Памятка по организации работы в читальных залах Исторического архива
Исторический архив Омской области·14 Aug 2023
Памятка по организации работы в читальных залах Исторического архива Омской области (при дистанционной записи в читальные залы).
- Выбрать читальный зал:
- Читальный зал № 1: ул. Красный Путь, д. 153/4
- Читальный зал № 2: ул. Певцова, 9
- Филиал в г. Таре: ул. Ленина, д. 145
- Зарегистрироваться в единой архивной информационной систему (ЕАИС), нажав кнопку сверху страницы «ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ».
- Авторизация пользователя осуществляется на странице «Вход/регистрация». После заполнения требуемых полей регистрации и дачи согласия на обработку персональных данных необходимо нажать на кнопку «ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ».
- Появится уведомление о том, что аккаунт успешно создан, для его активации необходимо проверить указанную электронную почту и перейти по ссылке из письма. Пользователю необходимо перейти по ссылке, подтвердив адрес электронной почты, после чего регистрация будет завершена.
- Для входа в ЕАИС требуется повторно заполнить поля «Имя пользователя или e-mail», «Пароль» и нажать кнопку «ВХОД». В дальнейшем, если пользователь забудет свой пароль, его можно будет сбросить.
- Для удаленного получения пропуска в читальные залы архива в личном кабинете ЕАИС необходимо перейти в раздел «Запись», далее – «Получение пропуска» – «Заказать пропуск». Пропуска оформляются отдельно на каждый читальный зал.
- После заполнения анкеты, прикрепления сканированных копий документов (при необходимости), ознакомления с «Правилами работы в читальных залах», дачи согласия на обработку персональных данных требуется нажать кнопку «Отправить».
- Работник читального зала рассмотрит анкету-заявление, в случае некорректного заполнения отклонит ее с комментарием, где укажет причины; после чего вновь потребуется заказать пропуск.
- Пропуск автоматически одобряется на один год, после прохождения года потребуется заново заполнить анкету и направить в архив на рассмотрение. Наличие пропусков, их сроки действия и статус фиксируются в таблице.
- Отбор дел на выдачу в читальные залы архива осуществляется через Каталог фондов в системе ЕАИС. Для отбора дел из Каталога фондов необходимо войти в личный кабинет ЕАИС. Интересующие дела формируются в заказ при нажатии на значок «Портфель» слева. Можно сначала отобрать дела в «Подборки» и затем из «Личного кабинета» со вкладки «Подборки» отправить дела в «Портфель».
- Ознакомиться с заказами можно в личном кабинете в разделе «Заказы» – «Новый заказ» – «Портфель». Обратите внимание, что в разные читальные залы архива оформляются разные заказы.
- Для формирования заказа необходимо отметить галочкой отобранные дела (все вместе или по отдельности), выбрать в окне ниже «Сформировать заказ на выдачу в читальный зал», после нажать кнопку «Применить».
- В новом окне «На выдачу в читальный зал» требуется отметить галочкой отобранные дела (не более 5 дел в одном заказе), при необходимости оставить комментарий к заказу для работника читального зала, после чего нажать кнопку «Отправить заказ». Если Вам требуется заказать более 5 дел, оформите два заказа «На выдачу в читальный зал». Также на этом этапе предусмотрена возможность возврата дел в портфель/удаления из портфеля.
- После отправки заказа в один из трех читальных залов архива он перемещается в раздел «Текущие заказы», где хранятся все заказы с указанием их статуса. По мере исполнения заказа на выдачу архивных дел статус меняется. Вновь созданный заказ имеет статус «На рассмотрении».
- При появлении статуса «Принят в работу» с комментарием работника читального зала о готовности дел имеется возможность посетить читальный зал, в который были заказы дела, в течение 20 календарных дней, по истечении данного срока дела будут возвращены в архивохранилище.
Филиал в г. Таре: ул. Ленина, д. 145
Полезные ссылки:
- Правила работы в читальных залах, утвержденные приказом директора от 08.08.2024 № 30– https://iaoo.ru/page/pravila-raboty
- Информация для иностранных граждан и лиц без гражданства – https://iaoo.ru/page/informaciya-dlya-inostrannyh-grazhdan
- Информационно-поисковые средства – https://iaoo.ru/page/informacionno-poiskovaya-sistema