Лучшие секции KRONBARS: организация спортивного мероприятия
Секция бальных танцев стала победителем ежегодного клубного конкурса «Лучшая секция KRONBARS» в номинации «Лучшая организация спортивного мероприятия» сезона 2022/23.
Мы пообщались с менеджером секции Таней Мигулаевой и узнали подробнее, как создать яркое и запоминающееся мероприятие, рассказать о нём людям, привлечь партнёров и обойти возникающие препятствия.
Команда
К секции бальных танцев Таня относится, как к большой семье, в которой каждый участник привносит свой вклад в общее дело. Ответственность за принятие решений лежит на организационном составе, на помощь которому постоянно приходят все члены секции — около 100 человек, поэтому всем находится дело.
«Многие ребята помогают в организации турнира, начиная от расстановки стульев на площадке и заканчивая работой в счётной комиссии», — рассказывает Таня о команде.
Мероприятие победитель
Дорогу к признанию ребята из секции бальных танцев протаптывают уже давно. Покорять сердца участников команда начала с организации небольших мастер-классов по бальным танцам. Сейчас их проведение в каждом семестре стало уже традицией, а последний мастер-класс собрал уже более 100 участников.
«Несомненно, само понимание процесса организации, отработанное на простых мастер-классах, помогло устроить намного более крупный и сложный турнир», — отмечает Таня.
Ключевым мероприятием секции является Открытый Кубок ИТМО по бальным танцам. Команда секции проводит его уже второй год подряд, и в этом сезоне кубок впечатлил жюри конкурса высоким уровнем организации и освещения.
Открытый Кубок ИТМО проходит в ранге межвузовского соревнования для всех категорий танцоров — от студентов, только-только начинающих танцевать, и до опытных спортсменов.
«Прежде в Санкт-Петербурге студентам был доступен только один крупный турнир по танцевальному спорту в году – Кубок вузов. Одного его для танцоров было мало, поэтому мы организовали Кубок ИТМО», — рассказывает Таня об идее создания турнира.
В этом году в кубке приняли участие более 200 танцоров из более чем 10 вузов. Зрителей пришло и того больше — команде мероприятия удалось собрать около 300 поклонников танцев.
Подготовка события
Подготовка мероприятия подобного уровня является очень нелёгкой задачей, к выполнению которой организационный состав подходит систематически. Готовиться к проведению Кубка ИТМО секция начинает примерно за полгода — начальными этапами являются доработка программ для подсчёта оценок, разработка дизайна мероприятия и обсуждение с руководством спортклуба по выбору площадки.
Ближе к началу, когда до Кубка остаётся около месяца, организаторы публикуют даты турнира и объявляют регистрацию. В течение всего месяца проводится плотная работа с участниками, включающая в себя ответы на вопросы и публикацию записей в группе мероприятия. Готовить саму площадку команда начинает за день до мероприятия.
Много работы остаётся и после проведения турнира: публикуются протоколы, размещаются фотографии и форма обратной связи для участников. Таня отмечает, что команда с особым трепетом относится не только к фидбеку от участников, но и к рефлексии от организаторов турнира. В отдельный документ сохраняются мысли на тему «Что можно улучшить?», которыми команда руководствуется при подготовке следующего турнира.
«После соревнований самый сложный этап – вернуть спортзалы в первоначальный вид к началу учебных пар :)».
«Обратка» от участников приходит тёплая. Помимо поддержки самой идеи проведения турнира, также положительное оценивают и его площадку. Паркет в большом зале на Ломоносова называют идеальным для бальных танцев. И это действительно так!
Продвижение мероприятия
Для продвижения мероприятия и создания единой точки коммуникации команда организаторов создала отдельную группу мероприятия ВКонтакте. Изначально основным каналом продвижения были личные сообщения тренерам и студенческим объединениям из других вузов.
«В первый год проведения турнира я взяла список самых крупных университетов Санкт-Петербурга, нашла почты их студсоветов и написала им. Многие откликнулись и передали информацию своим танцорам. В этом году, видимо, сработало уже сарафанное радио, поскольку такой работы не велось, а участников стало почти в два раза больше».
Судя по тому, как стремительно возросла популярность Кубка ИТМО, мероприятие оказалось действительно востребованным, а уровень его проведения отработал, как самая лучшая реклама. Эффект налицо — в этом году в турнире приняли участие не только студенты университетов, но и индивидуальные спортсмены из профессиональных клубов.
Работа с партнёрами
В первую очередь команда турнира отмечает помощь судей, без которых провести Кубок ИТМО было бы просто невозможно. В судейской коллегии трудятся тренеры других университетов, действующие танцоры и профессиональные судьи. Все участники оказали прямое содействие и поддержку идее проведения открытого турнира для студентов.
Помимо судейской коллегии, секцию поддерживают магазины танцевальной одежды и обуви Dance Line и Primabella. Магазины активно участвуют в поощрении танцоров, предоставляя секции подарочные сертификаты. Не обошлось и без коллабов с другими секциями — секция чирлидинга нашего университета уже второй год помогает украсить турнир своими выступлениями.
Сложности и уроки на будущее
Ни одно мероприятие не проходит без недочётов. В особенности, когда дело касается турнира такого масштаба. Важно не только радоваться успехам, но и грамотно оценивать возникшие сложности, чтобы не допускать ошибок при проведении следующих турниров.
«Наверное, самая большая ошибка – неумение качественно делегировать задачи. В первую очередь, конечно, необходимо распределять их среди исполнителей, а не делать всё в одиночку. А во вторую – мало просто сказать человеку, что он должен сделать. Для качественной командной работы нужен организованный прозрачный процесс, понятный всем участникам».
Таня отмечает, что построение прозрачного процесса организации командной работы даётся ничуть не легче, чем непосредственное проведение мероприятия. Если это удастся сделать к следующему турниру, результат будет ещё более впечатляющим.
На следующий сезон в планах у команды, в первую очередь, держать планку на заданном высоком уровне проведения мероприятия, а также сделать Кубок ИТМО ещё более масштабным. Что ещё интересного будет происходить в секции, команда обязательно расскажет в группе.
Главный совет от Тани для тех, кто только собирается провести своё мероприятие: уважать ваших участников и помнить, что всё, в первую очередь, делается для них.
ССК «Кронверкские барсы»