Автоматизация группы VK по обучению плаванию в Красноярске
Задача, с которой пришел клиент, звучала так 👇
Нужен чат-бот, чтобы собирать данные о клиентах, записывать на занятия по плаванию, давать возможность оплачивать их онлайн, а также напоминать о предстоящих платежах.На тот момент, чтобы записаться на занятия, нужно было либо оставить заявку на сайте, либо позвонить самостоятельно в бассейн администратору, который попутно давал информацию о бассейнах (их аж 5 штук, на минуточку…): об адресах, тренерах, свободном времени, стоимости абонементов, консультировал по вопросам, что брать с собой, какие правила посещения и отвечал на кучу сопутствующих вопросов от родителей. Также админ следит за своевременным поступлением платежей и обзванивает родителей, чтобы напомнить об очередной оплате.
Ужас… только представьте этот объем работы!
Нужно было срочно исправлять ситуацию.
После детального разбора проекта на созвоне с клиентом, получив всю необходимую информацию для работы, я приступила к построению.
Небольшое лирическое отступление.
Работаю я на платформе BotHunter. Перепробовав разные конструкторы чат-ботов, остановилась на этом сервисе из-за его удобства и простоты использования. При этом функционал оправдывает даже самые высокие ожидания и постоянно дополняется по просьбам пользователей.
Техподдержка — самая дружелюбная из тех, что я встречала, отвечает со скоростью света и не менее быстро решает технические неполадки, если таковые случаются.
Сервис подходит для спецов любых уровней. Не надо разбираться в программировании, чтобы использовать конструктор на полную мощь и строить крутые функциональные автоматизированные системы. Но и для тех, кто любит ковыряться в коде, запросах к API и вебхуках, есть возможность строить кастомные вещи без проблем.
Короче говоря, для меня ТХМ — ван лав форева 😍 И вам советую.
Возвращаемся к нашим баранам …ой, то есть к бассейнам.
Когда заказчик говорит, что ему нужен чат-бот, это вовсе не означает, что по итогу это и будет всего один чат-бот :) В этом проекте их получилось целых три.
Соединять все эти функции в одной схеме — плохая идея, так как, во-первых, схема будет сама по себе громоздкая и с ней неудобно будет работать, а во-вторых, лучше всегда разделять общую задачу на отдельные логические части — отдельные чат-боты — каждый из которых выполняет свою определенную функцию. При этом все они работают сообща, как единая автоматизированная система, управлять которой в разы проще и понятнее.
1. Чат-бот для записи на первое бесплатное занятие
Помимо того, что этот бот помогает в автоматическом режиме собирать и передавать данные о записи на первое занятие, в нем пользователи узнают всю необходимую информацию, не отвлекая при этом админа:
- адреса бассейнов (а для тех, кто плохо ориентируется в городе — посмотреть на карте схему проезда);
- стоимость абонементов;
- расписание занятий по каждому бассейну отдельно;
- свободное время, на которое можно записаться;
- что необходимо брать с собой;
- правила посещения бассейна.
Вот так выглядит схема целиком👇
Запускается бот по ключевому слову «Запись», но для таргета мы решили сделать проще: можно написать всего лишь «+», чтобы начать диалог с ботом.
Если есть ref-метки (в таргете они обязательно есть), то они записываются в переменные, по которым можно потом отследить, кто откуда пришел и с какого источника больше (см. скрин 2👆 ).
Повторные регистрации в данном случае не запрещаем, так как люди могут не прийти в первый раз и перезаписаться на другой день, но уведомление о повторной регистрации все же поступает, отслеживаем этот момент.
После бездействия 1 час пользователю приходит напоминание о том, что он не закончил регистрацию и кнопки «Продолжить» и «Уже не актуально» (см. скрин👇), чтобы люди не застревали в боте и, если вдруг передумали, то могли спокойно из него выйти, попав при этом в специальный список. С пользователями из этого списка позже можно повзаимодействовать через рассылки.
Данные о расписании занятий бот берет из гугл-таблицы, изменения в которую при необходимости вносит администратор, следовательно, пользователи всегда получают в боте только актуальную информацию. Стоимость абонементов, ФИО тренеров и их принадлежность к конкретному бассейну хранится в глобальных переменных проекта. Можно поменять информацию в одном месте — в переменных — и она автоматически будет подставляться во всех текстовых блоках.
