулем, доступным для скачивания с официального сайта Microsoft (для Excel 2010-13).
как сервисная функция в составе редактора (рисунок 4).

В большинстве последних версий Excel надстройка находится на вкладке «Данные» → Получить и преобразовать.

Как восстановить несохранённые файлы

Даже если вы закрыли документ, забыв «согласиться» с сохранением, есть шанс восстановить данные. Вот алгоритм для разных версий Excel:

Excel 2010: «Файл» → «Последние» и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги».
Excel 2013: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».
Для последующих версий Excel: «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

28 views·1 share

28 views