Опасные корпоративные мессенджеры!

Алексей М. Добрый день! В нашей производственной компании в работе используется множество мессенджеров. Множество всевозможных чатов. Несколько почтовых агентов. Понятно, что коммерческую тайну в таком ворохе трафика не сохранить. Что посоветуете для использования в работе?
СБПроБизнес. Добрый день! Да, сейчас на рынке IT множество удобных мессенджеров. Менеджмент, всегда пробует использовать, что-то новое, облегчающее работу и общение. Но, если взглянуть на этот вопрос под другим углом, то можно увидеть и другие проблемы, кроме утечки коммерческой тайны. Давайте попробуем.

1. При множестве средств общения, автоматически отсутствует единый стандарт переписки. Чем это грозит компании? Прямо и явно ни чем, но давайте представим, что менеджер по закупкам, привык в своем общении с супругой или детьми, называть их «любимыми». И вот наш менеджер, автоматически пишет своему начальнику: «любимый, все сделаю в лучшем виде». Мы умышленно данную ситуацию сводим к абсурдной! А если наш менеджер, напишет это своей подчиненной? Подчиненная, заскринив эту переписку, вполне может обратиться в суд с заявлением о домогательстве! Таким образом, нам придется вводить единый формат общения по всем средствам коммуникации компании. Это очень трудоемко и практически невозможно! Сколько компания потратит ресурсов на такую операцию? Быть может проще оставить один мессенджер?
2. При большом количестве используемых мессенджеров часто происходит «размывание ответственности». Что это такое? Представим, что ведомости на зарплату руководитель отдела скидывает в бухгалтерию через один мессенджер, а в бухгалтерии любят использовать другое средство коммуникации. Казалось бы, все выполнили, что нужно. Работники отдела отработали месяц и ждут ЗП. Руководитель отдела зафиксировал и подтвердил этот процесс, переслав документ в бухгалтерию. Бухгалтерия не получила этот документ, т.к. полагает, что руководитель отдела наконец то понял, что у него работают бездельники. (шутка) Все довольны, все ждут. Деньги не пришли, кредиты вовремя не заплачены работниками. Дети остались голодными. Начинаем разбор ситуации – выясняем, что все действовали по извечному принципу – «так исторически сложилось»! Кто виновен? Кого наказывать? Как исправлять ситуацию? Договариваемся, что теперь зарплатные ведомости будут приходить только через совместный чат с бухгалтерией. А на следующий месяц, работник бухгалтерии, ответственный за учет ведомостей, уходит в декрет и ситуация повторяется. Напоминаю, что ситуации которые могут быть, мы умышленно возводим в абсурд!
3. Из мессенджера можно удалить любую важную информацию и прямо заявлять, что ее туда не присылали. Следа не останется. Таким образом, менее ответственные коллеги, легко могут уйти от "моральной" ответственности, нажав кнопку "удалить сообщение". Юридической или корпоративной ответственности в таком случае, тоже не наступит. Будет как в поговорке: на нет и суда нет!
4. Возьмем пример с сезонным обострением у некоторых людей, которые неизбежно будут в каждом трудовом коллективе. Такие люди могут негативить в чате. Изливать свои эмоции на окружающих. То у них болит спина, то ****, то его не так поняли и ему срочно необходимо восстановить свой status quo !
5. Разность в передаче информации. Наверняка замечали, что люди по разному отвечают на вопросы и по разному их задают? Вот представьте, что в общем чате, сотрудник (зануда), описывает ответ, как пройти по определенному адресу. Начинает свое повествование с сторон света, направления ветра и росту мха на деревьях. Заканчивает именем продавца шаурмы\шавермы на углу здания. Отправляет сообщение, а оно улетает не в тот чат! И все гадают, что это было? Или человек, пишущий короткими фразами и отправляющий каждую фразу. На описание цены кофе в корпоративной столовой, ему нужно отправить 10 сообщений! Бесит?

6. Конфиденциальность и утечка токсичной информации. Давайте представим, что далеко не самый хороший сотрудник расстался с нашей компанией. Все вздохнули с облегчением и попытались начать жить корпоративной жизнью с чистого листа. Но насколько мы уверены, что его удалили из всех корпоративных чатов? Насколько мы уверены, что этот сотрудник, не залогинился под другим именем и не продолжает получать информацию, которая ему совершенно не нужна. Информацию, которая может быть им использована во вред компании?

А всякие хакеры? Им только волю дай, сразу же в чаты стремятся. А конкурентная разведка? Эти столько конкурентных секретов могут узнать из чатов, причем останутся не узнанными!

Мы обсудили далеко не все проблемы использования чатов и разных мессенджеров. Кстати, если еще добавить чаты и мессенджеры из нашей не корпоративной жизни. Например: «соседи подъезд», «соседи дом», «управляшка», «класс сына», «родительский комитет», «родительский комитет без класснухи», «родительский комитет без класснухи и тамары ивановны прокуратура»…
Нас окружают чаты и мессенджеры и если раньше мы полагали, что это не несет вреда, то сегодня уже есть понятие, что такой инструмент нуждается в регулировании. Какими силами и средствами мы можем его регулировать, если «так исторически сложилось»?
На самом деле, нет правильного совета, кроме одного… Корпоративный мессенджер, это отдельный вид корпоративного искусства и он должен быть один. Должен быть четко регламентирован и описан в корпоративных правилах и стандартах. С масс продуктом, это сделать практически невозможно! Масс продуктом, вы не владеете, не можете управлять и администрировать. Это возможно только с продуктом, который делается под вас. Мы знакомы с таким инструментом. Сейчас тестим его и вполне вероятно, в ближайшее время попробуем сделать обзор, на такой мессенджер. Следите за анонсами на нашем ТГ Канале https://t.me/sbprobiz
Ну или спрашиваете в личных сообщениях, скажем название.

P.S.
С почтовыми агентами, проблематика похожа на описанные проблемы выше. Реально жаль усилий и ресурсов на обслуживание и администрирование нескольких корпоративных почт. Невозможно представить, сколько проблем возникает при таком подходе. Посоветовать какой-то один почтовый сервис, не можем! У всех есть плюсы и минусы. У всех есть цена. Иногда и очень часто, бесплатный почтовый агент, может обойтись значительно дороже, чем платный.

Вопрос Алексея М. оказался не так прост. Обязательно вернемся к этой теме!
В этот раз вопросов было не много. Этот вопрос показался наиболее интересным! Друзья, задавайте вопросы! Будьте смелей! Где еще, вы можете получить ответы о функции СБ в Компании или как стать ХОРОШИМ СБшником?
Больше информации о Безопасности Бизнеса в нашем ТГ Канале https://t.me/sbprobiz