Цифровая трансформация для каждого

Подробности о внедрении Единой автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью мосметро рассказала Елена Полянская.

О системе

Если коротко, ЕАСУ ФХД – это система, которая позволяет эффективно управлять предприятием: автоматизировать бизнес-процессы, контролировать ключевые показатели деятельности, организовывать взаимодействие подразделений, а также оценивать эффективность предприятия, отдельных подразделений и персонала. Она будет реализована с применением российского программного решения «1С» на базе стратегии ERP (англ. enterprise resource planning – планирование ресурсов предприятия).

Мы рассчитываем, что ЕАСУ ФХД так или иначе будут пользоваться все сотрудники метрополитена. Каждый получит доступ к личному кабинету, где сможет увидеть расчётный листок с заработной платой, проверить накопленные дни отпуска, получить необходимые справки с места работы, отметить своё отсутствие на рабочем месте, ознакомиться с графиком и многое другое.

Часть сотрудников с помощью системы будет выполнять свои повседневные рабочие обязанности. Основные плюсы внутренней автоматизации для персонала: доступ к верифицированной информации и единым справочникам, увеличение скорости получения и обработки информации, переход от бумаги к цифровой обработке для отдельных процессов.

Предпосылки

Длительное время в метрополитене проводилась «лоскутная» автоматизация. По выявленной потребности депо и другие подразделения прирастали разными программными продуктами и учётными системами. В 2021 году на предприятии провели централизацию финансово-экономической, бухгалтерской, юридической, кадровой и снабженческой функций. Стало понятно, что система управления финансово-хозяйственной деятельностью нуждается в полноценной трансформации и в соответствующем масштабу предприятия передовом российском решении.

Так, в конце 2022 года метрополитен заключил контракт и приступил к созданию Единой автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, которая охватывает 47 структурных подразделений и более 65 тысяч сотрудников, в том числе предусматривает более 6 тысяч одновременно работающих пользователей. Определённые процессы «1С» с Московским метрополитеном будет реализовывать впервые.

Внутренний девиз проекта: «Пересадка сотрудников метрополитена с едущего номерного поезда на „Москва-2024“ без снижения скорости».

Этапы трансформации

Реализация проекта состоит из трёх этапов: обследование, создание и внедрение, модернизация. Нам важно с самого начала выстроить правильную архитектуру единой системы, заложить возможности для развития, предусмотреть последующее подключение новых программных продуктов.

На этапе обследования в 2023 году мы изучили, проанализировали и описали более 2 тысяч бизнес-процессов, процедур, отчётных и печатных форм и столкнулись с недостаточно структурированными для автоматизации процессами – где-то описание было устаревшим, где-то отсутствовало. Возникла необходимость предварительно оптимизировать все имеющиеся на данный момент учётные системы и выстроить эффективные сквозные процессы. В рамках проекта ЕАСУ ФХД будет реализовано взаимодействие не только с внутренними информационными системами метрополитена (а их более 20), но и внешними – федеральными и городскими.

На втором этапе в 2024 году запланированы разработка системы и тестовый запуск на определённых подразделениях предприятия. Это позволит впоследствии масштабировать разработанные алгоритмы на весь метрополитен. 2025-й станет годом промышленной эксплуатации и модернизации системы во всех подразделениях. После полного перехода в ЕАСУ ФХД постепенно будет производиться отключение старых учётных систем.

До 2025 года будут разработаны и внедрены четыре подсистемы:

АИС Бюджет
Планирование, прогнозирование, бюджетирование ФХД

АИС БУНУ
Бухгалтерский и налоговый учёт

АИС ЗУП
Расчёт заработной платы и управление персоналом

АИС УМТР
Управление материально-техническими ресурсами

То, что закладывается в ЕАСУ ФХД сейчас, позволит в перспективе ближайших лет запустить дополнительные бизнес-инструменты, которые оптимизируют нашу работу и сделают многие процессы для сотрудников проще и удобнее. Это дополнительная аналитика на уровне BI (business intelligence – высокотехнологичные инструменты анализа данных), монитор руководителя (отчётность, кастомизированная под руководителей разного уровня), новые подсистемы.

Участники проекта в метрополитене

Проектный офис сформирован на базе Комплекса автоматизированных систем управления ФХД и Центра развития финансово-экономических систем. В проекте также принимают участие более 400 сотрудников из разных подразделений. Это финансово-экономический блок, Дирекция информационно-технологических систем и систем связи, кадровый блок, Комплекс логистики и складского хозяйства.

Для полноценного функционирования системы как единого механизма нужно реализовать автоматизацию одного из самых масштабных блоков предприятия – производственного. Обследование блока ТОиР (Управление техническим обслуживанием и ремонтами) начнётся в 2024 году с привлечением всех производственных подразделений метрополитена.

Изменения в работе

Сотрудникам, участвующим в тестовом запуске ЕАСУ ФХД, придётся работать в увеличенном объёме – нужно будет контролировать исторические данные, перенесённые из старых систем, а всю текущую информацию дублировать в новой. Мы будем использовать все возможные инструменты для обучения пользователей – очные занятия, текстовые инструкции, вебинары, видеоуроки. Прохождение итогового тестирования и проверки закреплённых знаний будет являться пропуском для работы в системе.

Эффекты от реализации

Единая система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия на базе полностью российского решения должна соответствовать современному запросу на уровень технической оснащённости с перспективой развития на 5–10 лет и стать единым источником информации для пользователей. То есть предусматривать возможность оперативного реагирования на потребность метрополитена в оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, увеличивать эффективность и производительность, снижать объёмы ручного труда по обработке информации.

Несмотря на сложность и беспрецедентность этого проекта, мы знаем точно, что обязаны соответствовать статусу лидера и высокотехнологичного предприятия не только для пассажиров нашего прекрасного метро, но и для его сотрудников.