Как организовать работу из дома и... себя
Как выстроить удаленную работу и не съехать с катушек?
Мы уже больше 5 лет работаем удалённо. Карантин никак не изменил рабочий день, потому что всё было выстроено до него. Есть люди, которые приспосабливаются к такому формату и становятся зависимыми от свободы, а есть те, кому офис просто необходим, потому что они не способны самостоятельно организовывать свою деятельность. Но в целом мы верим, что каждый человек способен при желании этому научиться. Сегодня расскажем вам о своём опыте.
Половина статьи подойдет для всех, и для исполнителей, и для предпринимателей. Вторая половина — о том, как выстроить работу команды на удалёнке.
- Обозначьте для себя время начала рабочего дня. Найдётся миллиард дел, срочных и важных, вроде поваляться и позалипать в соцсетях, но постарайтесь придерживаться договоренностей с собой.
- Выделите в квартире рабочую зону. Если вы туда идёте, значит для себя и для домашних вы на работе и дёргать просто так вас уже нельзя. Разделите место для развлечений, когда вы просто залипаете в соцсетях или смотрите фильмы, место для приема пищи и рабочее место. Идеально, если есть возможность при помощи дверей отгородить ваше рабочее место от домочадцев.
В условиях обычных квартир это сделать достаточно сложно и у многих «рабочее место» — место, где удалось примоститься с ноутбуком. Многие обустраивают под рабочую зону балконы, если это позволяет погода, или кухонные столы. Главное — выработать у себя такую привычку и обозначить близким «я сейчас на работе, меня не трогать». Если последовательно настаивать на этом правиле, его примут за пару дней.
- Обозначьте время завтрака/обеда/ужина и придерживайтесь расписания. Вы или начнёте постоянно жевать (еда же рядом) или будете забывать об этом.
- Домашние дела никто не отменял. Сядьте и пропишите, сколько времени у вас уходит на приготовление еды, минимальный спорт и уход за собой, общение с семьёй, занятия с детьми, приборку. Занесите эти дела в своё расписание. Тут тоже есть две крайности: начать драить жилище, готовить и играть с детьми вместо того, чтобы заниматься работой, или забросить всё и работать в завале. Нужно уйти от обеих.
Расписание — это прекрасно, но при этом не надо фанатично пытаться его соблюдать. Всегда что-то идёт не так и это нормально.
- Заставить себя работать —это ещё не всё, надо научиться останавливаться, чтобы не работать круглосуточно. В своё время, это просто сводило с ума и было причиной конфликтов с родными. Определите, во сколько вы заканчиваете работать и больше уже не отвечаете на рабочие вопросы и не выполняете задач. У нас это, к примеру, 21.30.
Если нет выделенного времени на отдых, это выматывает, кажется, что крутишься как белка в колесе и ничего не успеваешь. Отметьте свободное время как дело в расписании.
- Список задач. Самое простое, если задачи возможно прописать не на день, а на неделю, разделить по приоритетам и в спокойном режиме их выполнять. Градация задач по классическому тайм-менеджменту: срочное важное, срочное неважное, несрочное важное, несрочное неважное.
Важное —то, чему стоит уделять внимание в первую очередь. Закрыли все срочные — принялись за несрочные. Они являются нашим фундаментом. Очень большой соблазн в том, что нам хочется схватиться за всё срочное, независимо от его важности, но постарайтесь фильтровать.
Ещё один подводный камень тут — ставить слишком глобальные и сложные задачи. Мозг это оценивает как невозможное и включает прокрастинацию. Разбивайте все сложные дела и задачи на маленькие, с очень простыми шагами.
Помогает от прокрастинации метод Помодоро. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами. Есть куча приложений, которые помогут реализовать этот принцип в жизни. Промежутки работы и перерывов вы можете подстраивать под себя.
И ещё маленькая уловка — говоришь себе «я на 5 минут поработаю и всё, потом сериальчик», садишься и начинаешь делать, даже если нет настроения. Один маленький шаг сегодня — большой результат завтра.
- Если у вас есть дети, им тоже нужно составить список задач: занятия, чтение, помощь по дому. Заверните это в игру с призами и это станет неплохой мотивацией. Но вы не должны занимать их каждую минуту, вы не аниматор, чтобы развлекать их целыми днями. Нормально, когда дети скучают. Когда они скучают, они включают головы и начинают фантазировать. Расскажите им про халабуды (дом из пледа и стульев), дайте материалы для творчества. Мир не кончается на играх на телефоне и просмотре мультфильмов. Это убойное средство деактивации детей, но не нужно с ним перебарщивать.
Если вы руководитель
и ваши сотрудники не работали на удалёнке, крепитесь. Они будут прокрастинировать, забывать про задачи и работать значительно медленнее. Первое время домашняя работа расслабляет и не все к ней способны. Вам нужно максимально прозрачно и четко выстроить процессы, чтобы не терять чувство контроля и держать людей в тонусе, но при этом не задалбывать их звонками каждую минуту.
Для решения этой задачи отлично помогают сервисы. Мы работали в нескольких:
- Wrike —частенько глючит, не интуитивен. Есть примеры, когда во врайке выстроили работу по большому проекту и все были довольны, но это не наш случай. Два раза пытались с ним подружиться и бросили эту затею.
- Trello — удобный канбан (столбики со статусами задач), интуитивное использование, но очень примитивный функционал. Когда сотрудников больше 3 или много задач это становится уже не удобно, так как нет сортировки по проектам или срокам.
- Яндекс трекер — есть весь нужный функционал, но при этом его делали для команды Яндекса и для обычных пользователей он крайне запутан. Чтобы разобраться в некоторых функциях приходится ковыряться часами в хитросплетениях Коннекта, Трекера и открывающихся вкладок.
- Bitrix24 — остановились на нём, полноценная CRM система. Более прост в управлении чем трекер, есть и канбан, и проекты. Наворочен по функционалу, но относительно интуитивен в использовании. Понятно, на какой задаче находится сотрудник, есть отчеты о рабочем дне и неделе, разделение по отделам.
В целом, если у вас простые задачи и мало сотрудников, то можно ограничиться трелло. Сейчас мы используем его для личных задач.
Если вам нужно отслеживать статус задач и их много, есть взаимодействие и параллельные процессы, то лучше взять Битрикс24. Тем более, что бесплатная версия обладает нормальным функционалом. Внедрение CRM системы поможет и с удержанием и возвратом клиентов для оптимизации расходов на рекламу.
Основные принципы по постановке задач
Выставляете долгосрочные задачи на месяц и более детализированные на неделю по SMART (с четкими сроками и параметрами выполнения). Раз в день, если к примеру вам важно фиксированное начало рабочего дня, с утра делаете групповой созвон. Скайп или тот же битрикс. Отслеживаете ежедневно выполнение задач.
Используйте карантин как время, когда вы найдете новые модели работы и рынки сбыта. Проработайте онлайн, займитесь своим сайтом и соцсетями. Даже если у вас исключительно офлайн бизнес, соцсети помогут вам выровнять провал после окончания карантина, если вы наберёте и удержите аудиторию в своих профилях. Если у вас есть возможность вывести бизнес онлайн, перебросьте часть активности сотрудников на то, чтобы отладить это направление.
Если вы прочитали эту статью и у вас остались вопросы, пишите в комментарии или в сообщения группы, обязательно на них ответим и поможем пережить этот сложный период.
Вернуться в группу: https://vk.com/hochuprodazh
Подписывайтесь на наш контент по ссылке: