ГОРИ И ЗАЖИГАЙ — ИСКУССТВО НЕ СОЙТИ С УМА, ОРГАНИЗУЯ МЕРОПРИЯТИЕ

Oi, mates!

Лучи добра разлетелись по округе и постепенно сменились ядом и желчью, так уютно разливающихся по округе. Идиллия вернулась в мир, а мы поднимаем новую тему, в которой мы пробежимся по тому, как стоит организовывать мероприятия и как сразу выделить из толпы евангелистов, которые попросту толкают речи не имея за собой ничего.

Поехали.

Побывав на лекции небезызвестного kek-opinion’а, о котором, естественно, ваш покорный слышит впервые, о том, как организовывать мероприятия ролевой и смежной тематики, я чуть-таки не подавился мацой и не захлебнулся айриш-кофе. Самое смешное, в зале сидели люди, жадно впитывающие концентрат кек-опинионства и записывающих мудрость в блокнотик, аки некто Z обидки. Справедливости ради, хотелось немного повоевать и броситься на амбразуру, дабы шит-штормом не забрызгало неофитов, однако я просто встал и сделал тактическое отступление для перегруппировки пятой точки.

Так я и не смог повоевать, чему очень расстроился, потому как пациент явно по зубам. Как известно, после драки кулаками не машут, поэтому вот вам статейка.

Прежде чем начать, хочу предупредить — статья длинная. В ней мероприятие разобрано очень поверхностно. На деле все сложнее. Старался писать без заумных словечек и занудных фактов, поэтому кому-то она может показаться легкомысленной — это не так.

Здесь — смесь опыта, знаний и парочки лайф-хаков от гуру ивент-менеджмента мастеров Бу и Шу. И, как и всегда, истина где-то посередине. Здесь инструменты и мнение. У каждого они свои.

Итак, ты реально зарядился идеей организовать мероприятие. В голове сразу возникают различные -коны, -фесты, -кэмпы. Цунами популярности падает вам на голову. Деньги реками стекаются к тебе, а сам Джордж Мартин жмет тебе руку. Поэтому, начнем с горькой пилюли и охладим пыл тремя столпами любого ивент-менеджмента:

1. Сними розовые очки. Это больно. И это нужно сделать. С высокой долей вероятности, ты не станешь популярным — только твое мероприятие. А если и станешь, то скорее всего многие будут поносить тебя на чем свет стоит. Деньги у тебя если и появятся, то сразу уйдут на организацию следующего мероприятия, пересадку волос и психотерапевта. Особенно, если ты вовремя не снимешь розовые очки. Лишь спустя много лет с приличным портфелем удачных мероприятий тебя будут знать и ты, наконец-то, почувствуешь шуршание бумажек в руках. Нет, я не пессимист. Как правило бешеный успех и популярность со старта — это исключение, нежели правило.
2. Готовься много учиться и говорить с неприятными, порой, людьми. Это бич, но я должен тебя к этому подготовить. Очень грустно смотреть, когда хороший человек ломается и становится агрессивным психом. А все потому, что он был не готов. Если ты считаешь, что уже все знаешь — прекрати организовывать мероприятия, пока все не зашло слишком далеко.
3. Организатор мероприятия — не массовик затейник. Он не прыгает по сцене и не проводит веселые конкурсы. Во всяком случае, если это не фокус самого мероприятия. Организатор — шахматист, зануда и педант. Хороший организатор, естественно… Чтобы сделать хорошее мероприятие тебе придется много считать, думать наперед и бубнить.

И, наконец, последнее напутствие, прежде чем мы нырнем в омут с головой.

Ты никогда не сможешь все предугадать, просчитать, спланировать и успеть. Поэтому вырабатывай и тереби своего внутреннего кризис-менеджера.

Ты еще здесь? Что ж, тогда давай начнем делать мероприятие.

Бытует много споров с чего нужно начинать. Кто-то кричит, что с площадки, кто-то — с концепции, кто-то — с команды. Все по-своему правы. Но есть нюанс.

Мероприятия очень тесно перекликаются с философией. Для начала представим мероприятие в виде черепахи, на которой стоит три слона, которые спинами придерживают плоскую землю.

