Этика телефонных переговоров
Рубрика «Культурное общение»
Это целый пласт делового этикета! Разговоры по телефону стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Они все чаще заменяют другие способы общения — личные встречи, бумажную переписку. Одним звонком можно решить бытовую проблему или наладить деловые контакты, сэкономив при этом немало усилий и времени. Залогом успешности любой беседы служит не только внутренняя культура человека, но также знание и соблюдение правил телефонного этикета. Несмотря на развитие интернет-переговоров, телефонные звонки до сих пор остаются самым популярным способом связи.
Напомним основные правила общения:
✔️поздороваться, назвать собеседника по имени и отчеству, представиться самому;
✔️сказать, какую компанию вы представляете;
✔️поинтересоваться, удобно ли говорить собеседнику;
✔️если удобно - кратко рассказать о цели звонка;
✔️договориться о встрече или другом развитии событий;
✔️завершить разговор.
Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.
Этикет телефонного разговора включает правило активного слушания. Чтобы собеседник чувствовал, что вы внимательно следите за его речью, включайтесь в его монолог короткими фразами или словами («ясно», «согласен», «да»).
От того, какое время длится разговор и как правильно выстроена беседа, часто зависит, будет ли продолжаться совместная работа.
Если телефонные переговоры важны для вас, советуем заранее подготовиться к ним: продумать основные тезисы беседы, варианты развития событий. И, конечно, недопустимо пускаться в пространные рассуждения: это создаст о вас неблагоприятное впечатление.
Отметим, что мнение сложится о вас, как о культурном человеке, если Вы знаете правила хорошего тона и уместное время звонков по работе.
По этикету совершать деловой телефонный звонок, а также писать по рабочим вопросам можно только в часы трудового дня – с 9:00 до 18:00.
Сообщения в мессенджере после 18:00 – 19:00 оправданы в двух случаях: если есть особые договоренности по этому поводу или если у вас экстренный вопрос, который требует срочного решения.
❗️Также важно, если нужно обсудить важные вопросы, то диалог следует планировать на дообеденный период. Именно в это время информация усваивается лучше.
Повседневный этикет телефонных разговоров
Манера ведения беседы с любым человеком — близким или малознакомым — всегда должна быть спокойной, учтивой и доброжелательной.
Желательно взаимно подстраиваться к ритму и темпу разговора. Медлительному или слабослышащему человеку иногда сложно уловить не только слово, но и смысл предложения.
Если вы ведете телефонный разговор, а к вам пришли гости, следует извиниться, указав причину прерывания беседы, и условиться о повторном звонке.
Если вы не узнали голос человека, ответившего на ваш звонок, следует сначала уточнить, куда вы попали.
В случае когда вам звонят, перепутав номер, не нужно раздражаться и задавать лишних вопросов. Следует спокойно и коротко сообщить человеку об ошибке.
Правила мобильного этикета диктуют дополнительные условия:
- находясь в общественных местах, следует пользоваться телефоном только в случае крайней необходимости;
- войдя в кафе или ресторан, не стоит выкладывать мобильник на столик, если только вы не ожидаете чрезвычайно важный звонок (при этом лучше извиниться перед спутником и объяснить причину);
- необходимо строго соблюдать требования авиакомпаний, а также больниц, в которых звонки могут повлиять на работу приборов и оборудования;
- следует отключать звонок в театре, музее или в библиотеке, не дожидаясь напоминания об этом от сотрудников учреждения;
- за рулем автомобиля допустимо использовать гарнитуру (хотя гудок тоже мешает сосредоточиться), лучше сделать звонок в более удобное время.
Ищи рубрику по тэгу #культурноеобщение и будь на культурной стороне! Спасибо, что уделили время, всего доброго, до свидания!💙
