Как помочь задачам быстрее переезжать из «не сделано» в «сделано»
У каждого есть сложившаяся система работы. Как она сложилась и насколько она подходящая для текущих задач – второй вопрос, т.к. в целом позволяет результативно работать.
Ломать – не строить. И я не сторонник тотально изменять систему работы человека, т.к. это достаточно трудоемко. И бывает весьма болезненно, ведь нужно менять привычки, обстановку, порядок взаимодействия с внешним миром, которые складывались годами.
Сломать и построить можно, но для этого придется серьезно затормозиться, что опять же не желательно для работающих проектов.
«По чуть-чуть» - проверенный рабочий способ внедрения изменений, эффективность которого бывает гораздо выше «тотальных перестроек».
Повышаем конверсию задач из «не сделано» в «сделано»
Вести список задач (дел) отлично подходит для того, чтобы:
— разгрузить голову,
— не забыть нужные дела,
— увидеть полную картину того, что предстоит сделать.
Но список дел – не самый лучший инструмент для организации работы, т. к. чаще всего он не отвечает на важные вопросы «Когда?» и «Где?».
Рабочий день не резиновый, в нем строго определенное количество часов. И впихнуть невпихуемое вряд ли получиться. Список задач постепенно становиться непосильной ношей, которую ты самостоятельно взваливаешь на свои плечи.
Сделано 50%, а что делать с остальным? Задач меньше не становиться. Вечером начинаются угрызения совести, постепенно приходит разочарование, работаешь больше, чем стоит, стресс… Кому это всё нужно и зачем?
Зачем нужна такая рабочая неделя, где ты вроде и начинаешь делать нужное и важное, а потом … лишь бы сделать побольше, чтобы список стал меньше.
Хватаешься за все, что можешь успеть сделать, лишь бы успеть побольше, т.к. на входе очередной список…
Это ловушка, которую мы сами себе ставим. И выход из нее очень прост.
- Возьми свой список задач на предстоящий день.
2. Для каждой задачи ответь на вопросы: «Когда и где я могу и буду ее делать?», «Сколько времени нужно на выполнение задачи?»
3. Запиши в ежедневнике точное время, как бы бронируя его. Теперь ты точно знаешь, что именно должен делать в этот день и час.
4. Посмотри задачи, для которых не осталось свободного времени. Может быть среди них есть более важные? Если да, то перебронируй время для более важного.
5. Если нет свободного времени, чтоб за один раз закрыть задачу, попробуй ее разделить на части или раздели на части другую.
6. Сделай резервный список на случай, если что-то пойдет не так (сделал быстрее, нет объективной возможности делать и т.п.). Используй задачи из резервного списка, чтоб не терять время зря.
Выполнив эти пункты, ты более объективно посмотришь на свои планы, расставишь приоритеты и займешься более важными делами.
Ты точно будешь знать, что всё сделать невозможно. Зато твои планы на день или неделю выполнить реально.
Дмитрий Ткаченко специально для Pradi
Место для ссылки на пост (Алла забудет, конечно) и СТОП-картинка:
