Электронные медкнижки: обязательный переход перенесен на 2027 год

Минздрав России продлил переходный период для использования личных медицинских книжек на бумажном носителе. Организации смогут выдавать и вести ранее оформленные бумажные медкнижки до 1 сентября 2027 года, а в электронную форму документа добавят сведения о поле и гражданстве владельца.

Что изменилось

Изменения внесены приказом Минздрава России от 29 июля 2026 года № 705н в приказ ведомства от 18 февраля 2022 года № 90н. Документ зарегистрирован в Минюсте 10 августа 2026 года под № 87789.

Первоначально предполагалось, что с 1 сентября 2026 года бумажные личные медицинские книжки окончательно выйдут из обращения. Однако новый приказ продлевает срок переходного периода еще на один год.

До 1 сентября 2027 года допускаются:

• выдача и ведение личных медицинских книжек на бумажных бланках установленной формы;
• использование ранее выданных бумажных медкнижек;
• оформление результатов обязательных медицинских осмотров в бумажном документе при соблюдении установленного порядка.

Таким образом, работодателям и работникам не требуется в срочном порядке заменять действующие бумажные документы на электронные. При этом электронная личная медицинская книжка продолжает использоваться наравне с бумажной в предусмотренных законодательством случаях.

Какие сведения появятся в медкнижке

Приказ № 705н расширяет состав персональных данных владельца личной медицинской книжки. В электронную форму добавлены два новых поля:

• «пол»;
• «гражданство».

Эти сведения должны указываться при оформлении документа. По информации из пояснительных материалов, включение новых данных связано в том числе с необходимостью учета иностранных граждан и передачей сведений в государственные информационные системы.

Нововведение имеет практическое значение для работодателей, медицинских организаций и операторов, которые оформляют или сопровождают личные медицинские книжки. При внесении данных необходимо обеспечить их соответствие документам, удостоверяющим личность работника.

Особое внимание следует уделить гражданству иностранных работников. Ошибки в написании персональных данных, расхождения в транслитерации или некорректное указание документа могут привести к необходимости уточнения сведений в информационных системах.

Кого касается требование

Личная медицинская книжка необходима работникам отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с риском распространения инфекционных и неинфекционных заболеваний. В частности, документ используется в сферах, связанных с:

• производством, хранением и реализацией пищевой продукции;
• воспитанием и обучением детей;
• коммунальным и бытовым обслуживанием населения;
• иными видами деятельности, при которых требуется подтверждать прохождение обязательных медицинских осмотров.

Правовым основанием для проведения предварительных и периодических медосмотров работников отдельных категорий является статья 34 Федерального закона от 30 марта 1999 года № 52-ФЗ. Личная медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе или в электронной форме, подтверждает своевременное прохождение таких осмотров.

Для аптечных организаций значение нормы зависит от конкретных должностных обязанностей работников и применяемых санитарно-эпидемиологических требований. Поэтому сам факт работы в аптеке не следует автоматически рассматривать как достаточное основание для одинакового порядка оформления медкнижек для всего персонала. Работодателю необходимо оценивать требования к конкретным должностям и условиям труда.

Что это означает для аптек

Для фармацевтических организаций перенос срока перехода снижает административную нагрузку. Работодателям не нужно одномоментно переводить всех работников на электронные документы к 1 сентября 2026 года и организовывать замену действующих бумажных книжек только из-за приближения этой даты.

Вместе с тем продление переходного периода не отменяет обязанности:

• направлять работников на обязательные предварительные и периодические медосмотры;
• контролировать сроки прохождения обследований;
• обеспечивать правильное заполнение личных медицинских книжек;
• хранить и учитывать документы в установленном порядке;
• не допускать к работе сотрудников, не прошедших обязательные медицинские мероприятия.

Электронный формат не заменяет сам медицинский осмотр. Он меняет способ учета и подтверждения результатов, но не отменяет требований к состоянию здоровья работников и санитарной безопасности.

Рекомендации работодателям

Аптечным организациям и другим работодателям, использующим личные медицинские книжки, целесообразно провести следующие действия.

1. Проверить действующие документы

Нужно убедиться, что бумажные медкнижки оформлены на бланках установленной формы, содержат необходимые записи и не имеют пропусков в сведениях о медицинских осмотрах.

2. Пересмотреть внутренний график

Перенос цифрового перехода не является основанием для переноса медицинских осмотров. Графики предварительных и периодических обследований следует сохранять в соответствии с установленными сроками.

3. Подготовить персональные данные

При оформлении новых медкнижек необходимо заранее проверить данные работников, включая фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол и гражданство. Для иностранных сотрудников желательно использовать сведения именно из действующего документа, удостоверяющего личность.

4. Не откладывать цифровизацию полностью

Хотя бумажный формат сохранен до 1 сентября 2027 года, работодателям стоит заранее оценить готовность к электронному документообороту. Переход может потребовать настройки доступа к информационным системам, определения ответственных работников и корректировки локальных процедур.

5. Разграничить бумажный и электронный учет

В переходный период в организации могут одновременно использоваться два формата медкнижек. Поэтому в локальных документах желательно закрепить порядок:

• учета бумажных и электронных книжек;
• контроля сроков медицинских осмотров;
• взаимодействия с медицинскими организациями;
• хранения подтверждающих документов;
• действий при смене работодателя или должности.

Переходный период продолжается

Минздрав уже неоднократно переносил окончательную дату перехода на электронные личные медицинские книжки. Очередное продление показывает, что цифровизация этой сферы требует дополнительного времени для согласования нормативных, организационных и технических вопросов.

Для работодателей главный практический вывод заключается в следующем: до 1 сентября 2027 года бумажные медкнижки сохраняют значение в рамках установленного переходного порядка, но подготовку к электронному формату откладывать до последнего момента не стоит. Одновременно с этим при новом оформлении документа необходимо учитывать дополнительные сведения о поле и гражданстве работника.

Источники:
- https://www.klerk.ru/buh/news/704102/
- https://www.zdrav.ru/news/1106700-minzdrav-prodlil-srok-ispolzovaniya-bumazhnyh-medknizhek-do-2027-goda
- https://www.garant.ru/news/2200129/
- https://pharmvestnik.ru/content/news/minzdrav-rf-snova-sdvinul-srok-perehoda-na-elektronnye-medknijki.html
- https://doctor.rambler.ru/pharma/56893250-minzdrav-otlozhil-polnyy-perehod-na-elektronnye-medknizhki-do-2027-goda/