Набор волонтёров в команду DFF
Привет! Большое спасибо, что решили ознакомиться с этой статьёй, Ваш интерес уже многое значит для нас!
🌙 Далее Вы сможете узнать: 🌙
1. Общую информацию о том, какие задачи стоят перед волонтёрами нашего ивента
2. Группы волонтеров и их особенности
3. Условия и преимущества работы в нашей команде
4. Как будет происходить приём заявок и собеседование
Перед тем, как продолжить, хотим проинформировать, что для подачи заявки Вам необходимо достичь возраста 18 лет.
Почему мы делаем на этом отдельный акцент?
Дело в том, что до совершеннолетия Вы юридически не несёте полной ответственности за свою жизнь и не можете выполнять некоторые виды деятельности, а волонтёрство - достаточно трудоёмкий процесс, сопоставимый по длительности с полным рабочим днём. Мы считаем, что человек любого возраста может хорошо справиться с поставленной задачей при достаточном желании, но со стороны организаторского состава было бы рискованно брать ответственность на себя, в случае возникновения форс-мажорной ситуации.
Пожалуйста, не воспринимайте это требование близко к сердцу.Спасибо за понимание!
Мы стараемся сделать всё возможное, чтобы волонтёры, работающие с нами, чувствовали себя комфортно и получали положительный опыт от времени, проведённого в наших рядах.
🌙 Общая информация о том, какие задачи стоят перед волонтёрами нашего ивента 🌙
Разумеется, перед каждым из волонтёров стоит более широкий спектр задач в зависимости от выбранной группы, но некоторые параметры остаются неизменны.
Таким образом, в общие обязанности волонтёров всех групп входит
1) Помощь в выгрузке и загрузке необходимого технического оборудования (столы, коробки и т. д.).
Если в силу физических особенностей Вам нельзя поднимать тяжести или выполнять какие-либо другие виды деятельности, убедительно просим заранее сообщить об этом организаторам
2) Проявление активной позиции в вопросе помощи организаторам, участникам и гостям мероприятия.
Речь идёт, в первую очередь, об охотном выполнении Ваших прямых обязанностей и своевременном оказании помощи, если к Вам обратились напрямую. Если человек отчётливо даёт понять, что на данный момент в Вашей помощи не нуждается, то не стоит её навязывать. Пожалуйста, проявляйте уважение к личному пространству окружающих Вас людей.
3) Базовые навыки оказания первой медицинской помощи.
Не волнуйтесь, как правило, ничего серьёзного во время ивентов не происходит, но мы считаем важным давать волонтёрам общее представление о действиях в подобных ситуациях.
По ссылкам ниже можно почитать и посмотреть информацию о первой мед. помощи.
https://youtu.be/OdwtP49xf_o
https://youtu.be/UErYL-shpP
4) Соблюдение обозначенного временного графика.
Для каждого ивента мы разрабатываем новое расписание перерывов для волонтёров в соответствии с программой мероприятия, учитывая их пожелания, поэтому нам очень важно, чтобы Вы внимательно следили за своими рабочими часами и временем перерывов.
Также стоит отдельно сказать, что необходимо приходить на помещение в день проведения мероприятия РОВНО К УКАЗАННОМУ ЗАРАНЕЕ ВРЕМЕНИ. От Вашего ответственного отношения зависит комфортный темп работы всего состава.
5) Волонтеры не могут вставать в зоне Маркета, как продавец, даже если его просят!
Если у кого-то в зоне маркета нет помощника, и ему срочно нужно куда-то отойти, то постоять за его столом и присмотреть за товаром можно.
!Разумеется, если у Вас происходит форс-мажорная ситуация и Вы по какой-то причине задерживаетесь или не можете приехать, то Вам стоит уведомить об этом организаторов!
(по возможности заранее)
🌙 Группы и их особенности 🌙
Наш волонтёрский состав делится на 4 группы, каждая из которых отвечает за конкретный аспект ивента.
Важный комментарий:
Во избежание путаницы сразу обозначим разницу между ГРУППАМИ и ЗОНАМИ.
ГРУППЫ — это разделённые по обязанностям волонтёры. Всего групп 4: синяя, красная, жёлтая и зелёная.
ЗОНЫ — это разделение пространства на территории ивента, выделенное отдельным цветом. За зоны отвечают волонтёры жёлтой группы.