Черепаха — это столп, на котором зиждется любая клевая идея. Это структура, полная цифр, четких инструкций и инструментов. Слоны — те, кто эту идею воплощают. Ну, а земля — это и есть та самая идея. А все вместе это мероприятие.

Как видно из этой метафоричной схемы, нет четкого ответа с чего нужно начинать. Если начать без структуры, все полетит к чертям, слоны упадут, а идея сломается. Начнешь без слонов — идея будет скатываться и ломаться под собственным весом. Ну, а без идеи слоны на черепахе выглядят тупо. Подумайте над этим, прежде чем рванете вниз с обрыва.

С чего же начать?

С веры.

Любое мероприятие должно приносить удовольствие. Также как и любовь, объятия и общение. Люби свой продукт и верь в то, что ты делаешь. Пусть все поймут, что ты от этого тащишься.

— Мастера Бу и Шу

С веры в свое дело и любви к проекту начинается любое движение. Помни это, самурай и вставай на путь.

Как только ты зарядился верой и желанием что-то по-настоящему сделать, время готовить коктейль «ЧГК». А именно, начинаем разработку мероприятия.

1. Формируем идею. Что это будет за мероприятие? Чем оно отличается от подобных затей? Есть ли те, кто уже организуют подобные мероприятия? Для кого оно — кто релевантная ЦА (то есть те, кто 100% должен быть), кто косвенная ЦА, кто опосредованная ЦА (то есть те, кому может внезапно это мероприятие понравиться)? Коммерческое ли это мероприятие или некоммерческое? Цели и задачи мероприятия?
2. Собираем ресурсы (и плачем). Не обязательно знать как писать огромные и пространные бизнес-планы, но план у тебя должен быть. А также ресурсы — и те, что уже есть, и те, которые нужны, и даже те, которых вам не найти вовсе. Чудеса случаются. Под ресурсами понимаются не только материальные блага, но и такие нематериальные блага, как: специалисты, ответственные волонтеры, здоровье, время и терпение. Кто-то сейчас покрутит пальцем у виска, но поговорим с ними после их первого мероприятия.
3. Страшное слово — дед-лайн. Решаем, когда это мероприятие пройдет. На этом этапе обязательно заруби себе на носу — если нет четких сроков даже в ерундовых мелочах, мероприятие рискует не состояться никогда. Ко всему ставим даты и время. Это хорошая привычка, которую необходимо выработать прямо с самого начала.

Помни:

Идеальное мероприятие — не отменяемое мероприятие.

— Мастера Бу и Шу

После того, как коктейль готов, тщательно его смешиваем в красивый облако-документ — а если ты хочешь быть максимально мобильным и не страдать от несварения от забытого гаджета, тебе придется взять привычку пользоваться облаком — и выпиваем. И зрим, зрим в корень. Пока не поймем, что готовы к следующему шагу.

Ну, или не вырвет очередной офигительной идеей.

Я знаю, ты меня уже ненавидишь. Две страницы назад хотелось забить на эту идею и тут на тебе, все еще подготовка. Но если ты уже сдался, значит тебе не хватило бы сил и терпения вытащить мероприятие вовсе.

Подготовка мероприятия не менее сложный этап, чем его реализация. Чтобы все шло как по маслу, нужно овладеть следующими странными навыками:

1. Экспансивная дружба.
   
   Иди и дружи. Хочешь побеждать — дружи. Выигрывают конкурсы и тендеры до того, как они начинаются или если тебя знают.
   
   Это не значит, что ты должен стать лицемером, никак нет. Это значит, что тебе нужно научиться общаться с любым человеком, будь он бизнесмен или «пацанчик с раёна». В противном случае ты можешь невзначай перепутать одного с другим и очень сильно наколоться. К тому же, в организации пригодится любая помощь. Также, это может помочь найти площадку, мерч и прочие радости жизни.
2. Абсолютная педантичность на грани с занудством.
   Организаторы мероприятий не ждут, когда что-то случится — они напоминают 3-4 раза. Если есть возможность, организаторы мероприятий приезжают за 2-3 часа до мероприятия: однажды меня лично такой подход спас, ибо мы забыли микшер для микрофона и успели съездить за ним. Организаторы четко следуют расписанию, предугадывая все возможные задержки. Это дао, которого необходимо достичь.
3. Иррациональное поведение и импровизация.
   Дьявол в противоречии: когда все идет гладко — это скучное мероприятие. Умей удивлять даже самого себя. Оставляй небольшие белые дыры и не пытайся контролировать все. И будь готов — тебе придется импровизировать.

Суммируем. Все то, о чем мы говорили раньше — это личные качества. К этому моменту у нас есть:

= Вера и желание — дух мероприятия;
= Документ с целями, сроками и исходными данными — его образ, кости и кожа;
= Навыки ивент-менеджера — по сути мозг.

Проверив наличие всех трех пунктов, готовность и ремни безопасности, сделай очень важное действие:

Донеси все это до своей команды. Если в результате, картинка мероприятия не сходится хотя бы с одним человеком, оно рискует пойти прахом. Убедись и сделай на этом упор.

Отлично! Ныряем в пропасть.

Как ты уже понял, мероприятие — сложный механизм. И вот семь систем, без которых оно может умереть:

= Команда. Не для всех мероприятий она нужна, но, как правило, для хорошего мероприятия тебе пригодился бы помощник. Это руки организма. Увы, не получится детализировать и дать четкие рекомендации как же набрать команду своей мечты. Все сугубо индивидуально.

Важно! Не работай с теми, кто тебя обманывает. Даже если это мелочи!

Собрав команду, распределяем в ней четкие роли. Одни отлаживают механику проведения, вторые помогают с помещением, третьи уже начинают связываться коммьюнити, писать анонсы, посты и заинтересовывать кек-опинион.

= Сердце и сосуды: инструкции, требования и задачи. Детализируем требования, пишем инструкции, ставим задачи. Kill, Feed, Repeat. Как часы. Без бумажного документа хотя бы на три строчки тебя потом могут смело послать. И будут правы.

= Тело: ищем помещение, ресурсы, нематериальные ценности. Думаю, объяснять не стоит. Даже если ты делаешь мероприятие онлайн.

= Нервная система: обрабатываем полученную информацию и анализируем ее. Считаем расходы, высчитываем ценник мероприятия, количество посетителей возможное/желаемое, закладываем непредвиденные расходы, понимаем слабые места (отсутствие специалистов, денег, ресурса, инструмента). Разрабатываем планы по проработке проблем и рациональному использованию имеющихся ресурсов;

= Иммунная система: согласуем шаги с инвестором (если он есть), согласуем и закрепляем договором площадку, команду, сроки. В идеале, формируем четкое ТЗ по помещению и по элементам мероприятия. Это спасет тебя в случае непредвиденного катаклизма — бумажки решают, отвечаю;

= Пищеварительная система: связываемся с партнерами — экспансивная дружба принесет их тебе. Партнеры — это мифическое доброе существо, которое необходимо каждому;

= Выделительная система: прорабатываем рекламную компанию.

Как правило, мне не верят, что без всех этих вещей не сделать хорошего мероприятия с первого раза. Но суровая реальность возвращает с небес на землю. И порой очень больно. Я сам когда-то не верил. Пока не пошел учиться к Бу и Шу. И прежде, чем мы приступим к следующему акту, отдохнем и прочтем несколько мудростей от этих гуру:

Есть три типа организаторов, подобно трём стихиям, где обитают они: драконы, лошади и рыбы.

Драконы — летают высоко, мудры и способны справляться со сложными задачами, но авторитарны и не слушают никого. С посредственными задачами справляются плохо.

Лошади — работоспособны, доступны, но не могут в сложные проекты.

Рыбы — черт их пойми, кто они и зачем, откуда и что могут, дороги, но берут тем, что дают себя съесть. Это значит, что они со слушателем на короткой ноге и к ним очень быстро привыкают.

Постулат ли это? Нет. Ты можешь развиваться так, как тебе хочется и искать новые пути.

***

Хорошая идея подобно вирусу. Если ты рассказал человеку, не работавшему над идеей о ней и он сказал "Отличная идея!" — идея посредственная. Если он сказал "Отличная идея, но я бы добавил..." - значит идея значимая.

***

Умей сказать "Я сделаю". Этого не хватает на мозговых штурмах, этого не хватает в жизни. Не жди указаний — реализуй идеи.

***

Теория "Разбитых окон" работает во всех сферах жизни. Помни это.

***

Ключевой навык организатора — вовремя принимать решения. Пусть иногда и ошибочные.

***

Нет никаких разумных причин сказать: "Это не работает потому, что…"

***

Для прекрасного мероприятия важно не провести все на высоте, а приятно удивить и восхитить человека. Нужно, чтобы он прожил новый опыт, а не получил красивую цацку.

Итак, дальше пойдут лишь небольшие рекомендации по тому, как вести себя во время мероприятия.

Я видел очень много разных организаторов за свои невеликие годы. Видел взлеты и падения. Когда мероприятие началось, готовься к худшему каждую секунду. И наслаждайся этим.

1. Будь на месте заранее. В идеале, за день, но минимум за 3 часа. Бывали случаи, когда мы просили остаться ночевать на площадке. Несколько раз мы нарушали это правило, приезжая к самому открытию и попадали впросак. Время — твоя подушка безопасности.
2. Не паникуй и никогда не показывай это никому. Даже если тебе чертовски страшно. От твоих истерик и страха не будет легче никому. Будь спокоен, а сгореть ты можешь уже после. Сколько угодно.
3. Будь трезв и бодр. Силы и здравый рассудок — ключевые параметры организатора.
4. Чистота. Мусор, даже его малое количество — это плохо. Это создает хаос. Это создает негативный настрой. Никто не любит свинарник.
5. Будь глазами и ушами. Вмешивайся незаметно. Если что-то идет не так, будь спокоен и улыбайся — все идет по плану.
6. Не груби и не хами. Даже если по отношению к тебе проявляют агрессию. Стойкость и мягкость вкупе с абсолютной непроницаемостью позволяют сломить даже самого неадекватного человека. Никто не расценит это как слабость.
7. Соблюдай атмосферу и парадигму мероприятия. Тогда все будет идти своим чередом. Так, как тебе это нужно.

Пожалуй, это ключевые вещи, которые помогут тебе не сойти с ума.

Последнее, что я могу сказать о любом мероприятии — это то, что ты никогда не узнаешь, что думает человек о твоем мероприятии, пока оно не закончится.

Просто постоянно держи руку на пульсе.

Мероприятие прошло. Казалось, можно уже выдохнуть и расслабиться. Вот тут-то организаторы допускают роковую ошибку. Буду краток — это не руководство к действию, а скорее совет и призыв. Решай сам свое будущее.

1. Собирай мнения и фидбек. Даже если он негативный.
2. Не оправдывайся. Отвечай всем на вопросы и обсуждай с людьми негативный опыт. На этом этапе у тебя еще есть возможность оставить о себе впечатление, как о профессионале, который просто ошибся, но готов работать над собой. Это воспримут как шаг навстречу. И, поверь, люди будут готовы идти к тебе.
3. Анализируй и выделяй ошибки — это поможет тебе развиваться.
4. Еще раз. Работай с аудиторией. Направляй ее к себе, делись ей со своими партнерами. Делай мини-мероприятия развлекательного характера. Общайся. Это ключ к любому успешному мероприятию.
5. Публично дай отчет о своих действиях, но не перегибай.

Что ж, надеюсь, что когда-нибудь ты чиркнешь старине Джонни весточку о своем мероприятии и пригласишь его на чашечку чая. Расскажешь, как у тебя не получилось и пару раз заречешься когда-либо делать что-либо. Это нормально, мысленно хлопаю тебя по плечу.

Но если ты действительно захочешь, то даже не имея ничего, ты сможешь все. Я верю в это.

С теплыми пожеланиями и веру в локальные ламповые мероприятия,

Джонни и тред «Ничего Личного».