Воинский учёт в компании: инструкция для тех, кто не хочет платить 500 000 руб.

Представьте: вы приняли на работу нового сотрудника, забыли сообщить в военкомат — и через месяц получаете штраф на 400 тысяч. В 2026 году такие истории не редкость. Электронный реестр, круглогодичный призыв и новые требования к работодателям — рассказываем, как организовать воинский учёт в компании.

Почему вдруг все заговорили о воинском учёте

Лет пять назад про воинский учёт в компании мало кто задумывался. Ну, есть какой-то журнал, где-то что-то отмечают — и ладно. Штрафы были копеечные, проверки — раз в пятилетку.

Всё изменилось — государство перевело воинский учёт в цифру. Появился единый электронный реестр, через который военкоматы, работодатели и сами граждане обмениваются данными. ФНС, МВД, Пенсионный фонд и другие ведомства теперь синхронизируют базы — утаить или «забыть» что-то стало почти невозможно.

Одновременно выросли штрафы. Теперь за непредставление сведений в военкомат компанию могут оштрафовать на 350–400 тысяч рублей, а должностное лицо — на 40–50 тысяч. А за неоказание содействия военкоматам при мобилизации — до 500 тысяч.

Военкоматы и прокуратура проводят проверки, а автоматизированные системы находят компании, которые не стоят на учёте или не подают сведения.

В этой статье разбираемся:

• что такое воинский учёт и откуда он взялся;
• что изменилось в 2026 году;
• кто обязан его вести;
• как организовать учёт с нуля;
• какие документы оформлять и куда подавать;
• что будет, если ничего не делать.

Воинский учёт — это база данных для мобилизации

Воинский учёт — это система, которая собирает и хранит информацию о гражданах, которые могут быть призваны на службу в Вооружённые силы. В неё попадают все, кто подлежит призыву или находится в запасе.

Зачем это нужно? Чтобы в случае военной угрозы государство могло быстро понять, сколько у него есть людей, какой у них возраст, здоровье, специальность и где они работают. И, соответственно, кого и куда можно призвать.

Воинский учёт — это кадровая база для армии. И работодатели — важная часть этой системы: именно они сообщают в военкоматы, кто у них работает, кто уволился, у кого изменилось семейное положение или место жительства. Без этих данных военкомат не знает, где искать призывника.

Кто обязан вести воинский учёт

Все юридические лица, у которых есть хотя бы один военнообязанный сотрудник. Неважно, работает человек полный день или по совместительству, в офисе или удалённо. Если он числится в штате — он должен быть на учёте.

Индивидуальные предприниматели от этой обязанности освобождены, даже если у них есть наёмные работники. Но при приёме на работу ИП всё равно должен проверить у сотрудника документы воинского учёта.

Кто подлежит учёту

Воинскому учёту подлежат:

• мужчины в возрасте до 30 лет, которые ещё не проходили службу;
• мужчины, прошедшие службу и уволенные в запас (до предельного возраста — от 50 до 70 лет в зависимости от звания);
• женщины, имеющие военно-учётные специальности: медики, связисты, геодезисты и другие.

Не подлежат учёту:

• женщины без военно-учётных специальностей;
• граждане, признанные не годными к службе по состоянию здоровья (категория Д);
• постоянно проживающие за границей;
• иностранные граждане.

Что изменилось в 2026 году

Изменений много и все они серьёзные.

1. Круглогодичный призыв

Раньше призыв проходил дважды в год — весной и осенью. С 1 января 2026 года призывные мероприятия проводятся круглый год: с января по декабрь. Медицинские освидетельствования, заседания призывных комиссий и другие процедуры теперь могут назначить в любой месяц.

При этом отправка новобранцев к местам службы сохраняет прежние сроки: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря.

Для работодателя это значит, что сотрудника могут вызвать в военкомат не только в привычные призывные периоды, а в любой день года.

2. Единый электронный реестр

С 2026 года все данные о военнообязанных собираются в едином реестре воинского учёта. Туда же попадает информация из ФНС, МВД, Пенсионного фонда и других ведомств.

Работодатели передают сведения через этот реестр в электронном виде. Никаких бумажных писем — только цифра.

3. Электронные повестки

Повестки теперь могут приходить не только на бумаге, но и в электронном виде — через реестр повесток и портал «Госуслуги».

Повестка считается вручённой не с момента, когда человек её получил, а через 7 дней после размещения в реестре. Даже если человек не заходил на «Госуслуги» и не видел повестку — она всё равно считается доставленной.

С момента появления повестки в реестре призывник обязан явиться в военкомат в течение 30 дней. А до этого момента ему запрещён выезд за границу.

4. Новые обязанности работодателей

Сроки подачи сведений в военкомат сократились. Раньше на это было 14 дней, теперь — 5 рабочих дней.