При прохождении бота значения из глобальных переменных записываются в пользовательские и выводятся в сообщении. (см. скрин👇)
А вот что видит пользователь (см. карусель👇). Прежде, чем записаться, можно узнать адреса бассейнов, расписание в выбранном бассейне и тренера, который ведет занятия, а также стоимость абонементов… и, если всё устраивает, можно записаться на пробное занятие.
Также бот запускается с подписной страницы приложения:
Не очень люблю заморачиваться с подписными, да и конверсии с них ниже, так как это требует лишних действий от пользователя, но все же есть плюсы, которые бесспорны — ссылку на подписную можно вставить в ключевые разделы сообщества (меню, виджеты, ссылки и пр.). Ну а в постах на стене или в рекламе можно говорить, чтобы писали ключевое слово в сообщения группы и давать ссылку (так удобнее и быстрее).
Когда пользователь принимает решение записаться, бот уточняет:
возраст ребенка, его имя и фамилию, умеет ли он плавать, в какой день и время удобно будет подойти на первое занятие и просит оставить номер телефона, по которому администратор свяжется для уточнения информации и подтверждения записи. Все эти данные сохраняются в переменные.
После администратору прилетает заявка со всеми данными пользователя (см. скрин 1👇), а также все они дублируются в гугл-таблицу (см. скрин 2👇)
Ну а пользователю приходит сообщение, что заявка принята. В нем есть кнопки с дополнительной информацией, пока он ожидает звонка, может ознакомиться с ней. (см. скрин👇)
2. Чат-бот для покупки абонемента
Этот дружок получился ещё более внушительным и мощным:
Хотя принцип примерно тот же, что и в боте с записью на первое занятие.
Помимо непосредственно оформления покупки, в этом чат-боте можно также получить дополнительную информацию (для тех, кто делает это впервые) по адресам бассейнов, их расписанию, вариантам абонементов и их стоимости.
Из особенностей — я добавила возможность, помимо стандартных абонементов на 4, 8 и 12 занятий, выбрать любое количество занятий и оплатить их.
В связи с этим добавилась дополнительная проверка (см. скрин 👇), когда бот просит написать необходимое количество, чтобы это была действительно цифра, иначе блок с калькулятором просто выдаст ошибку и пользователь вылетит из бота.
Там, где бот просит указать возраст ребенка, к примеру, такой проверки нет, так как никаких вычислений делать не нужно, зачем нагружать схему? И даже если пользователь напишет туда что-то другое, то это не страшно, все равно админ созванивается с ним и может уточнить информацию.
Запускается так же: и по ключевому слову, и с подписной страницы, ссылка на которую находится в меню группы на видном месте.
Тут можно узнать следующую информацию:
- Актуальное расписание занятий в бассейнах (кнопка Расписание). Будет предложен список бассейнов. (см. скрин👇)
- Если пользователь ещё только думает, какой бассейн выбрать, то, нажав на кнопку «Информация», он сможет узнать адреса всех бассейнов, а также посмотреть на карте расположение каждого из них.
- Актуальную на данный момент стоимость абонементов (кнопка Стоимость) и сразу же перейти к покупке, если уже готов.
- При необходимости можно выбрать не только абонемент со стандартным количеством занятий в месяц (4, 8 или 12 штук), но и оплатить любое удобное для пользователя количество (например 9 или 18), выбрав вариант «По количеству занятий» (см. скрин 👇)
Далее бот запрашивает почту и телефон для формирования ссылки на оплату и после нехитрых вычислений выдает стоимость выбранного количества занятий.
После покупки пользователю приходит сообщение, в котором можно узнать дополнительную полезную информацию: что брать с собой на тренировки, правила посещения бассейна, а также можно выбрать и приобрести дополнительные аксессуары для плавания.
