КЭП, ПЭП и НЭП: как бизнесу подписывать документы различными видами электронной подписи?

Электронный документооборот (ЭДО) невозможен без электронной подписи (ЭП), которая верифицирует отправителя, придает юридическую значимость, а также гарантирует, что документ не был изменен после подписи. В России существует 3 основных вида ЭП, которые могут обеспечить безопасность и соблюдение юридических требований:

1. КЭП — квалифицированная электронная подпись.

2. НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

3. ПЭП — простая электронная подпись.

В зависимости от разновидности ЭП сферы применения и процесс подписания будут отличаться.

Подписание простой электронной подписью (ПЭП)

Подписать документ с помощью ПЭП легче, чем другими видами ЭП, ведь для этого не нужно выпускать токен и ехать в удостоверяющий центр или налоговую. Данный тип подписи используется в основном для взаимодействия между организациями и физическими лицами.

Процесс подписания с использованием простой электронной подписи:

1. Выберите сервис для создания ПЭП, например, «Подпислон».
2. Зарегистрируйтесь, заполните информацию о компании и верифицируйте ее.
3. Загрузите документ, который нужно подписать.
4. Добавьте данные подписанта и отправьте документ на подписание.
5. Подписант получит ссылку на документ по SMS, а затем подпишет его с помощью кода, который также придет ему в сообщении.

Важно отметить, что процесс может немного отличатся в зависимости от сервиса, который вы выберете.

Подписание неквалифицированной электронной подписью (НЭП)

НЭП часто используется для документооборота внутри компании, например, в кадровом делопроизводстве. Чтобы подписать документ с помощью неквалифицированной электронной подписи, нужно обратиться в подходящий удостоверяющий центр (УЦ), подать требуемые документы и забрать сертификат по готовности. Для использования НЭП нужен ключ, который может хранится двумя методами: на носителе (токене или компьютере) или в облачном хранилище.

Процесс подписания с использованием неквалифицированной электронной подписи.

Если НЭП хранится на носителе:

1. Установите программное обеспечение для работы с ЭП и криптозащиты.
2. Подключите носитель ключа к компьютеру.
3. Запустите программу для работы с электронной подписью.
4. Выберите документ, который хотите подписать, а затем нажмите «Подписать документ».
5. Введите пароль от носителя и подтвердить подписание документа.
6. Сохраните подписанный документ в нужном формате.

Если НЭП хранится в облаке:

1. Зарегистрируйтесь в сервисе облачного хранилища.
2. Получите сертификат через сервис облачного хранилища.
3. Запустите сервис облачного хранилища на компьютере и загрузите документ, который хотите подписать, а затем нажмите «Подписать документ».
4. Подтвердите личность с помощью смс-кода, который придет на ваш телефон, а затем дайте разрешение на подписание документа.
5. Скачайте документ в нужном формате из облачного хранилища.

Подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП)

Данная подпись активно используется для обмена документами с другими организациями и государственными органами.

КЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре или налоговой, а хранить ее можно исключительно на защищенном носителе, например, токене.

Также для работы с квалифицированной ЭП требуется установка программы криптографической защиты информации (СКЗИ) на компьютер.

Процесс подписания с использованием квалифицированной электронной подписи.

1. Вставьте носитель с КЭП в ваш компьютер.
2. Откройте программу или сервис, которую будете использовать для подписания. Загрузить нужный документ.
3. Выберите сертификат, который установлен на вашей флешке или токене.
4. Нажмите на кнопку «Подписать».