Как перейти на ЭДО: пошаговый план

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться документами в онлайн-режиме, а также помогает экономить расходы и оптимизировать рутинные задачи.

Но далеко не все предприниматели и компании торопятся перейти на ЭДО, многим этот процесс кажется сложным и невероятно длительным.

Рассказываем, как поэтапно перейти на электронный документооборот и не утонуть в рутине.

1. Распишите движение документов

Изучите, через кого проходит документация. Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документами, сможет редактировать, подписывать и согласовывать их.

2. Создайте квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Это самый защищенный тип подписи, который придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Такую подпись обязательно нужно верифицировать в налоговой, купить ее, как правило, можно там же.

3. Выберите оператора ЭДО

Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Обычно операторы не сильно отличаются друг от друг, различия есть в скорости обслуживания, помощи при интеграции и стоимости.

4. Изучите контрагентов

Обмениваться документами онлайн можно только в том случае, если все участники подключены к ЭДО. Поэтому уточните, кто из ваших клиентов или партнеров использует электронный документооборот. Сделать это можно в личном разговоре или проверить через операторов ЭДО. А затем создайте базу контрагентов, с которыми вы можете обмениваться документами в режиме онлайн.

Если ваши клиенты — физлица, то вы можете подписывать с ними документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП). В этом случае вам не потребуется ни КЭП, ни оператор ЭДО. Сделать это можно, например, в сервисе «Подпислон», который позволяет подписывать документы по СМС.

Кстати, с помощью ПЭП можно организовать документооборот даже с сотрудниками.