Как с помощью бота мы упростили аналитику бизнеса
Дано:
Клиент занимается ремонтом квартир и домов под ключ, есть штатные сотрудники (2 прораба, плиточник, маляр и сантехник), а также к работе привлекаются наемные бригады (вентиляционщики, электрики, сантехники, гипсокартонщики, маляры, специалисты по умному дому, мраморщики, паркетщики и стяжечники).
Нет понимания:
- сколько чистой прибыли приносит бизнес,
- укладывается ли клиент в цифры, указанные в коммерческом предложении
- где необходимо заложить бОльший бюджет, а где можно сэкономить
- заработная плата считается вручную
Цель нашей работы:
- систематизировать данные по расходам,
- просчитывать чистую прибыль по каждому объекту,
- просчитывать отработанные смены и ЗП всех работников.
И всё это АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
Google-таблицы
Для начало мы совместно с клиентом разработали Google-таблицы с необходимыми данными. Рассмотрим их.
В данной таблице мы видим:
- расходы по проекту вписываются вручную (данные берутся из коммерческого предложения по данному объекту);
- расходы по факту подтягиваются автоматически из столбцов, которые будут заполняться с помощью чат-бота (об этом поговорим позже);
- графа с остатками на данный момент (необходимо для того, чтобы собственник бизнеса мог оценить, сколько финансов осталось и сколько на каждый конкретный этап ремонта можно еще потратить и не выйти за рамки бюджета) - заполняются автоматически; в зависимости от того, какой бюджет от проекта реализован, графа меняет интенсивность окрашивания;
- закрытие (выбирается вручную из выпадающего списка), % закрытия и остаток при закрытии (высчитываются автоматически); % закрытия также меняет интенсивность окрашивания в зависимости от его значения;
- в строке ниже высчитывается значение чистой прибыли, которая будет иметь верное значение при окончании работ и равна расходам по проекту минус расходы по факту.
- ниже на этой же странице отображается вся информация по сотрудникам (штатным и внештатным) за весь период работы на данном конкретном объекте (количество часов и смен) - информация подтягивается автоматически из заполняемых через бота данных, о которых поговорим чуть позже;
- также ведется запись авансов (дата и сумма) - авансы вносятся через чат-бота, чтобы владельцы не нужно было заходить в таблицу и вписывать данные вручную;
- Если вы сместитесь в таблице вправо, то увидите столбцы со всеми этапами работы, в которые будут вноситься затраты по объекту.
Данные в эти столбцы вносятся через бота (об этом чуть позже)
- Далее вносятся данные по сотрудникам (также через бота)
Перейдем к таблице, в которой отмечается работа сотрудников по месяцам.
- Здесь всё то же самое, что и в предыдущей таблице, только данные уже вносятся по каждому месяцу в отдельный лист, а внизу суммируются все данные за конкретный месяц для удобства подсчета заработной платы.
- В таблице ведется подсчет заработной платы штатных сотрудников (ЗП внештатных сотрудников не ведется, т.к. она зависит только от выполненной работы).
- Данные по сотрудникам вносятся через бота один раз, а бот уже вносит эти данные сразу в обе таблицы.
Внесение данных по расходам через чат-бота
Таблицы рассмотрели, теперь перейдем к внесению данных через бота
Для чего нужен бот для внесения данных:
- Чтобы не нужно было ежедневно заходить и вносить данные (со слов моих клиентов, которые пользовались подобными таблицами без интеграции с ботом - отчет ежедневно не вносился, данные забывались, как результат - статистики нет);
- Чтобы отчетные данные мог вносить не только владелец бизнеса, но и сотрудники компании (согласитесь, вряд ли владелец захочет дать сотруднику ссылку на таблицу с важными данными, а так сотрудник вносит отчет без доступа к таблице);
- Минимизация ошибок в таблице (опять же, как показала практика, когда данные вносятся вручную, часто их вносят не в ту графу, могут нечаянно удалить другие данные и т.д., а нам это не нужно);
- Чтобы владелец видел все данные по бизнесу, даже не заходя в таблицу (все внесенные отчетные данные автоматически отправляются в чат, созданный для каждого объекта отдельно).
ИТАК
Данные по расходам и работе сотрудников будут вносить прорабы владельца бизнеса, а также сам владелец - они переходят в бота и регистрируются в нем. Чтобы случайные пользователи не попали в бота, мы ставим пароль на него.
Как пользователь вносит отчет:
- ежедневно в 19:00 всем пользователям бота приходит сообщение с предложением внести отчет с тремя вариантами ответа: 1)готов внести данные сейчас; 2)внесу данные позже; 3)данных для отчета нет. Если сообщение было проигнорировано, то через 2 часа снова приходит сообщение с предложением внести данные. Если сообщение было проигнорировано во второй раз, то же сообщение приходит еще раз в 8:00 следующего дня.
- в любой момент можно внести данные, выбрав в меню соответствующую команду
Внесение аванса
Для того, чтобы внести аванс, необходимо зайти в ТГ-чат с ботом, написать слово «аванс» либо выбрать нужную команду через меню - бот попросит выбрать объект и вписать сумму аванса, после чего внесет ее в таблицу.
Добавление объекта
Также в боте представлена возможность вносить новый объект либо перезаписывать законченный объект.
Для этого необходимо ввести в диалог с ботом «Новый объект» либо выбрать соответствующую команду меню.
Бот запросит название нового объекта, подскажет что нужно сделать и обновит необходимые переменные для нового объекта. После этого в перечне объектов появится еще один объект.
На этом обзор бота подошел к концу, спасибо всем кто досмотрел до конца