Выбираем лучший планировщик задач
Последние несколько лет я активно вёл поиски удобной системы организации личных и рабочих дел. На каких-то системах я сидел месяцами, какие-то пробовал пару дней и удалял (под словом «система» тут понимается комплекс программ, а не метод). Хочу суммировать свой опыт, полагая, что он будет многим полезен.
Важно! В этой статье я выбираю планировщик дел для использования одним человеком, а не планировщик совместной работы командой. «Командные» сервисы здесь тоже рассмотрены, но именно на способность быть инструментом для личного планирования. Соответственно, оценка сервиса означает «Оценка сервиса как инструмента для планирования личных дел», а не в целом глобальная оценка сервиса, как такового.
Базовые требования
Планировщик задач — это такое виртуальное пространство, куда можно записывать различные дела, которые предстоит сделать. Конкретно у меня к таким вещам было несколько основных требований, и выбирал я только из тех систем, которые соответствуют им всем:
- Кроссплатформенность. Общий аккаунт для телефонов и компьютеров. Если для компьютеров нет отдельных приложений, то хотя бы богатая функционалом web-версия.
- Возможность организации задач в группы и подгруппы. Обычный сплошной todo-список годится, чтобы сходить с ним в магазин, но не годится, чтобы вести в нём все свои личные и рабочие дела сразу.
- Отдельные строки в списках должны быть именно задачами (task, todo), а не заметками (notes). У них должна быть возможность установить срок выполнения с напоминанием. Должна быть возможность отметить задачу, как выполненную.
Личные предпочтения
Конкретно на мой выбор и на выводы в этой статье влияли ещё два фактора:
- «Быстрый захват». Сервис должен позволять добавить новую задачу с минимальные усилиями, буквально на ходу, как только стало понятно, что появилась новая задача. Очень часто «потом запишу, когда удобно будет» превращается в «блин, совсем забыл, что хотел это сделать».
- Многоуровневая иерархия. Папка в папке в папке. Когда проектов много, удобно разделить их на категории разных уровней вовлечения. Вместо одного списка «Домашние дела» удобно иметь списки «Ремонт», «Дача», «Продукты», которые, в свою очередь, уже помещены внутрь списка «Домашние дела».
Поехали
Я буду оценивать все сервисы по двум осям и одному бонусу.
Организованность — эта величина показывает, насколько сложную и многоуровневую структуру задач можно поддерживать с помощью указанного сервиса.
Дружелюбие — эта величина показывает, насколько сервис близок к классической концепции простого и понятного списка задач.
Бонус — иногда я буду добавлять или отнимать бонус за какую-то отдельную плохую или хорошую реализацию некоторых вещей.
Google Keep
Виртуальная дверца холодильника, на которую вы прикрепляете бумажки-самоклейки. Внутри такой самоклейки может быть текст, фотография, ссылка и даже целый список.
Веб-сервис чудесный и удобный. Мобильному приложению не хватает экрана, но это особенности стиля организации, а не ошибки конкретного дизайна.
В целом приятная вещь, оставляющая за собой положительное впечатление. Но для серьезной работы слабовата.
Организованность: 1 из 3 — есть одноуровневая иерархия по тегам. Этого совсем мало для какой-то сложной системы, включающей в себя и домашние и рабочие дела из разных категорий.
Дружелюбие: 2 из 3 — всё-таки нужно понимать, что скевморфизм и подражание физическому миру не всегда идёт виртуальному миру на пользу. Бумажки-карточки это удобно в жизни, потому что нет удобной возможности добавлять какие-то пункты к физическому списку, висящему на холодильнике. Но в компьютерном мире нужен немного другой подход.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 3 из 6 — подходит для периодического сохранения небольшого списка одиночных личных задач.
Trello
Это такой Google Keep на стероидах. Те же карточки, только в каждой целая фабрика разных функций: от встроенных списков и подзадач до обсуждения процесса работы с командой над каждой карточкой. Цветные ярлыки, численное отображение прогресса, картинки, комментарии — авторы постарались добавить абсолютно всё, что пришло им в голову.
Приложение под iOS чувствует себя на экране чуть получше, чем Google Keep, но ориентирован сервис всё-таки больше на веб.
Организованность: 2 из 3 — можно создавать доски, а внутри них вертикальные списки карточек. В карточках бывают подзадачи, если надо. Опыт работы с этим сервисом в стартапе показал, что в рамках одного проекта приходится заводить несколько досок, касающихся разных аспектов проекта (например, доска «Маркетинг», доска «Технические вопросы» итд). А значит, при работе над несколькими проектами сразу нет никакого способа удобной группировки, доски будут вперемешку.
Дружелюбие: 2 из 3 — это те же карточки, что и на холодильнике, хоть и напичканные «фаршем».
Бонус: 0.5 — за богатейшую функциональность и способность выжать всё что можно из идеи организации задач по карточкам.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 4.5 из 6 — отлично подходит для работы командой над одним стартапом, если каждый член команды не работает ни над чем другим. В качестве личного планировщика уже не столь удобен.
Workflowy
Разработчики взяли за основу следующую идею: любой список это пункт в другом, более общем списке.
Рабочее пространство состоит из листов. Подразумевается, что листов мало, поскольку это верхний уровень иерархии (то есть один лист например группа проектов). А внутри — список бесконечной вложенности. Можно сворачивать любые пункты и разворачивать их на отдельных листах, при этом сверху отобразятся «хлебные крошки» с описанием пути до самого внешнего списка. Каждый пункт может быть снабжён любым количеством тегов для быстрого поиска и фильтрации.
Организованность: 2 из 3 — бесконечная вложенность на основе многоуровневых списков, но настоящая иерархия на папках всё ещё лучше.
Дружелюбие: 1 из 3 — всё-таки очень нестандартно и непривычно, нужна совершенно особая организация дел, чтобы подобная структура была удобной.
Бонус: -0.5 (да, это минус ноль пять) — удивительно видеть в современном сервисе регистрацию только по email и полною отсутствие логина хотя бы через Google, не говоря уже о соцсетях.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 2.5 из 6 — возможно вам зайдёт именно такой способ систематизации своих дел и покажется единственно-верным и максимально удобным, но в таком случае вы, скорее всего, будете в меньшинстве.
Asana
Ещё один сугубо «командный» менеджер, который я испытал в бою при работе небольшой группой.
Он подходит для организации личных дел чуть лучше, чем Trello, потому что больше поход на блокнот со списками, нежели на зеркало, беспорядочно обклеенное стикерами. Каждая задача — короткая текстовая запись, внутри которой могут быть подзадачи, комментарии, уровень приоритета, дата выполнения, файлы… В общем всё, что можно ожидать от подобного сервиса в наши дни.
В паре мест сервис косит под Trello — умеет выводить задачи не списком, а карточками, если кому-то так удобнее.
Организованность: 2 из 3 — можно создавать проекты, внутри них сворачиваемые блоки, а внутри них задачи. В задачах есть подзадачи, но на этом иерархия заканчивается.
Дружелюбие: 3 из 3 — старый добрый блокнот со списками дел.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 5 из 6 — если в совместной работе сервис может показаться менее удобным, чем Trello, то для личной организации он однозначно лучше.
Any.do
Изначально это iOS-приложение, которое сейчас обзавелось web-версией. Авторы сервиса преследуют довольно разумную концепцию: список дел должен в первую очередь зависеть от времени выполнения. У вас есть дела на сегодня, дела на неделю, дела на ближайшее время, и дела на когда-нибудь потом или никогда.
Не столь важно, к какой части вашей жизни или работы относится дело. Вы как бы говорите своему секретарю с утра: «Подготовь мне список всех дел на сегодня», а там уже может быть как прогулка с собакой, так и встреча для деловых переговоров.
Таким образом, списки как бы постоянно «маячат перед глазами» и содержат только актуальное.
Организованность: 1 из 3 — деление по времени выполнения это хорошо, но ведение нескольких проектов одновременно превратит это всё в бардак. Сервис позволяет создавать большие категории, однако, это единственный способ организации, нет никаких подкатегорий.
Дружелюбие: 3 из 3 — всё очень понятно и прозрачно. Вот задачи на сегодня, вот на завтра, вот на потом. И всё это классическим вертикальным списком с нужными блоками внутри.
Бонус: -0.5 — веб-версия отвратительна и пользоваться ей невозможно.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 3.5 из 6 — пожалуй, если вы ведёте исключительно личные, семейные и домашние дела, сервис подойдёт вам идеально. Но совмещать с проектами по работе будет сложновато. Особенно учитывая фактическое отсутствие удобного инструмента управления всем этим с компьютера.
Wunderlist
Сервис убрал всё лишнее и оставил только самую суть: списки задач с иерархией, к которым можно прикрепить напоминание.
Хорошая web-версия, удобное и сделанное с умом мобильное приложение. Он всего в двух мелочах не дотягивает до лидера сегодняшнего обзора (который будет последним). Задачи удобно и быстро вводятся как с компьютера, так и с телефона. Интерфейс вполне интуитивен, где нужно работает перетаскивание.
Организованность: 2 из 3 — можно создавать папки, в них списки задач, а в них задачи с подзадачами. Этого, хоть со скрипом, но хватает для комбинации личные дела + работа.
Дружелюбие: 3 из 3 — тут всё очень хорошо, без комментариев.
Бонус: 0 — я хотел было накинуть половинку балла за умение распознавать автоматически даты в тексте, но, как оказалось, такая функция есть только в мобильных приложения, а на компьютере отсутствует. И ещё одна бесящая мелочь — при добавлении сразу множества задач каждая следующая становится в начало, а не в конец списка.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 5 из 6 — пятёрка тут более твёрдая, чем у Asana. Потому что Wunderlist это такая Asana, из которой выкинули всё лишнее и сделали попроще.
Todoist
Однозначный лидер нашего хит-парада. К сожалению, все приложения выше не нужны, потому что существует Todoist.
Этот сервис содержит в себе всё, о чём можно мечтать. Мгновенный захват задач с распознаванием времени, даты, дней недели (в том числе на русском языке) прямо в тексте. Можно написать «завтра купить молоко», и оно само поставит напоминание. Быстрая отсылка к нужным проектам и тегам через символы @ и #. Мобильные приложения, веб-версия, даже отдельные приложения для компьютеров.
Удобный, красивый и функциональный сервис, на который я сразу купил подписку (чуть больше 2000 рублей в год), но и в бесплатном варианте он бомба. На базе Todoist, при желании, легко реализуется схема ведения дел Getting Things Done.
Организованность: 3 из 3 — бесконечная иерархия, любой проект может содержать в себе другие проекты, а он другие и так далее. Внутри проекта — список задач. Проекты можно маркировать цветом, задачи тоже. В платной версии есть теги (но организовать удобную структуру можно и без них).
Дружелюбие: 3 из 3 — всё супер понятно и однозначно. Дерево блокнотов со списками дел.
Бонус: 0.5 — за умение парсить даты и дни недели прямо в тексте.
ОБЩАЯ ОЦЕНКА: 6.5 из 6 — просто попробуйте. Пост не проплачен.