2.2 Принципы составления запросов и подтверждение родства

Курс «Исследование фронтового пути бойца Великой Отечественной войны по открытым источникам», 2019, автор — Елена Васильева.

Основная цель запросов — получить на руки следующие документы:

• выписку из госпитальных документов о бойце;
• копию фильтрационного дела бойца, освобождённого из плена;
• список призванных из РВК бойцов, копию карты призывника;
• копию предписания/направления для отбытия бойца в распоряжение какой-либо части в составе команды;
• любые сведения о месте и сроке службы бойца, о ранениях, наградах, убытии и др.

Запрос пишется на имя руководителя ведомства/организации, подписывается лично с указанием даты, кладётся в конверт для заказного письма. В этот же конверт желательно вложить второй конверт для заказного письма с уже написанным (чётко) обратным адресом на имя того, кто запрос отправляет. В запросе также следует указать, какие документы или копии документов приложены к нему, по пунктам. Обычная продолжительность ожидания ответа на запрос — 30 дней, плюс время на доставку заказных писем.

Никакой запрос не будет удовлетворён, если не приложить к нему документы, удостоверяющие родство заявителя с бойцом. Это, пожалуй, самое хлопотное и сложное дело в составлении запроса. Вот почему удобнее всего посылать запрос от имени своих старших родственников: чем короче цепочка наследования, тем меньше нужно будет прилагать копий документов и прилагать усилий для подтверждения родства заявителя. Однако помните: если Вы отправляете запрос от имени сестры Вашей бабушки, то и подписать запрос должна будет именно она.

Заявитель (податель запроса) обязан подтвердить документально всю цепочку родственных связей, ведущих к бойцу. Начинаем с копии своего паспорта и свидетельства о рождении. Если фамилия заявителя была изменена (при заключении брака, например), то следует приложить ещё и копию документов, подтверждающего изменение фамилии, данной при рождении, - на указанную в паспорте. Это может быть например, свидетельство о заключении брака. В Вашем Свидетельстве о рождении указаны Ваши родители, значит, понадобятся также и копии их паспортов и свидетельств о рождении, с учётом смены фамилии.

В свидетельствах о рождении Ваших родителей указаны ФИО их родителей. И вот на этом этапе документы о рождении, о родстве, свидетельства о смерти часто бывают утеряны. С целью подтвердить родство с бабушкой или дедушкой Вы или Ваши родители могут обратиться в Центральный ЗАГС Вашего города. Там Вы объясняете сотрудникам свою цель и пишете заявление на выданном бланке. Ваш ЗАГС обратится с соответствующим запросом в ЗАГС того города (посёлка, района), где родился интересующий Вас человек. В течение 30 дней готовится ответ, и в Ваш ЗАГС в итоге приходит справка и копия документа. Ваша задача — после извещения прийти туда во второй раз и забрать справку и копию документа. Услуга это платная, а плата — относительно невелика. Обращаться в ЗАГС за подтверждением родства можно для всех родственников, в том числе покойных, кто родился не ранее 1925-1927 года.

Если для подтверждения Вашего родства с бойцом необходимы сведения о родственниках, родившихся до 1925-1927 гг, то обращаться надо уже в Государственный Архив, и тоже за платной услугой. Сначала в местный Госархив, а затем они перенаправят запрос в отделение, хранящее соответствующие документы.

Бывает, что в цепочке родства не удается подтвердить одно звено, часто — самое последнее, ведущее к бойцу. Например, младший брат погиб на войне, а его старший брат — Ваш прадедушка. И копии свидетельств о рождении обоих братьев от одной матери у Вас нет. Тогда вместо копии документа следует приложить к запросу Ваше Заявление с уведомлением об отсутствии документа, подтверждающего родство двух братьев таких-то и таких-то, с просьбой удовлетворить запрос с приложением имеющимися документами, подтверждающими родство.

Заверять копии документов и справки из ЗАГС у нотариуса — не нужно, достаточно копий. Также к письму можно приложить копии имеющихся документов бойца.