Как расставить приоритеты и предотвратить проектную панику
Узнайте, как расставить приоритеты для всех задач, которые вас просят выполнить, при этом отслеживая самые важные — завершение проектов вовремя и в рамках бюджета.
Вероятно эта ситуация знакома вам: невероятно длинный список задач, мало времени для их выполнения, новые запросы, поступающие ежедневно и руководство хочет, чтобы все было выполнено немедленно. Это типично для многих проектировщиков. Но реальность такова, что если вы продолжаете говорить «ДА!» для всех, вы в конечном итоге отстанете и потеряете доверие, что не очень хорошо для вашей карьеры.
Таким образом, возникает вопрос: как расставить приоритеты в своей работе, чтобы работать над правильными задачами сейчас, откладывать некритические задачи на потом и знать, какие задачи вежливо отклонить? В этом выпуске информационного бюллетеня CAD Manager я поделюсь некоторыми методами, которые я использую для определения приоритетов рабочих нагрузок, в надежде, что вы найдете их полезными. Вот они.
Сроки решают все
Первое, что нужно понять, это то, что вы действительно управляете не CAD или BIM, а сроками.
Некоторые инженеры САПР говорят, что они управляют программным обеспечением, плоттерами, пользователями и обучением, но единственная причина, по которой вам за это платят, заключается в том, что проекты могут быть завершены, верно? А поскольку у проектов есть сроки, мы должны управлять всем таким образом, чтобы помочь компании уложиться в эти сроки. Не верите мне? Пусть сбой САПР приведет к задержке проекта, и посмотрите, что произойдет.
Уловка, которую я использую, чтобы держать сроки в перспективе, состоит в том, чтобы сортировать все мои задачи в контексте того, как они поддерживают выполнение проекта и сроки. Сортируя таким образом, я могу сразу фильтровать между необходимыми задачами, задачами с более низким приоритетом и теми, которые было бы неплохо сделать, но они не критичны. Затем я думаю о каждой задаче с точки зрения того, когда она должна быть выполнена и сколько усилий мне потребуется для ее выполнения. Как только вы подумаете о постановке задач таким образом, станет намного проще определить приоритеты, и ваш рабочий график начнет налаживаться.
Сбор данных
Прежде чем вы сможете приоритизировать задачи, вы должны собрать данные о задачах и отслеживать их с течением времени. Метод, который я использую, заключается в том, чтобы записывать все в блокнот, пока я хожу по офису, а затем вводить эти задачи в мою надежную электронную таблицу (подробнее об этом позже), когда я возвращаюсь к рабочему столу. Обычно я прохожу этот процесс пару раз в день — и больше, если нужно. Всякий раз, когда кто-то делает запрос, я записываю его и задаю себе несколько дополнительных вопросов, на которые записываю ответы. Вопросы, которые нужно задать:
Зависит ли проект от выполнения этой задачи? Если да, то какой проект и когда крайний срок для него? Если нет, то когда реально нужно будет завершить работу?
Какие данные у нас есть для поддержки данной работы? Имеются ли примеры файлов, спецификации, стандарты проекта или другая информация, которая поможет вам определить масштаб проблемы, чтобы вы могли оценить количество часов, необходимых для выполнения работы?
Если это не связано с проектом, чем обоснована эта задача? Это просто то, что вы хотели бы иметь, это то, что запросил менеджер, это что-то для маркетинга или продаж, или это разработка для будущих проектов? Обязательно узнайте, кто является запрашивающей/ответственной стороной, которая будет координировать работу с вами, чтобы вы могли получить более подробную информацию по мере необходимости.
Заполните электронную таблицу
Теперь введите всю информацию в свою электронную таблицу, обязательно отметив ключевые информационные поля для сроков, часов выполнения задач, ответственных лиц и т. д. ( Загрузите образец файла Excel для работы.) Продумайте все параметры, которые вам нужно отслеживать, но наиболее важными являются сроки проекта, которые позволят вам легко сортировать по датам. Если у вас недостаточно информации, чтобы заполнить простую электронную таблицу, подобную этой, то вы просто угадываете правильную расстановку приоритетов своих задач. Чтобы было ясно, угадывание приведет только к неудаче в будущем.
Используйте эту таблицу, чтобы отслеживать все задачи и расставлять приоритеты. Заполните информационные поля о сроках, часах выполнения задач, ответственных лицах и т . д. Скачать здесь .
Не забудьте добавить административные задачи, такие как подготовка бюджетов, обзоры сотрудников и другие срочные задачи, в таблицу планирования. Это важно и должно быть расставлено по приоритетам — это просто реальность менеджера.
