10 советов для эффективной работы с электронной почтой
В цифровую эпоху e-mail остается одним из основных инструментов деловой коммуникации. Узнайте, как использовать почту с максимальной пользой
1. Проверяйте почту по расписанию
Можно выделить час утром или заходить в почтовый аккаунт на пять минут в конце каждого часа. Частота и продолжительность таких интервалов зависит от особенностей вашей деятельности. Осознание того, что время ограничено, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки писем.
2. Используйте фильтры и ярлыки
Создав собственную систему папок и меток, вы сделаете обработку писем более последовательной и продуктивной. Например, задачи, требующие вашего непосредственного участия, могут быть помещены в папку «Действия» и помечены как приоритетные. А еженедельные подборки юридических новостей автоматически попадут в «Полезное», чтобы вы могли изучить их в удобное для вас время.
3. Опустошайте папку «Входящие»
Каждое письмо означает действие: отвечайте, пересылайте, сортируйте, ставьте задачи в список и график дел, архивируйте, удаляйте. Это простое правило позволит избежать повторной обработки писем, вы будете меньше отвлекаться и быстрее разбираться с новыми поступлениями.
4. Систематизируйте
Чтобы папка была первой в вашем каталоге, можно использовать не только заглавные и прописные буквы и их последовательность, но и символы типа «.» или «@» — в системе они идут перед алфавитом и позволят вам сохранить задуманный порядок.
5. Правильно подбирайте тему
Старайтесь помещать ключевые слова в тему письма. Перед отправкой всегда проверяйте, что вы сами наберете в поисковой строке, если захотите найти это письмо.
6. Удаляйте ненужные письма
Если прочитав письмо, вы не можете поместить его ни в одну из созданных папок и описанное там не кажется вам интересным, то смело удаляйте это письмо. Попросите не ставить вас в копию тех обсуждений, которые вам не нужны.
7. Отключите автоматические уведомления
Без надобности не устанавливайте моментальные оповещения на свой смартфон и другие гаджеты. Синхронизация доставки одних и тех же писем, наверняка, будет различаться. Излишние уведомления часто провоцируют навязчивое поведение, отвлекают от текущих дел, тем самым убивают производительность.
8. Создавайте шаблоны
В первую очередь, позаботьтесь о шаблоне вашей подписи, которая будет добавляться в конце всех ваших писем. А если вам приходится отправлять много однотипных сообщений, то можно потратить время на подготовку образцов, чтобы потом только добавлять вложение и адресат. Это точно сэкономит уйму времени в будущем!
9. Используйте функцию «Отменить отправку»
В почте gmail есть удобная фишка, вы можете отменить отправку письма, если обнаружили в нем опечатку или не вовремя кликнули отправить. По умолчанию, такая кнопка функционирует всего 5 секунд после отправки. Это легко исправить, просто зайдите в «Настройки», найдите пункт «Отмена отправки» и настройте удобный промежуток - 10, 20 или 30 секунд.
10. Настройте автоответчик
Уезжаете в командировку или отпуск? Включите автоответчик: если кто-то напишет вам в период отсутствия, то вместо необъяснимой и продолжительной тишины, он получит вежливый автоматический ответ. Вы можете упомянуть в тексте причины отсутствия, дату возвращения, контакты для срочной связи и т.д. Таким образом вы проявите внимательность к своим партнерам или клиентам, сэкономив их время.
Кроме того, прочитайте материал vc.ru: «Пять привычек в деловой переписке, которые всех бесят»
(https://vc.ru/flood/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat)
Источник советов: https://www.facebook.com/notes/lf-academy/10-советов-для-эффективной-работы-с-электронной-почтой/2151258455088661/