10 способов справляться с делами быстрее
1. Залог успеха - планирование
В постоянном потоке входящих задач легко упустить важное. Это особенно важно, если ты часто работаешь с финансами, важными документами. Поэтому рекомендуем: планируйте свой день, фиксируйте план на бумаге, планшете и следуйте ему.
Это поможет оценить фронт работ и уделить каждой задаче время. Если заниматься планированием своей жизни (не только рабочей), может оказаться, что времени хватит и на труд, и на спортзал, и на развлечения, и на семью.
2. Расставляйте приоритеты
Определяйте важные дела и мелкие, выделяйте рутинные. Часто бывает, что люди выделяют время на мелкие дела, забывая про важные. В итоге, все время работают в авральном режиме. Сортируйте свои дела по приоритетам. Ученые доказали, что качественно и быстро человек может выполнить не больше 3 серьезных задач и 2-3 мелких.
Гуру планирования и приоритизации распределяют задачи по дням недели и даже по часам. Начинайте свой день с самой сложной работы, когда мозговая активность на пике. После 12-13 часов работоспособность снижается.
К слову, Закон Паретто гласит, что 20 процентов наших действий эффективны на 80 %, тогда как остальные 80 – лишь на 20.
3. Нет многозадачности
Из предыдущего пункта исходит этот. Расставив приоритеты, следует решать задачи поэтапно, шаг за шагом, а не делать 5 дел одновременно. Это неэффективно и, как показывает практика, требует больше времени.
В случае, когда лишние дела подкидывают коллеги или начальник, лучше сказать твердое «нет» или сослаться на отсутствие соответствующих компетенций.
4. Ешь слона по чуть-чуть
Даже самая сложная задача решается куда быстрее, если разбить ее на более мелкие и легкие. Попытка объять необъятное приведет к профессиональному выгоранию и даже к проблемам с психикой. Поэтому разбейте свои проекты на более мелкие задачи. К каждой задаче пропишите ежедневные действия. Так легче двигаться к результату.
5. Записывайте важную информацию
Даже самый тупой карандаш надежнее самой острой памяти. Тот объем информации, который нам поступает ежедневно, невозможно запомнить. Пользуйтесь ежедневником или блокнотом в телефоне.
6. Дайте отпор ворам времени
Данный совет актуален не только для офисных работников, но и для фрилансеров. В обоих случаях людей окружают так называемые воры времени (болтливые коллеги, социальные сети, бесцельный интернет-серфинг, перекусы), которые нужно научиться игнорировать в определенное время и на определенный срок.
Спорным моментом является почта. Но и тут есть правило. На проверку писем стоит отвести пару минут днем, в обед и вечером. Так будет сложно пропустить важные письма. Это же касается телефонных звонков. Личным уделите время после работы, а деловые принимайте дозированно.
7. Долой прокрастинацию
Обратите внимание на откладывание дел «на потом». Это может быть вредная привычка и с ней нужно работать. Или же это признак эмоционального выгорания. Тогда нужно пересмотреть свой подход к работе и отдыху.
8. Отслеживание успехов
Следите за своими успехами. Так вам будет проще видеть свой прогресс и поддерживать рабочий настрой. Если вас не устраивает полученный результат, вы всегда может скорректировать свои действия.
9. Перфекционизму нет
Стремление все сделать идеально съедает неимоверное количество времени. И, зачастую, никому не нужно, кроме перфекциониста. Лучше достигнуть определенных задачей критериев качества и приступить к другому делу, чем сидеть до ночи над одним пунктом списка запланированного.
10. Режим труда и отдыха
Пользуйтесь «техникой помидора». Суть в том, чтобы разбить время выполнения работы на двадцати пяти минутные интервалы, между которыми будет 5 минут отдыха. После одного подхода по четыре раза перерыв увеличивается в 3-6 раз (продлевается до 15 минут-получаса).
Промежутки отдыха лучше всего посвятить посвятить физическим упражнениям либо гимнастике глаз (особенно актуально для работников, проводящих большую часть времени за компьютером). Отдохнувшие мозг и тело – лучшие друзья того, кто хочет быстрее разобраться с делами. Кроме того, если нет предпосылок, не стоит задерживаться после окончания рабочего дня.
Как видите, предложенные советы просты в использовании, но в этой простоте - их прелесть. Каждый из вас может запланировать свои дела, выделить самые важные, взяться за них и сделать постепенно, разбив на подзадачи, не стремясь к недостижимому идеалу, не отвлекаясь на сторонние предметы и дела, не ленясь, записывая результаты своей деятельности и, по итогу, отдыхая должным образом. Выполняя предложенное, можно стать эффективнее, но не прослыть халтурщиком.