Данные о покупке так же фиксируются в гугл-таблицу, а админу приходит отчет (см. скрин 👇)
На всех блоках с сообщениями стоит настройка, по которой через час бездействия пользователя приходит напоминание с кнопками «Продолжить» и «Уже не актуально», чтобы люди не висели в боте просто так и даже если передумали покупать, могли спокойно выйти из него, попав при этом в специальный список. Как и в случае с записью на первое занятие, с пользователями из этого списка позже можно повзаимодействовать через рассылки.
Все ключевые действия (и бездействия тоже) фиксируются добавлением пользователей в различные списки:
А также проставляются цели, чтобы в разделе аналитики можно было увидеть цифры на каждом этапе движения пользователей. Прелесть в том, что статистику можно смотреть за любой выбранный период.
Вот сейчас я могу увидеть цифры, например, за первые два дня запуска рекламы, просто применив нужный фильтр 👌 Это просто бомба!!
3. Чат-бот для отсчета времени
После оплаты пользователь попадает в другого чат-бота, в котором происходит отсчет времени до следующего платежа.
Тут уже схема не такая большая, как предыдущие, но при этом она не менее функциональная.
С этим этапом задачи возникли небольшие трудности. Ведь отсчет времени действия абонемента начинается не с момента его покупки, а с начала посещения занятий, на которые ребенок может пойти как на следующий день, так и через неделю. В любом случае, бот об этом никак не узнает… А ещё оплаты абонементов принимаются в период с 25 по 10 число следующего месяца (так у них заведено). Но это не мешает людям покупать раньше или позже установленного срока.
Короче, просто поставить таймер «через месяц», чтобы напомнить о следующем платеже, тут уже явно не подойдет, нужно было выдумать другую систему…
По итогу сделала так: кто покупал абонемент со свободным количеством занятий, шли по одной ветке, а те, кто выбирал стандартные абонементы — по другой.
На входе бот разделяет дату покупки на составляющие: день, месяц, год и каждую из них сохраняет в отдельные одноименные переменные, чтобы можно было в таймер поставить произвольную дату, собранную из этих частей. (Все потому, что в ТХ Модераторе, к сожалению, нельзя сравнивать (больше/меньше) целые даты, поэтому и пришлось немного поплясать с бубном).
В первом случае бот сравнивает число покупки с числом 25 и далее пользователь попадает на таймер до наступления этого числа. В назначенное время приходит уведомление, что пора оплачивать абонемент на следующий месяц. (см. скрин 👇)
Для стандартных абонементов — бот проверяет число, если оно меньше 10, значит пользователь оплачивает абонемент за текущий месяц, в конце которого (25-го числа) нужно прислать напоминание. (см. скрин 👇)
Если больше 10 — значит пользователь платит за следующий месяц занятий, и напомнить нужно уже в следующем. В этом случае бот увеличивает переменную «месяц» на 1 и вставляет в таймер вместе с числом 25, попутно проверяя, чтобы она не была больше 12, так как в году всего 12 месяцев.
Таким образом, все пользователи попадают примерно в один период для напоминаний об оплате, несмотря на то, что покупают в разные числа.
Заключение
У проекта появился серьезный помощник, на плечи которого легла вся рутина по записи на занятия, сбору данных и консультированию по часто задаваемым вопросам. Как результат, у администратора перестал дергаться глаз от обилия звонков 😂, освободилось время для других задач, людям не приходится подолгу ждать ответы на свои вопросы, заданные в группе.
В целом увеличилось число диалогов с сообществом (следовательно, и подписная база), пользователи с удовольствием самостоятельно изучают информацию, не отвлекая при этом админов. Ни один вопрос не остается без ответа 24/7.
А тех, кто в итоге не записался на занятия и не купил ничего, можно «взять в оборот» и догревать дополнительными касаниями при помощи рассылок.
В таргетированной рекламе мы предлагаем ознакомиться с адресами и расписанием бассейнов и ведем на сообщения группы (со специальными метками, по которым смотрим статистику, с каких объявлений сколько пришло людей). Кликабельность таких объявлений гораздо выше, чем тех, где мы призываем сразу же записаться на первое бесплатное занятие и ведем на подписную. Так что чат-боты — это ещё и возможность получения лидов по более низкой цене👍
Если вы все ещё принимаете заявки по телефону, то я иду к вам😎