Убедительная просьба! При выборе приоритетной группы ориентируйтесь на свои возможности и сильные стороны. Во время перерывов Вы сможете и поучаствовать в активностях, и пообщаться с художниками, и закупиться, поэтому, пожалуйста, не забывайте, что разделять работу и развлечения на протяжении ивента очень важно, от этого зависят многие ключевые организационные процессы.
👔 СИНЯЯ ГРУППА. 👔
В обязанности синей группы входит контроль входной зоны, своеобразный «ресепшен». В первую очередь, это контакт с посетителями
Спектр задач синей группы:
- Осуществлять проверку билетов на входе
- Снабжать гостей и участников фестиваля необходимыми опознавательными знаками (бейджиками, браслетами).
- Осуществлять продажу билетов на месте
- Выдавать к билетам и дополнительно продавать мерч фестиваля.
- Держать в сохранности коробку с изъятыми красной группой предметами
- Выдавать талоны на въезд\выезд автомобилей (в некоторых случаях)
Если Вы хотите попасть в синюю группу, Вам необходимо сохранять беспристрастность, вежливость и иметь хорошую концентрацию внимания. Преимуществом будет наличие опыта работы с деньгами.
⛔ КРАСНАЯ ГРУППА. ⛔
Красная группа отвечает за безопасность и порядок на ивенте.
Основные задачи красной группы:
- Обеспечение безопасности гостей и участников мероприятия
- Беглый осмотр вещей на наличие запрещённых предметов
- Разрешение ситуаций с агрессивно настроенными посетителями
- Наблюдение за территорией и принятие регламентированных мер в случае нарушения правил мероприятия
Может показаться, что для комфортной работы в красной группе необходимо иметь физические преимущества, но на самом деле, в первую очередь, от Вас требуется умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях, способность быстро реагировать, знание перечня запрещённых предметов(его вам отправил куратор после собеседования) и особенностей работы при осмотре вещей посетителей.
😎 ЖЁЛТАЯ ГРУППА. 😎
Основной фокус внимания желтой группы должен быть сосредоточен на зоне маркета.
В течение дня Вам предстоит:
- Следить за тем, чтобы на Вашей зоне всё было в порядке
− Следить за тем, чтобы участники зоны маркета, за которых Вы отвечаете, ни в чём не нуждались
− Совершать обходы по расписанию (в зависимости от зоны)
− Внимательно следить за беседой Вашей зоны и своевременно отвечать на запросы, которые в ней появляются
Если Вы хотите попасть в жёлтую группу, учитывайте, пожалуйста, что во время ивента Вам предстоит много контактировать с большим количеством людей, это непростая задача. Очень важно, чтобы Вы имели возможность сохранять гибкость и вежливость в общении, были ненавязчивы и внимательны.
✅ ЗЕЛЁНАЯ ГРУППА. ✅
Самая многочисленная группа, ведь у неё очень много задач. Главная задача волонтёра зелёной группы — следить за тем, чтобы посетители и гости фестиваля не терялись, не скучали, ненавязчиво(!) предлагать им активности фестиваля и помощь, помогать им сориентироваться и найти для себя наиболее интересный вариант времяпрепровождения.
Волонтерам этой группы предстоит:
- Помогать с квестом гостям и выдавать квест-листы и подарки
- Смотреть за зоной мастер-классов и помогать мастерам
- Присматривать и обеспечивать необходимым игротеку
- Помогать сцене и косплеерам на ней
- Встречать и провожать косплееров, помогать в гримёрке
- Помогать фотозонам
- Регулировать работу свопстола и мерчрбарахолки(если таковая имеется)
🌙 Принципы распределения по группам 🌙
Естественно, в первую очередь, мы будем учитывать Ваше желание, но время от времени бывают ситуации, когда в какой-то группе больше желающих, чем необходимо, а в другой, наоборот, недобор. Поэтому, если у Вас есть возможность выбрать две приоритетные группы, это будет плюсом! Иногда бывает так, что во время собеседования организаторам может показаться, что у Вас бы хорошо получилось справляться с обязанностями конкретной группы, но если Вам это не подойдёт, разумеется, мы не будем заставлять Вас изменить решение.
🌙 Условия совместной работы 🌙
Итак, чтобы попасть в ряды волонтёров ДФФ, необходимо:
📘📙📕📗1. Иметь высокую коммуникабельность и стрессоустойчивость.
Мы стараемся сделать так, чтобы обстановка на мероприятии и коммуникация между художниками, посетителями и волонтёрами была комфортной и безопасной, но даже при этом условии Вам предстоит очень много контактировать с большим количеством людей. Это непросто.
📘📙📕📗 2. Гибкость и вежливость в общении.
Скорее всего, с этим пунктом всё понятно, но на всякий случай дадим небольшое пояснение.
Вы можете столкнуться с разными вопросам и запросами, некоторые из которых могут показаться странными или звучать не очень корректно, но с нашей стороны очень важно сохранять учтивость и стараться избегать конфликтных ситуаций (или, во всяком случае, минимизировать их).
📘📙📕📗3. Уважение и соблюдение личных границ коллег и остальных участников ивента.
Мы просим бережно относиться друг к другу и не допускать грубого и некорректного поведения. Разумеется, не обязательно сохранять исключительно формальный стиль коммуникации, но если вы хотите, например, как-то неоднозначно пошутить или дать какой-то комментарий относительно работы вашего коллеги, то стоит подумать.
В случае, если происходит недопонимание или конфликтная ситуация, убедительно просим стараться подходить к этому рационально и обдуманно, чтобы исключить неприятный опыт, которого можно избежать. Мы все разные, и это нормально. Для нас важно, чтобы каждый проявлял себя корректно и соблюдал оптимальную дистанцию. Если всё совсем плохо, подойдите, пожалуйста, к куратору для урегулирования конфликта.
📘📙📕📗4. Отсутствие «специального» отношения к приглашенным участникам.
Что имеется в виду?
Совершенно нормально, если, например, у Вас есть любимые художники, блогеры, лекторы, с которыми Вам было бы интересно взаимодействовать и провести время, но важно помнить, что волонтёрство — это, в первую очередь, работа.
В нашем понимании, для Вас, как для волонтёра и, соответственно, работника ивента, не должно быть принципиальной разницы, с кем из приглашенных гостей работать (за исключением каких-то серьёзных личных обстоятельств), потому что они все одинаково важны и нуждаются в Вашей помощи.
🌙 Это основные требования с нашей стороны. 🌙
Пожалуйста, грамотно оцените, комфортно ли Вам работать, соблюдая перечисленные пункты. Нам важно, чтобы Ваше решение было осмысленным. Необходимо отметить, что, соглашаясь с условиями, Вы добровольно берете на себя ответственность за их соблюдение и мы будем ожидать этого от Вас. Если по какой-то причине наши требования кажутся Вам некорректными и Вы с ними не согласны, мы будем благодарны получить обратную связь!
🌙Что получает волонтёр, работающий в нашей команде 🌙
Кайфово проведенное время на ивенте, охапку серотонина и папку локальных мемов, конечно! А если подробней, то…
1. Три перерыва по 30 минут.
Как правило, ивент занимает целый день, а с учётом того, что организаторы и волонтёры начинают работу раньше, освобождаются позже, суммарно время, проведенное на площадке, может достигать 10-12 часов.
Составляя график перерывов, мы стараемся учесть Ваши пожелания. Если Вам нужно отойти в уборную, попить или, к примеру, принять лекарство, естественно, это можно сделать в любой момент, и на времени перерывов это никак не отразится, но стоит предупредить об этом напарника (на каждой позиции будет минимум 2 волонтера).
У нас предусмотрены перекус и напитки для каждого члена команды. в случае каких-либо аллергий или пищевых непереносимостей, просьба написать об этом в форме для подачи заявки на волонтерство. Для нас очень важно, чтобы каждый волонтёр был сыт, бодр и весел!
В течение всего ивента волонтёры могут получать воду в неограниченных количествах.
2. Уважение к потребностям волонтёров и внимание к их персональным особенностям при наличии.
Если у Вас есть какие-то физические и/или ментальные особенности, которые могут повлиять на выполнение работы, пожалуйста, заранее проинформируйте нас об этом. В таком случае мы постараемся организовать для. Вас процесс работы таким образом, чтобы Вы чувствовали себя максимально комфортно.
3. Система поощрений, например, официальные благодарности и мерч фестиваля.
Благодарности могут быть полезны при Вашем желании сотрудничать с другими проектами/ивентами или в Вашей учебной жизни. А еще у нас есть эксклюзивные награды за всевозможные достижения на мероприятии (Вы сможете собирать их прямо как бойскауты)!
4. Веселый и душевный коллектив, способный организовать Вам сэйфспэйс и прийти на помощь в любой ситуации.
Волонтеры для нас не просто люди, которые приходят на один раз, а устоявшийся коллектив, в котором всегда можно с пользой и удовольствием провести время.
Мы подключаем их к организации ивентов, даём возможность попробовать себя в решении разных задач, и, при желании, каждый волонтёр имеет потенциальную возможность войти в состав организаторов!
🌙 Как будет происходить приём заявок и собеседование 🌙
После того, как Вы ознакомились с вводной информацией и поняли, что условия Вас устраивают, Вам необходимо:
1. Прочитать развёрнутую информацию обо всех особенностях каждой из групп.
- Заполнить форму.
3. Созвониться в удобное для Вас время, проговорить ключевые моменты работы и разобрать вопросы, возникшие на каком-либо этапе собеседования (куратор сам выйдет с вами на связь втечение нескольких дней после подачи заявки).
🌙 Что получает волонтёр, работающий в нашей команде 🌙
Кайфово проведенное время на ивенте, охапку серотонина и папку локальных мемов, конечно! А если подробней, то…
- Три перерыва по 30 минут.
Как правило, ивент занимает целый день, а с учётом того, что организаторы и волонтёры начинают работу раньше, освобождаются позже, суммарно время, проведенное на площадке, может достигать 10-12 часов. Разумеется, мы считаем, что у каждого волонтёра должна быть возможность перекусить, отдохнуть, повеселиться на ивенте, из этого следует первый пункт.
Составляя график перерывов, мы стараемся максимально опираться на заранее оставленные Вами пожелания. Если Вам нужно отойти в уборную, попить или, к примеру, принять лекарство, естественно, это можно сделать в любой момент и на времени перерывов это никак не отразится.
- У нас предусмотрены перекус и напитки для каждого члена команды.
Мы стараемся заранее обсудить предпочтения и ограничения в вопросе питания. Для нас очень важно, чтобы каждый волонтёр был сыт, бодр и весел!
Приятным бонусом является то, что в течение всего ивента волонтёры могут получать чай на баре совершенно бесплатно и в неограниченных количествах.
- Уважение к потребностям волонтёров и внимание к их персональным особенностям при наличии.
Если у Вас есть какие-то физические и/или ментальные особенности, которые могут повлиять на выполнение работы, пожалуйста, заранее проинформируйте нас об этом. В таком случае мы сможем организовать для Вас процесс работы таким образом, чтобы Вы чувствовали себя максимально комфортно.
- Система поощрений, например официальные благодарности.
Они могут быть полезны при Вашем желании сотрудничать с другими проектами/ивентами или в Вашей учебной жизни. А еще у нас есть эксклюзивные награды за всевозможные достижения на мероприятии (Вы сможете собирать их прямо как бойскауты)!
- Максимально душевный коллектив, способный организовать Вам сэйфспэйс и прийти на помощь в любой ситуации.
Волонтеры для нас не просто люди, которые приходят на один раз, а устоявшийся коллектив, в котором всегда можно с пользой и удовольствием провести время.
Мы подключаем их к организации ивентов, даём возможность попробовать себя в решении разных задач, и, при желании, каждый волонтёр имеет потенциальную возможность войти в состав организаторов!
Инициативность и желание работать никогда не остаются без внимания. Мы очень ценим то, как члены команды отдаются нашему совместному делу, и очень хотим, чтобы каждый смог почувствовать себя незаменимой частью чего-то большого и важного!
🌙
Как будет происходить приём заявок и собеседование
🌙
После того, как Вы ознакомились с вводной информацией и поняли, что условия Вас устраивают, Вам необходимо:
1. Заполнить форму(вот ссылка на неё) .
2. Созвониться в удобное для Вас время, с куратором, проговорить ключевые моменты работы и разобрать вопросы, возникшие на каком-либо этапе собеседования (куратор сам выйдет с вами на связь).
Большое спасибо, что ознакомились с материалом, до встречи!