Вот что нужно сообщать в военкомат в течение 5 рабочих дней:

• о приёме на работу военнообязанного сотрудника;
• об увольнении военнообязанного сотрудника;
• об изменении персональных данных: адреса, семейного положения, образования, должности;
• о сотрудниках, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят — об этом нужно сообщить в течение 3 рабочих дней.

5. Увеличение штрафов

Штрафы для работодателей за нарушения воинского учёта стали существенными.

Как организовать воинский учёт в компании с нуля

Если вы только открыли компанию или раньше не вели учёт — вот пошаговый план.

Шаг 1. Встать на учёт в военкомате

Нужно обратиться в военкомат по месту регистрации компании и подать пакет документов:

• заявление о постановке на учёт;
• заверенные копии учредительных документов — устав, учредительный договор;
• карточка учёта организации по форме № 18;
• приказ о ведении воинского учёта и назначении ответственных лиц;
• план работы по ведению воинского учёта на год.

После утверждения документов военкомат выдаёт справку о постановке организации на учёт.

Шаг 2. Назначить ответственных

Количество ответственных зависит от числа военнообязанных сотрудников:

• до 500 человек — один ответственный (может совмещать с основной работой);
• от 500 до 2000 — один ответственный без совмещения;
• от 2000 — два ответственных.

Ответственного нужно назначить приказом, а сам приказ согласовать с военкоматом. Также нужно разработать должностную инструкцию для ответственного.

Шаг 3. Завести карточки на сотрудников

На каждого военнообязанного сотрудника заполняется карточка по форме № 10.

В ней указываются:

• ФИО, дата рождения, адрес;
• данные военного билета или приписного свидетельства;
• воинское звание, категория запаса, военно-учётная специальность;
• семейное положение, образование, место работы.

Карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу. Информацию в них нужно обновлять при каждом изменении данных сотрудника.

Шаг 4. Наладить отчётность

Каждый раз, когда вы принимаете или увольняете военнообязанного сотрудника, нужно в течение 5 рабочих дней сообщить об этом в военкомат. То же самое — при изменении его персональных данных.

С 2026 года все сведения передаются в электронном виде через единый реестр.

Для этого нужно:

• установить специальное программное обеспечение (браузер с поддержкой ГОСТ, КриптоПро);
• получить квалифицированную электронную подпись;
• настроить доступ к личному кабинету на портале реестра.

Шаг 5. Ежегодно проводить сверку

Не реже одного раза в год нужно сверять данные в карточках сотрудников с оригиналами документов, а затем — с военкоматом. Отметки о сверке проставляются в карточках карандашом.

Что будет, если не вести учёт

Ответственность — административная. Штрафы мы уже перечислили выше.

Но есть и другие последствия. При проверке могут:

• потребовать исправить все ошибки в срочном порядке;
• выдать предписание об устранении нарушений;
• в случае грубых нарушений — передать материалы в прокуратуру.

Проверки проводят военкоматы, прокуратура и другие контролирующие органы. Крупные компании (свыше 500 сотрудников) проверяют ежегодно, остальные — не реже раза в три года.

С введением электронного реестра контролирующие органы могут выявлять нарушения дистанционно, без выездной проверки. Не подали сведения — система это видит и штраф приходит автоматически.

Цифровизация сделала систему прозрачной. Электронный реестр, автоматический обмен данными между ведомствами, электронные повестки — всё это означает, что ошибки или пропуски теперь видны сразу. А штрафы, которые выросли до сотен тысяч рублей, делают эти ошибки очень дорогими.

Что важно запомнить

1. Воинский учёт обязаны вести все юридические лица, у которых есть военнообязанные сотрудники.

2. С 2026 года призыв стал круглогодичным, а все сведения передаются через единый электронный реестр.

3. Повестка считается вручённой через 7 дней после размещения в реестре — даже если сотрудник её не видел.

4. За ошибки в учёте — штрафы до 500 тысяч рублей.

5. Проверки стали регулярными, а нарушения выявляются автоматически.

Чтобы организовать воинский учёт с нуля, нужно разобраться в документах, настроить электронный документооборот, обучить ответственных сотрудников. И главное — сделать всё правильно, чтобы не платить штрафы.

В URVISTA мы знаем, что воинский учёт — это не та область, где можно рисковать. Одна ошибка в сроках или документах — и компания теряет сотни тысяч рублей.

Мы помогаем бизнесу организовать воинский учёт:

• разрабатываем полный пакет документов: приказы, карточки, планы, журналы;
• консультируем по настройке электронного документооборота с военкоматом;
• сопровождаем постановку на учёт в военкомате;
• проверяем уже существующий учёт на ошибки и риски;
• обучаем ответственных сотрудников.

Напишите нам. Поможем разобраться с воинским учётом.