Почему ФНС отменила форматы акта выполненных работ и товарной накладной

ФНС отменила действие форматов приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

Решение налоговой связано с утверждением нового формата УПД (версия 5.03) и принято «в целях исключения избыточного регулирования».

До конца 2025 года компании и ИП могут обмениваться электронными ТОРГ-12 и актами о выполнении работ (оказании услуг), но с 01.01.2026 придется перейти на УПД.

Как заменить ТОРГ-12 и акт выполненных работ

ФНС рекомендует заранее начать переход на применение универсального передаточного документ. Это поможет плавно перейти на новые правила и перестроить свои бизнес-процессы (информация ФНС от 19.08.2025).

Оформляйте УПД в нужном вам варианте:

В УПД для прослеживаемых товаров с апреля 2025 обязательно должны присутствовать новые графы 12–14.

По непрослеживаемым товарам новые графы 12–14 табличной части УПД можно не формировать:

👉Подробно про новый формат УПД

Составляйте универсальный передаточный документ своевременно: правило 5 дней, актуальное для счета-фактуры, не применяется в отношении УПД. По общему правилу товарную накладную надо выписывать в день отгрузки, а счет-фактуру — в течение 5 календарных дней после отгрузки. УПД одновременно является счетом-фактурой и товарной накладной, поэтому должен заполняться по правилам обоих этих документов. Получается, выставлять УПД со статусом «1» нужно в день отгрузки. Иначе ФНС может посчитать сделку фиктивной и откажет вашему контрагенту в вычете НДС по такому документу.

Чтобы оформлять УПД в Saby, достаточно в настройках системы единожды выбрать УПД как первичный документ, который будет выставляться при реализации:

Когда будете оформлять реализацию, программа автоматически сформирует УПД:

Программа предупредит, если найдет ошибки в заполнении. Так вы минимизируете пресловутый человеческий фактор, опечатки и другие неточности.

Направить документы контрагенту можно напрямую из Saby. Причем не важно, какую систему ЭДО использует контрагент: Saby, «Такском» или «Диадок». С помощью роуминга документ будет доставлен контрагенту без лишних трат и дополнительных подключений.

Бумажные накладные и акты: можно ли применять в 2026 году

ФНС отменила только электронные форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ (оказанных услуг). Бумажные формы пока остаются в силе. Их можно будет применять в 2026 году.

Однако многие компании уже и так оформляют УПД. Это упрощает документооборот, снижает нагрузку на бухгалтерию. Причем предпочтение отдают именно электронному формату.

Почему компании выбирают ЭДО от Saby?

• Знают и всегда могут доказать, что контрагент получил нужный документ. Вся отправленная документация уходит контрагенту моментально.
• Подписывать документы можно через мобильное приложение. Это удобно, просто и без дополнительных затрат.
• Бумажные документы могут выцвести, порваться, потеряться. С электронными такое не произойдет — они хранятся на защищенном сервере Saby. При желании можно подключить Saby Connect или Saby Archive, тогда все документы будут сохраняться в локальном каталоге на вашем сервере.

Другие изменения в ЭДО

🔎 С 20 марта 2025 действует формат электронного счета на оплату (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@).

В Saby уже можно работать с электронными счетами по требованиям ФНС:

Опция доступна в Saby Bu, Saby Docs, Saby Retail для магазинов, Saby Presto для ресторанов, Saby Clients для салонов.

🔎 Электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной с 01.09.2026. Подробно об этом рассказали в другой статье.

В Saby можно обмениваться ЭТрН уже сейчас:

🔎 С 1 июля 2025 для сдачи электронного отчета ЕФС-1 в Социальный фонд обязательна машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в системе СФР. В Saby всё готово, чтобы представители могли подписывать по МЧД отчеты, документы, в том числе УПД.