НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА: ТРАДИЦИОННЫЙ КАТАЛОГ
Научно-справочный аппарат архива сложился на базе описей с указателями (алфавитами) и картотек, созданных в процессе делопроизводства и в архивах дореволюционных министерств и ведомств, высших органов государственной власти, а также общественных организаций и частных учреждений Российской империи XIX – нач. XX вв.
Описи к материалам отдельных учреждений, личных и фамильных фондов создавались в советский период. В частности, описанию подверглись:
- поступившие в архив, преимущественно в виде россыпи, документы из текущего делопроизводства ликвидированных революцией учреждений;
- справочный аппарат пострадавших во время Великой Отечественной войны групп фондов.
Некоторые дореволюционные описи (а также часть описей, созданных в 1930-е – 1950-е гг.), не соответствовавшие актуальным требованиям, были усовершенствованы и в отдельных случаях переработаны, снабжены указателями и предисловиями. Существующие архивные справочники определили принципы создания электронных информационно-поисковых систем: сохранение преемственности, дополнение и развитие традиционного научно-справочного аппарата на качественно новом уровне.
Система каталогов РГИА состоит из систематического (создавался с 1959 г.) каталога и именного каталога. Система включает в себя не введенные в иные каталоги дореволюционные пофондовые (предметные, именные и смешанные) ведомственные картотеки, преимущественно Министерства императорского двора.
Система каталогов РГИА, где в той или иной мере представлены все группы фондов, позволяет оперативно выявлять документы из большого числа фондов. Схема каталога, состоящая из 22 разделов, была опубликована в кратком справочнике по фондам РГИА и на сайте архива.
Удобная система картотек архива позволяет быстро найти информацию о фондах. Разделы традиционного каталога структурированы с учетом тематики и именной части. Каждый раздел каталога содержит множество подразделов, рубрик и подрубрик, облегчающих поиск необходимой информации. Система отсылок в схеме позволяет легко перемещаться между разделами и подразделами. Подразделения каталога упорядочены от частного к общему. Во всех случаях, когда систематизация в подразделах и рубриках идет по административно-территориальному принципу, за основу взято деление, действительное в 1917 г.
По фондам, прошедшим тематическую разработку или охваченным ведомственными картотеками, поиски можно ограничить каталогом. В случае с каталожными карточками на другие фонды необходимо вести поиски и в системе каталогов, и по описям.
Для полноты выявления документов сотрудники архива рекомендуют использовать все элементы научно-справочного аппарата РГИА: описи, систему каталогов и путеводители.