Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, по которым сотрудник не вернул и не отчитался по ним?

Если сотруднику выданы под отчет денежные средства (например, на командировочные расходы, приобретение ТМЦ), он должен предъявить работодателю авансовый отчет с подтверждающими документами в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Однако на практике работники не всегда это делают (в т. ч. не предъявляют приобретенные ТМЦ) и не возвращают выданные денежные средства. В подобных случаях работодатель может принять меры по взысканию сумм.

Так, они могут быть взысканы из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ) или по решению суда, если не истек срок исковой давности (ст. 248 ТК РФ). Также работодатель вправе не принимать меры и простить долг. Если взыскать сумму не удалось и (или) работодатель простил сотруднику долг, возникает вопрос, облагается ли эта сумма НДФЛ.

Должен ли работодатель удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, которые не взысканы с работника в связи с истечением срока исковой давности?

Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, которые сотрудник не вернул.

В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы налогоплательщика, полученные им в денежной и в натуральной форме, а также материальная выгода (п. 1 ст. 210 НК РФ).

По истечении срока исковой давности долг сотрудника становится безнадежным ко взысканию (п. 2 ст. 266 НК РФ). В связи с этим у сотрудника возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга, а значит, возникает облагаемый НДФЛ доход.

Поэтому налоговый агент должен исчислить НДФЛ, удержать и перечислить его в бюджет. Исчислить НДФЛ следует на дату получения дохода, под которой понимается дата прекращения обязательства (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ). В данном случае это дата истечения срока исковой давности.

Поскольку в этот момент удержать НДФЛ не получится, то это следует сделать при ближайшей выплате денежных доходов. Следует учитывать, что удерживаемая сумма налога не может превышать 50 % суммы выплачиваемого дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Отметим, что в соответствии с п. 62.1 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются доходы в виде безнадежной ко взысканию задолженности при одновременном соблюдении следующих условий:

• налогоплательщик не является взаимозависимым лицом с кредитором и (или) не состоит с ним в трудовых отношениях в течение всего периода наличия обязательства;
• такие доходы фактически не являются материальной помощью либо формой встречного исполнения организацией или ИП обязательства перед налогоплательщиком, в т. ч. оплатой за поставленные налогоплательщиком товары (выполненные работы, оказанные услуги).

Однако если речь идет о долге сотрудника, то не соблюдается одно из условий освобождения от НДФЛ безнадежного долга, поскольку между сторонами существуют трудовые отношения.

Должен ли работодатель удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, которые он простил работнику?

Работодателю следует удерживать НДФЛ при прощении работнику подотчетных сумм.

Исчислить налог следует на дату получения дохода в натуральной форме, под которой понимается дата прекращения обязательства (пп. 2 п. 1 ст. 223 и п. 3 ст. 226 НК РФ). Это может быть, например, день подписания соглашения о прощении долга.

Поскольку в момент прощения долга удержать НДФЛ не получится, то это следует сделать при ближайшей выплате денежных доходов.

Программы и сервисы 1С, которые помогают вести учет и отправлять отчетность

• 1С:Бухгалтерия 8 - самая популярная бухгалтерская программа для автоматизации ведения налогового, бухгалтерского учета и обязательной отчетности.
• 1С:ФРЕШ - сервис для удаленной работы в любых программах 1С. С ним не нужно подключать договор ИТС, т.к. от 10 сервисов уже включены в тарифы.
• С сервисом 1С-Отчетность можно отправлять отчеты во все контролирующие органы прямо из программ 1С в один клик.
• С сервисом 1С:ЭДО легко вести электронный документооборот

Для того, чтобы купить, установить, настроить программы 1С и заказать сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 317-00-07 или напишите it@dialogit.ru

Наш Telegram-канал t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С.