Лучшие кейсы KRONBARS 2019/20: организация мероприятий
Каждый год студенческий спортивный клуб «Кронверкские барсы» подводит итоги работы секций за сезон. За вечеринке закрытия сезона клуб награждает лучшие секции в нескольких номинациях: «Лучшая работа в социальных сетях», «Лучший PR-проект», «Лучшая организация спортивного мероприятия», «Лучшая работа с партнерами», «Лучшая работа с первокурсниками» и «Лучшая организация корпоративной работы».
Ежегодный конкурс клуба — мощная мотивация для менеджеров развиваться, пробовать и создавать собственные успешные проекты.
Секция настольного тенниса стала победителем ежегодного клубного конкурса «Лучшая секция KRONBARS» в номинации «Лучшая организация спортивного мероприятия» сезона 2019/20. Это уже вторая награда команды менеджеров — в прошлом сезоне секция настольного тенниса тоже впечатлила жюри конкурса высоким уровнем организации турниров.
Мы пообщались с командой менеджеров и узнали, как создаются качественные и яркие спортивные ивенты секции настольного тенниса ССК «Кронверкские барсы».
Команда
В команде секции настольного тенниса работает 6 человек. Главный менеджер Дмитрий Горбунов занимается подготовкой оборудования, работой с участниками и информационной поддержкой турниров на крупном интернет-форуме теннисистов TTPLAY, одном из важнейших ресурсов для коммуникации с потенциальными участниками события. Менеджер и тренер Анна Волошина продвигает мероприятия в социальным сетях и формирует турнирные сетки. Иван Захариков, тренер и спортсмен сборной по настольному теннису, отвечает за привлечение новых участников и взаимодействует с Федерациями настольного тенниса Санкт-Петербурга и Москвы. Елизавета Беляева, спортсменка сборной Университета и Ленинградской области, работает с документацией по мероприятиям. Егор Усачев занимается работой с партнёрами.
Кроме того, Дмитрий, Анна, Иван и Елизавета поочередно выступают судьями турниров, так как имеют судейские категории. Вместе с командой менеджеров в организации ивентов секции участвует Вероника Варик, представитель благотворительного студенческого клуба «Лапки помощи». Вероника организует для спортсменов и гостей мероприятий тематические развлекательные зоны. На крупные турниры команда организаторов привлекает волонтёров.
Новый сезон = новый уровень
До середины марта в сезоне 2019/20 секции настольного тенниса удалось провести 19 турниров. Больше половины из них — открытые городские чемпионаты. В будущем команда менеджеров планирует организовать городскую студенческую лигу, в которой будут участвовать сборные команды по настольному теннису из вузов Санкт-Петербурга.
«В новом спортивном сезоне у нас появится возможность вывести наши соревнования на всероссийский уровень совместно с магазином TTPlay и Кубком TTPLAY», — делится планами руководитель секции Дмитрий Горбунов.
Подготовка ивента
Подготовка к проведению турнира по настольному теннису начинается с момента открытия регистрации на участие. Ответственный менеджер контролирует количество зарегистрировавшихся на турнир: важно вовремя закрыть регистрацию в случае ажиотажа или, наоборот, приглашать больше новых участников, если виден недобор.
Менеджеры определяют формат турнира (сетка на 128 навылет или круговая система), заказывают воду (это важно!) и назначают главного судью. В день проведения ивента команда готовит соревновательную и развлекательную зоны.
Нужно расставить столы, сетки и бортики, принести микрофон с колонкой и оборудование для развлекательной зоны. Для участников и зрителей секция настольного тенниса проводит розыгрыши билетов на хоккей и футбол, организует работу зоны с мини-пинг-понгом, фан-зону для болельщиков и партнерскую зону с конкурсами от клуба «Лапки помощи».
В конце декабря к развлекательным зонам добавляется новогодний антураж и новогодний дресс-код.
Для организации качественного медиа-освещения ивента менеджеры договариваются с волонтёрами: студентами-фотографами и видеографами, которые хотят попрактиковаться в работе на крупном спортивном событии.
Продвижение ивента
Секция настольного тенниса продвигает свои мероприятия по нескольким каналам, делая акцент на онлайн. Турниры освещаются на крупном форуме теннисистов TTPLAY, анонсы публикуются в соцсетях самой секции, в группе ВКонтакте спортивного клуба «Кронверкские барсы» и сообщества Студенческого объединения Университета ИТМО ITMO.Students. Рекламировать ивенты помогает члены Федерации по настольному теннису, партнеры секции и довольные участники мероприятий.
Такой мощный пиар даёт эффект: например, на первый любительский тур в рамках спартакиады Kronbars Games за двое суток зарегистрировалось более 250 студентов!
Работа с партнерами
Постоянный партнер секции настольного тенниса — компания Red Bull, которая предоставляет спортсменам и гостям мероприятия прохладительные напитки. Магазин настольного тенниса TTPLAY дарит хорошую скидку на спортивный инвентарь, обеспечивает подарки для победителей и призеров турниров и помогает с продвижением мероприятий в онлайне. Фан-клубы «Зенита» и ХК СКА в Университете ИТМО разыгрывают билеты на матчи участников, студенческий клуб «Лапки помощи» организует брендированную развлекательную зону.
На крупные региональные мероприятия секция настольного тенниса привлекает компанию Herbalife Nutrition со спортивным питанием для победителей и призеров. В феврале 2020 года у секции появился новый партнер Blade Barbershop. Из-за пандемии с Blade Barbershop удалось провести только одну активацию — розыгрыш бесплатной стрижки, но в дальнейшем планируется создать отдельную тематическую зону партнера и запустить конкурсы для участников.
Секция настольного тенниса активно поддерживает благотворительные проекты. На каждом мероприятии любой желающий может пожертвовать корм в приюты для животных в зоне клуба «Лапки помощи».
В будущем секция планирует начать сотрудничество с экоклубом ITMO.GREEN.
Интерес к турнирам по настольному теннису постоянно растет
Лига по настольному теннису в рамках мегафакультетской спартакиады Kronbars Games — одно из самых популярных соревнований среди студентов Университета ИТМО. Благодаря эффективной работе команды менеджеров в Лиге из года в год растет количество постоянных участников. В сезоне-2019/20 на первый тур зарегистрировалось больше 250 человек при лимите в 128 участников (это обусловлено особенностями турнирной сетки в настольном теннисе).
Одно из решений проблемы повышенного спроса — организация развлекательной зоны с мини-пинг-понгом. Не все участники стремятся принять участие в основном соревновании: некоторые просто хотят поиграть в настольный теннис с друзьями и хорошо провести время, и команда менеджеров предоставляет такую возможность всем желающим.
Из-за возросшего интереса к турнирам по настольному теннису менеджеры решили разделить турнир на два уровня по степени спортивной подготовки участников. Мероприятия стали проходить в два дня: по субботам — любительская лига, по воскресеньям — профессиональная.
В новом сезоне секция настольного тенниса планирует расширить профессиональную лигу, снизив планку требований по спортивной подготовке: это освободит слоты для новых участников на любительском уровне. Кроме того, Лига по настольному теннису проходит в три тура, и принять участие можно в любом из них.
Коллаборации с другими видами спорта
Турниры секции настольного тенниса не ограничиваются только этим видом спорта. Менеджеры регулярно делают кроссовер-турниры по шашпонгу и шахпонгу.
Впервые турнир по шахпонгу в ИТМО состоялся в 2016 году, а по шашпонгу — в 2017. Такой формат двоеборья существует давно и пользуется популярностью.
В этом сезоне планировалось запустить коллаб с секцией бадминтона — ракетлон, но мероприятию помешала самоизоляция. Менеджеры обещают, что в новом сезоне долгожданный кроссовер состоится.
Настольный теннис vs. пандемия
После объявления самоизоляции секция настольного тенниса перешла в онлайн: в соцсетях ежедневно выходил контент: фото и видео с турниров, познавательные квизы, разбор инвентаря топ-спортсменов сборной и креативный контент о тренировках дома.
В условиях пандемии секции удалось сохранить все партнёрские соглашения благодаря грамотно построенному сотрудничеству. Команда секции настольного тенниса надеется на скорое возвращение офлайна: в сезоне 2020/21 участников мероприятий будут ждать турниры по ракетлону, обновлённый Турнир первокурсника и новые интерактивные партнёрские зоны.
Советы новичкам
В команде секции настольного тенниса считают, что хороший организатор спортивного мероприятия — это тот, кто обладает высоким уровнем коммуникации, может распоряжаться своим временем и соблюдать дедлайны.
Совет от Дмитрия Горбунова: Любое мероприятие, в том числе и спортивное — это, прежде всего, проект, который должен решаться методом достижения цели SMART: конкретность, измеримость, достижимость, важность и определённость по срокам.
Совет от Анны Волошиной: Создайте команду 3-7 человек и распределите зоны ответственности: кто будет заниматься подготовкой пространства, кто будет искать партнеров, кто привлекать участников, а кто — вести мероприятие. Продумайте интерактив для мероприятия: привлеките партнеров для проведения розыгрышей или для организации развлекательной зоны. Соблюдайте дедлайны и не забывайте собирать обратную связь участников — это возможность узнать свои «зоны роста».
Совет от Ивана Захарикова: Успешное мероприятие — то, которое сделано от души со всей любовью. У организатора должно быть неимоверное желание делать проекты для людей, быть коммуникабельным и ответственным за свою работу.
Совет от Елизаветы Беляевой: Успешное спортивное мероприятие — это хорошее настроение и множество улыбок: обязательно нужно пригласить фотографа и видеооператора, чтобы оставить память о каждом моменте ивента.
ССК «Кронверкские барсы»