Как вести одновременно бумажный и электронный документооборот с сотрудниками в 2026 году

Многие компании откладывают переход на электронный кадровый документооборот (ЭДО), опасаясь, что придется полностью перестраивать процессы. На самом деле закон разрешает вести бумажные и электронные документы одновременно. Это значит, что внедрять ЭДО можно постепенно, без стресса для сотрудников и HR-службы.

С чего начать

Перевод документов в электронный формат возможен только с письменного согласия сотрудника. После того как согласие получено, отменить его уже нельзя.

Есть исключения:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• документы по охране труда.

Все остальные документы работодатель может оформлять в электронном виде и решать, в каком темпе вводить ЭДО.

Почему ЭДО выгоден

Электронный документооборот ускоряет работу и экономит ресурсы. Документ можно отправить на подпись и получить обратно практически мгновенно, независимо от того, где находится сотрудник.

Плюсы ЭДО:

• Скорость - меньше ожиданий и пересылки документов.
• Экономия - меньше бумаги, печати и доставки.
• Контроль - прозрачная система минимизирует ошибки и несанкционированные изменения.
• Меньше рутины - HR-специалисты освобождаются от повторяющихся задач и работают эффективнее.

Постепенный переход

Не обязательно сразу переводить все документы в электронный вид. Лучше начинать с простых и часто используемых документов:

• согласия на обработку персональных данных;
• служебные записки;
• заявления;
• NDA.

Такой подход позволяет:

• протестировать систему;
• обучить сотрудников;
• постепенно расширять перечень электронных документов без хаоса.

Смешанный документооборот

Если часть сотрудников готова работать с ЭДО, а часть предпочитает бумагу, это допустимо. Главное - соблюдать согласие каждого сотрудника.

• Сотрудник, который согласился на ЭДО, не может вернуться к бумажной форме.
• Сотрудник, который отказался, может позже дать согласие и начать работать с ЭДО.

Так компании могут постепенно внедрять электронный документооборот, не нарушая привычные процессы.

Сервис «Подпислон»

С помощью «Подпислон» процесс подписания документов становится быстрым и удобным:

• подписать документ можно через смартфон, без токенов и сертификатов;
• регистрация и установка приложений не нужны;
• процесс занимает всего несколько минут;
• документы имеют юридическую силу по ФЗ № 63 и могут использоваться в суде или госорганах.

Итог

Переход на ЭДО не обязательно делать одномоментно. Можно:

• начинать с простых документов;
• постепенно расширять электронный документооборот;
• сочетать бумажные и электронные документы в зависимости от готовности сотрудников.

Такой подход помогает:

• минимизировать риски;
• сэкономить ресурсы;
• сделать работу HR-службы более эффективной.