Передача дел главным бухгалтером
Ситуации, которые привели к увольнению главного бухгалтера, могут быть самыми разными. И сегодня не про них.
Поговорим о самой процедуре передачи, насколько она обязательна и кто в ней заинтересован.
Итак, первое – можно ли отказаться от данной процедуры?
Законом такая обязанность не установлена, и если в трудовом договоре передачу дел при увольнении не предусмотрели – то главный бухгалтер может и отказаться.
Отказ от передачи дел может быть зафиксирован в акте. Документ тоже по закону не обязателен, но может быть использован в случае спора.
Не передавать дела может главный бухгалтер и при увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию. Сотрудник вправе уволиться одним днем по собственному желанию в связи с выходом на пенсию без отработки, если он впервые увольняется по этой причине (ч. 3 ст. 80 ТК РФ, пп. "б" п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2, Письмо Роструда от 01.06.2021 N ПГ/16760-6-1). Весьма сложно будет организовать передачу дел в такой ситуации.
Второе – что должно быть передано?
Законом перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, не установлен.
В локальном нормативном акте или трудовом договоре с главным бухгалтером, как правило, перечисляются документы и материальные ценности, за сохранность которых он и отвечает:
- учредительные документы, например устав организации;
- регистрационные документы организации, например свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
- акты проверок контрольных (надзорных) органов.
Третье – инвентаризация, обязательно ли проводить в случае увольнения главного бухгалтера?
Обязательно – если в трудовом договоре закреплено условие о полной материальной ответственности. Если в трудовом договоре не согласовали, то условие по обязательной инвентаризации при увольнении главного бухгалтера можно включить в локальный нормативный акт – положение об инвентаризации.
В ходе инвентаризации передается имущество организации и финансовые обязательства.
Четвертое – кому передать дела?
Законом вопрос также не регулируется. Передача дел осуществляется сотруднику, назначенному приказом руководителя организации, принять дела может и сам руководитель.
Пятое – можно ли провести передачу дел при отсутствии главного бухгалтера?
И опять законом этот вопрос не урегулирован. Причины неучастия главного бухгалтера в процессе передачи дел и инвентаризации могут быть разными. Это не обязательно отказ, это может быть и, например, в связи со сроками увольнения при выходе на пенсию или по причине болезни.
Ответственность за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета лежит на руководителе организации (ч. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 6, 101 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), и порядок действий в случаях, когда главный бухгалтер отсутствует и не может лично передать дела при увольнении, можно предусмотреть, например, в локальном нормативном акте.
Один из вариантов решения такой проблемы – провести аудит.
Кому и зачем нужна передача дел? На мой взгляд, в первую очередь увольняющемуся главному бухгалтеру. Наличие акта о передаче дел, активов и обязательств защитит от возможных в дальнейшем претензий. Как-то пропавших документов или материальных ценностей и т.д. Какие претензии могут быть? Например, дисциплинарное взыскание за отказ от участия в передаче дел и инвентаризации, если такие условия были прописаны в трудовом договоре или локальном нормативном акте, или иск по хищению материальных ценностей.
Руководителю передача дел позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии и разграничить ответственность между увольняющимся и новым главным бухгалтером.
Больше информации в СПС КонсультантПлюс:
Ситуация: Какая ответственность предусмотрена для директора за оскорбление работника? ("Электронный журнал "Азбука права", 2025) {КонсультантПлюс}
Материал подготовила эксперт по бухгалтерскому учету ИЦ «ИСКРА» Бадьина Елена