Полное раскрытие: требуется некоторое время, чтобы научиться запрашивать необходимую информацию и поддерживать электронную таблицу в актуальном состоянии, но я обещаю вам, что если вы введете данные, электронная таблица сделает свое волшебство для вас.
Сроки определяют деньги
Как вы уже догадались, причина, по которой я привязываю задачи управления САПР к срокам выполнения проекта, заключается в том, что компания зарабатывает деньги только тогда, когда проекты завершены. Поэтому все, что я делаю, я приравниваю к доходам, подлежащим оплате, и слежу за тем, чтобы мой начальник знал об этом. (Примечание: если ваш начальник когда-либо говорил: "Мне нужно, чтобы вы были платными", - это их способ сказать, что вы нужны им для завершения проектов).
И наоборот, любые задачи, которые не связаны напрямую с завершением проекта (накладные расходы или разработка), должны быть обоснованы с точки зрения влияния на бюджет. Вы должны будете совместно с заказчиком проанализировать, как будут оплачиваться ваши обязанности по управлению САПР. На данном этапе, если заказчик не может предоставить вам действительный номер счета/заряда для вашего табеля учета рабочего времени, то его задача, скорее всего, будет исключена из вашего списка задач.
Сортируем электронную таблицу
Теперь для создания списка приоритетных задач достаточно просто отфильтровать электронную таблицу по следующим параметрам:
Сортировка по дате проекта. Тот проект, который должен быть выполнен первым, должен оказаться в верхней части списка, в то время как дополнительные задачи без конечной даты завершения автоматически окажутся в нижней части списка.
Сортировка по рабочим часам. Допустим, у вас есть два проекта, которые должны быть выполнены в один и тот же день, но один потребует от вас 20 часов усилий, а другой — 80. Рассортировав по часам выполнения задач И срокам, вы увидите, что сначала нужно запланировать 80-часовую задачу. . Это позволяет вам рассчитать даты начала каждой задачи, чтобы уложиться в сроки выполнения проекта.
Расставьте приоритеты над сверхзадачами. Время от времени у вас может быть проектная задача и дополнительная задача с одинаковым сроком выполнения. В этом случае поместите задачу проекта выше в списке.
Убрать политику отношений
У всех нас была проблема, когда все хотели, чтобы все было сделано одновременно, и считали свою задачу самой важной из всех, верно? Итак, как вы относитесь к политике выяснения того, кто выполняет свою работу первым, спросите вы? Ответ таков: это не вы, а электронная таблица!
Понимая, чего требуют все задачи, какие проекты они поддерживают и когда наступают фактические сроки выполнения задач, ваше расписание почти позаботится о себе. И если кто-то захочет поставить свою задачу перед чужим проектом в вашем расписании, то ему придется поговорить с другим менеджером проекта, чтобы внести изменение, тем самым устранив вас из ситуации выбора.
Создайте еженедельный брифинг
Теперь, когда у вас есть инструмент на основе электронных таблиц для анализа рабочей нагрузки и определения приоритетов, почему бы не поделиться им со своим начальником? Менеджеры говорят на «электронных таблицах», поэтому вы также можете предоставить им свои данные в удобном для них формате.
Мой первый начальник всегда приставал ко мне по поводу того, над чем я работаю, и задавал мне бесконечные вопросы о том, почему я работаю над проектом А, а не над проектом Б. Когда я распечатал методологию электронных таблиц, он получил ее немедленно. Я начал делиться своим отчетом раз в неделю, что значительно улучшило общение, а также показало ему, что я становлюсь более организованным и деловым менеджером — и то, и другое было очень хорошо для моей карьеры.
Подводя итоги
Конечно, ни одна из описанных мной стратегий не является чем то исключительным, но удивительно, как мало специалистов САПР используют их последовательно. Я думаю, вы обнаружите, что систематический подход к установлению приоритетов между задачами и сроками — действительно единственный способ добиться стабильного успеха.
Как гласит старая поговорка: «Планируй работу, а потом работай по плану».
Я считаю, что правильная расстановка приоритетов действительно предотвращает проектную панику. Я надеюсь, что подходы, изложенные в этом выпуске, помогут вам в этом. До скорого.
Автор: Роберт Грин. занимается программированием САПР, стандартизацией и консультационными услугами по всему миру. Он является автором книги Expert CAD Management: The Complete Guide. Свяжитесь с ним через его веб-сайт .
Источник: