НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА: Описи
Уважаемые подписчики, мы продолжаем серию статей о структуре и особенностях научно-справочного аппарата (НСА) архива. Сегодня мы расскажем, как ориентироваться в фондах и описях при поиске архивных документов.
В РГИА создан аннотированный реестр описей с краткой характеристикой каждой описи: название и номер фонда, номер описи, хронологические рамки, количество дел, наименование структурной части учреждения-фондообразователя, документы которой включены в опись, типы и виды документов и затронутые в них основные вопросы. Для личных фондов реестр также предоставляет характеристику документов.
При работе с описями важно обращать внимание на предисловия к ним и оглавления, раскрывающие логику организации дел описи. Если материалы систематизированы по структурно-хронологическому или географическому принципу, зачастую достаточно изучить только фрагмент описи в части определенного региона или губернии, компетентного по исследуемому вопросу отделения или стола. Такой подход сокращает поле поиска в несколько раз.
Полезные данные также несут машинописные вклейки в начале описи. В частности, они разграничивают действующие номера дел и устаревшие шифры.
Для того чтобы выявить дела по конкретному вопросу и за определенный период времени, необходимо подобрать описи, просмотр которых позволит найти нужную информацию. Например, документы по истории русской промышленности за 1811-1864 годы в фонде Департамента мануфактур и внутренней торговли Министерства финансов (Ф. 13) следует искать среди материалов Мануфактурного отделения этого департамента: описи 2 и 3 данного фонда. Для поиска документов по истории торговли следует обратиться к материалам Отделения внутренней торговли: описи 4 и 5.
В свою очередь, фонд Главного выкупного учреждения (Ф. 577), содержащий уставные грамоты и выкупные акты, структурирован в соответствии с административно-территориальным принципом — документы описаны по принадлежности к той или иной губернии, но в делах фонда отсутствуют личные данные заемщиков.
В настоящее время в НСА архива включены различные типы описей: изданные до революции печатные; рукописные (включая сдаточные описи дореволюционных ведомственных архивов); машинописные, созданные в советский период при переработке фондов и описей.
Сдаточные описи могут иметь недостатки, заложенные на этапе формирования описи, — неинформативные или трудночитаемые заголовки, усложненная систематизация дел. Однако в сдаточных описях встречаются делопроизводственные номера дел, что может быть полезно для исследователя.
Определив необходимые описи, исследователь может приступить к непосредственному поиску информации на уровне дела. При недостаточном отражении содержания дел и других затруднениях при работе с описями рекомендуем обратиться к дополнительному справочному аппарату. Так, печатные описи обычно снабжены именными, географическими и предметно-тематическими указателями, как например описи фондов Государственного Совета.
В некоторых случаях указатели могут быть составлены суммарно ко всем описям фонда или даже к нескольким фондам одновременно. Также существуют указатели к материалам коллекций и к материалам личного происхождения. Выбор типа указателя зависит от специфики материалов фонда. Важно отметить, что указатели составляются только к описям значительного объема.
Указатели упрощают поиск документов по описям. Во-первых, они помогают ускорить процесс и быстрее обнаружить нужную информацию. Во-вторых, указатели могут содержать дополнительную информацию о документах — даты создания, авторы, тематика и т.д. Всё это помогает пользователям лучше понять контекст документа и принять решение о его использовании.
Система организации НСА РГИА отражает исторически сложившуюся структуру фондов архива, воспроизводит исторические связи между документами. Именно это обстоятельство гарантирует надежность и полноту поиска. В РГИА проводятся работы по усовершенствованию описей и созданию указателей для повышения качества НСА.